Cho em hỏi, Giám đốc Công ty có thể ủy quyền cho Phó Giám đốc/Kế toán trưởng ký chứng từ kế toán đối với các khoản chi dưới 50 triệu hay không?
Theo Khoản 5 Điều 118 Thông tư 200/2014/TT-BTC, chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp [Tổng Giám đốc, Giám độc hoặc người được ủy quyền] […] và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng.
Thêm vào đó, Khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC cũng quy định trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền cho người trực tiếp ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.
Như vậy, trong trường hợp Giám đốc, Tổng giám đốc không trực tiếp ký chứng từ kế toán, hóa đơn thì có thể ủy quyền cho người khác ký thay.
Người được ủy quyền ký thay phải ký, ghi rõ họ tên trên chứng từ kế toán, hóa đơn và thực hiện các nguyên tắc ký chứng từ nêu trên.
Lưu ý: Kế toán trưởng [hoặc người được uỷ quyền] không được ký “thừa uỷ quyền” của người đứng đầu doanh nghiệp. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác.
Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Theo đó, Giám đốc có được ủy quyền ký chứng từ kế toán cho người khác?
Nguyên tắc ký chứng từ kế toán
- Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Tất cả chữ ký trên chứng từ phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì;
- Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thông nhất, giống với chữ ký đã đăng ký, trường hợp không đăng ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó;
- Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên;
- Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.
Căn cứ: Điều 118 hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp.
Ủy quyền ký chứng từ kế toán thay Giám đốc?
Theo khoản 5 Điều 118 Thông tư 200/2014/TT-BTC, chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp [Tổng Giám đốc, Giám độc hoặc người được ủy quyền] […] và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng.
Thêm vào đó, khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC cũng quy định trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền cho người trực tiếp ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.
Như vậy, trong trường hợp Giám đốc, Tổng giám đốc không trực tiếp ký chứng từ kế toán, hóa đơn thì có thể ủy quyền cho người khác ký thay.
Người được ủy quyền ký thay phải ký, ghi rõ họ tên trên chứng từ kế toán, hóa đơn và thực hiện các nguyên tắc ký chứng từ nêu trên.
Lưu ý:
- Kế toán trưởng [hoặc người được uỷ quyền] không được ký “thừa uỷ quyền” của người đứng đầu doanh nghiệp. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác.
- Hành vi ký chứng từ kế toán không đúng thẩm quyền sẽ bị phạt tiền từ 5 - 10 triệu đồng [điểm c khoản 2 Nghị định 41/2018/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính lĩnh vực kế toán]
Hiện ông Quang đã hết thời hạn giữ chức vụ phụ trách kế toán theo quy định [12 tháng]. Ông Quang hỏi, nay Hội đồng quản trị công ty bổ nhiệm ông giữ chức Phó Giám đốc kiêm kế toán trưởng thì có đúng hay không?
Bộ Tài chính trả lời vấn đề này như sau:
Tại Khoản 4 Điều 53 Luật Kế toán quy định những người không được làm kế toán: “Người đang là người quản lý, điều hành, thủ kho, thủ quỹ, người mua, bán tài sản trong cùng một đơn vị kế toán, trừ trong doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn do một cá nhân làm chủ sở hữu và các trường hợp khác do Chính phủ quy định”.
Tại Khoản 3 Điều 19 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán quy định một trong những người không được làm kế toán là: “Người đang làm quản lý, điều hành, thủ kho, thủ quỹ, người được giao nhiệm vụ thường xuyên mua, bán tài sản trong cùng một đơn vị kế toán, trừ trường hợp trong cùng doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn do một cá nhân làm chủ sở hữu và các doanh nghiệp thuộc loại hình khác không có vốn Nhà nước và là doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định của pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa”.
Tại Khoản 4 Điều 3 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP quy định: “Người có trách nhiệm quản lý, điều hành đơn vị kế toán là người quản lý doanh nghiệp hoặc người thành lập doanh nghiệp theo quy định của pháp luật doanh nghiệp; là thành viên Ban Giám đốc [Ban Tổng giám đốc] hợp tác xã theo quy định của pháp luật hợp tác xã; là người đứng đầu hoặc là người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; cá nhân giữ chức danh quản lý khác có thẩm quyền nhân danh đơn vị kế toán ký kết giao dịch của đơn vị theo quy định”.
Khoản 24 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định: “Người quản lý doanh nghiệp là người quản lý doanh nghiệp tư nhân và người quản lý công ty, bao gồm chủ doanh nghiệp tư nhân, thành viên hợp danh, Chủ tịch Hội đồng thành viên, thành viên Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Chủ tịch Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và cá nhân giữ chức danh quản lý khác theo quy định tại Điều lệ công ty”.
Căn cứ vào các quy định nêu trên, trường hợp Phó Giám đốc là người giữ chức danh quản lý, có thẩm quyền nhân danh công ty ký kết giao dịch của công ty theo quy định tại Điều lệ công ty thì việc bố trí Phó Giám đốc kiêm kế toán trưởng là không phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành.
Những ai không được làm kế toán trưởng?
Những đối tượng không được làm kế toán trưởng – Người chưa thành niên; người bị Tòa án tuyên bố hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự; người đang phải chấp hành biện pháp đưa vào cơ sở giáo dục bắt buộc, cơ sở cai nghiện bắt buộc.
Kế toán trưởng được ủy quyền cho ai?
Khi thay đổi Kế toán trưởng, Giám đốc đơn vị KBNN phải tổ chức bàn giao công việc giữa Kế toán trưởng cũ và Kế toán trưởng mới có sự chứng kiến của Kế toán trưởng KBNN cấp trên hoặc được KBNN cấp trên ủy quyền cho Giám đốc đơn vị KBNN chứng kiến bằng văn bản.
Giám đốc có thể ủy quyền cho ai?
Căn cứ quy định của pháp luật, Giám đốc có thể ủy quyền cho Trưởng phòng để ký hợp đồng. Ngoài Trưởng phòng, Giám đốc cũng có thể ủy quyền cho Phó giám đốc, Kế toán trưởng, các chức danh quản lý khác để thay mặt mình giao kết các hợp đồng, giao dịch trong công ty.
Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán là gì?
Luật Kế toán quy định chưa rõ về trách nhiệm của người đại diện pháp luật trong công tác kế toán. Theo quy định của Luật Doanh nghiệp, người đại diện pháp luật doanh nghiệp có thể là Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc Chủ tịch Công ty; còn các cơ quan nhà nước là Thủ trưởng đơn vị hoặc người được thủ trưởng đơn vị ủy quyền.