Công việc chuẩn bị trước khi thực hiện tour của hướng dẫn viên

Rất nhiều hướng dẫn viên cho rằng điều này là hiển nhiên trong nhiệm vụ cần chuẩn bị. Tuy nhiên, điều mà bạn chưa biết rằng là liệu kiến thức bạn có đủ đáp ứng theo nhu cầu của khách hàng hay không, bạn có biết mình nên làm gì và nói gì trong quá trình hướng dẫn. Hay ban có thật sự chắc chắn về việc điều bạn biết mà du khách chưa hề biết. Tất cả dù bạn là một hướng dẫn viên dày dặn kinh nghiệm cũng không thể nào khẳng định được điều mà họ biết nhưng du khách chưa hề hay biết.

Bên cạnh đó với tình hình nền kinh tế của nước ta hiện nay đang trong giai đoạn phát triển du lịch từ đó cũng thay đổi theo chiều hướng tích cực hơn. Bạn có thể tham gia làm việc và có mức thu nhập cao cho bản thân và việc chuẩn bị kiến thức tổng quan sẽ là điều cần thiết. Bởi qua đó bạn sẽ trả lời được câu hỏi về tuyến điểm sắp sửa phục vụ cho khách hàng cũng như qua đó bạn sẽ đoán được khách hàng sẽ hỏi gì mình và bản thân sẽ ứng phó ra sao.

Việc làm du lịch tại Hà Nội

1.2. Nắm bắt được các vật dùng cần thiết

* Đầu tiên sẽ là túi y tế

Thực tế sẽ có rất nhiều hướng dẫn viên sẽ nghĩ rằng việc điều hành sẽ đưa cho ta một cách đầy đủ nhất về các trang bị như thuốc nhưng đó lại không phải như vậy. Có những trường hợp về việc thuốc có trên xe những all số thuốc đó đã quá hạn sử dụng hay việc không nắm rõ được ngày sử dụng. Nếu bạn lại ỷ lại vào xe và bên điều hành như vậy thì đó là điều không tốt mà cần tới sự chủ động hơn.

Do đó việc mà bản thân chúng ta cần có sự chủ động hơn trong việc tự trang bị cho bản thân một túi y tế riêng gồm: thuốc say xe, thuốc đau bụng, oxy già, băng y tế cá nhân, thuốc chống ói, alcohol,...Tất nhiên bạn có thể tham khảo ý kiến thông qua một bác sĩ nào đó để biết đâu là sự chuẩn bị tốt nhất và thời hạn sử dụng túi y tế sẽ là 2 tháng thay 1 lần.

* Đồ dùng theo chương trình

Trang bị về đồ chơi hay các thiết bị, đồ dùng cần thiết có sự phù hợp với các hoạt động diễn ra theo chương trình từ phía các khách hàng mà yêu cầu sẽ có sự quan trọng. Cụ thể như việc có buổi đốt lửa trại sẽ cần tới những gì? Tổ chức một đêm gala dinner sẽ ra sao và trò chơi nào được tổ chức? Nếu về đi biển chơi dụng cụ hỗ trợ sẽ gồm những gì?,...

* Quà tặng cùng đồ dùng

Bạn sẽ cần chủ động liên hệ với kho ngay sau khi nhận được điều hàng để lấy về quà tặng cho các khách hàng. Chuẩn bị từ áo mưa, túi xách với áo thun, nước muối, nón đội, phiếu ăn sáng, logo đoàn tới nước ngọt,...dựa theo tour điều hành hướng dẫn.

1.3. Thăm dò và đánh giá về tâm lý khách hàng

Đây được cho là một yếu tố quan trọng tạo nên sự thành công toàn bộ cho quy trình hướng dẫn du lịch của hướng dẫn viên. Việc đánh giá này cũng sẽ được chia cụ thể theo hai loại:

* Đánh giá khách nước ngoài

Riêng với khách nước ngoài thì việc đầu tiên bạn sẽ cần xác định rõ về vùng hay tiểu bang của khách. Cũng như về nơi mà khách sinh sống để phần nào hiểu được tâm lý chung của du khách ra sao từ đó nắm bắt tâm lý dễ dàng hơn.

* Đánh giá khách trong nước

+ Khách đoàn: Việc bạn cần xác định được trưởng đoàn của mình đó là ai, số điện thoại liên hệ để thăm dò được về nghề nghiệp của khách đoàn, mục đích của chuyến đi. Hay như để nắm được ngoài việc đi theo đoàn cùng các chương trình lên kế hoạch đó thì khách hàng có cần yêu cầu gì thêm để có sự chuẩn bị trước hay không. Nếu nhận được yêu cầu thêm thì hướng dẫn viên sẽ cần chuẩn bị trước vào một hôm nào đó trước một hoặc vài ngày tránh việc ngày đi mới có sự chuẩn bị sẽ là “trở tay không kịp”.

+ Khách lẻ: Điều hành khách lẻ thì có lẽ bạn sẽ cần chuẩn bị kỹ càng hơn cho việc tìm hiểu danh sách, gọi điện thoại cho từng gia đình để xác nhận lại cho thời gian đón. Hơn nữa là bạn sẽ cần dặn dò những điều cơ bản nhất để chuẩn bị trước cho việc xuất phát và kết hợp tìm hiểu thêm về nhu cầu, mục đích hướng tới qua đó lập lên kế hoạch. Khi bạn có được kế hoạch cụ thể cũng như nắm được yêu cầu thì bạn đã dành chắc cho bản thân 50% cơ hội chiến thắng.

Việc làm hướng dẫn viên du lịch

Kinh nghiệm dẫn Tour cho một HDV du lịch

Yêu cầu của người đi du lịch cũng ngày một cao, các hoạt động được kí kết giữa khách du lịch và công ty tour, đảm bảo mọi yêu cầu được hài lòng, ngoài chất lượng dịch vụ từ các bên cung ứng liên quan, hướng dẫn viên[HDV] là người góp phần trực tiếp, thực hiện các hoạt động du lịch.

Hướng dẫn viên du lịch là người sử dụng ngôn ngữ đã lựa chọn để giới thiệu và giải thích cho du khách các di sản văn hóa cũng như thiên nhiên của một vùng cụ thể được các cơ quan liên quan công nhận. Nói cách khác, hướng dẫn viên du lịch là người thực hiện các điều khoản được ký kết trong hợp đồng cung ứng dịch vụ lữ hành, giúp doanh nghiệp lữ hành thu được lợi nhuận kinh tế và giúp du khách hiểu biết thêm về điểm đến [điểm tham quan] thông qua chuyến đi và bài thuyết minh.Wikipedia

Thông thường để một HDV nhận đi một tour nào đó thì thường sẽ được thông báo trước đó khoảng 1 tuần [đôi khi là 1 tháng hoặc 1-2 ngày, còn trường hợp cứu tour thì không dành cho các bạn mới vào nghề rồi].

1. Nhận Bàn giao tour

– Các loại giấy tờ, tài liệu có liên quan như:

• Các giấy tờ về cung ứng dịch vụ : giấy ủy quyền, giấy giới thiệu, biên bản thực hiện dịch vụ với các đối tác
• Các giấy tờ liên quan đến khách:danh sách đoàn khách có họ tên, ngày sinh, quốc tịch….danh sách phân phòng [ nếu có ]
• Nhận tiền tạm ứng.
• Nhận tài liệu phục vụ tuyên truyền, quảng cáo..

Cách chuẩn bị tour - tạo ấn tượng với khách du lịch

– Bạn phải kiểm tra danh sách đoàn, thông tin cá nhân, và tìm hiểu đối tượng khách [ khách đoàn hay khách lẻ, dân tộc, lứa tuổi, nghề nghiệp, giới tính…] việc này giúp hướng dẫn viên nắm bắt được tâm lí khách du lịch và chuẩn bị thái độ ứng xử và dùng từ ngữ cho phù hợp.

Ví dụ : Đừng bao giờ dùng từ “Ok” [đồng ý] đối với du khách Anh thứ thiệt mà phải là “That’s all right”.

Dùng “How do you do?”. Không dùng “Good morning, hello, Hi”.

Với người Mỹ thì dùng: “Good morning, hello, Hi”.

2. Tìm hiểu về chương trình tour

– Ghi nhớ những điều khoản trong hợp đồng du lịch giữ khách với công ty hay giữa hãng lữ hành gởi khách với công ty. Các nội dung quan trọng là chương trình, các dịch vụ cơ bản, các dịch vụ kèm theo

– Cập nhật thông tin mới nhất về tuyến điểm, thông tin thuyết minh….

– Chương trình có những điểm cần lưu ý

– Chương trình có dịch vụ đặc biệt

– Xác định yêu cầu của khách hàng

– Rà soát lại nội dung chương trình và các điểm du lịch sẽ đến thă

– Soạn thảo tóm tắt bài thuyết minh đối với từng điểm du lịch sẽ đến.

3. Chuẩn bị đồ dùng cá nhân

– HDV phải nói nhiều và gần như xuyên suốt các chuyến đi nên việc đầu tiên phải giữ cho bản thân một sức khỏe tốt [ hạn chế tối đa uống nước đá, nước lạnh, nên uống trà nóng]

– Micro hoặc loa tay : điều chỉnh cho phù hợp với chất giọng và âm lượng vừa phải.

– Quyển sổ tay nhỏ và bút bi : Sổ tay điện thoại liên quan đến cơ quan [giám đốc, trưởng phòng ….] điện thoại liên quan đến các đối tác cung cấp dịch vụ [khách sạn, nhà hàng…]

– Bản đồ

– Chuẩn bị trang phục gọn gàng đầy đủ, nên mang theo những thứ cần thiết

• Nam cắt tóc gọn gàng ngắn trên cổ áo, nữ nếu tóc dài buộc lại phía sau
• Không nên sử dụng các loại nước hoa và nước khử mùi cơ thể nồng độmạnh
• Bàn tay phải luôn sạch sẽ, rửa tay sau khi hút thuốc lá hoặc đi vệ sinh
• Chỉ đeo nhẫn cưới, khuyên tai hạt nhỏ, vòng cổ đơn giản và đồng hồ. Không đeo vòng tay, vòng cổ chân, khuyên to, vòng cổ dài hay vòng tay thô bản
• Nữ chỉ trang điểm nhẹ nhàng, nam cạo râu sạch sẽ, trừ khi râu ria được cho phép không cao
• Đảm bảo cơ thể phải sạch sẽ, không có mùi khó chịu, bàn tay luôn sạch và các móng tay được cắt gọn gàng
• Đảm bảo hơi thở thơm tho và răng sạch sẽ
• Luôn mặc áo sơ mi/áo khoác, đồ lót, tất/quần sạch sẽ ngay từ khi bắt đầu mỗi ngày
• Tất cả quần áo mặc ngoài phải được giặt sạch và là phẳng thường xuyên hoặc bất cứ lúc nào bị bẩn
• Giày phải luôn sạch sẽ và được đánh xi
• Thẻ Hướng dẫn viên [theo quy định] luôn được đeo đúng cách, ngay ngắn và sạch sẽ
• Tư thế: đứng thẳng, hai tay để hai bên hoặc phía sau, không không tựa hay dựa vào đồ vật, trang thiết bị
• Đi lại nhẹ nhàng, không lê bàn chân trên sàn
• Nói phải rõ ràng, không to tiếng nhưng cũng không lầm bầm
• Không được thể hiện thái độ giận dữ, thiếu kiên nhẫn, mỉa mai hay chán nản
• Trao đổi thông tin giữa các nhân viên phục vụ nên riêng biệt, tránh thực hiện trước mặt khách
• Khách hàng phải được chú ý, quan tâm kịp thời và được hỗ trợ các yêu cầu bất cứ khi nào cần đến
• Các thông tin và kiến thức phải được truyền tải kịp thời, lịch thiệp và chính xác
• Tại các khu vực công cộng, hướng dẫn viên không nên ho, hắt hơi, hít ngửi, ngoáy mũi hoặc cậy răng, hắng giọng hay khạc nhổ, mút đầu ngón tay, ợ hơi, ngáp, căng thẳng hoặc biểu hiện bất kỳ hành vi nào chống đối xã hội
• Phải ăn uống vào các thời điểm đã định

Hướng dẫn viên không được say rượu, có mùi cồn hoặc uống rượu trong thời gian thực hiện chương trình du lịch..

4. Chuẩn bị kiến thức điểm đến để thuyết minh

Chương trình tham quan du lịch đã được định sẵn theo hợp động được kí kết trước đó nên hướng dẫn viên du lịch có thể chủ động chuẩn bị phần kiến thức để thuyết minh trong suốt quá trình thực hiện chương trình tour.

Kỹ năng cần có của hướng dẫn viên du lịch chuyên nghiệp

Thông tin cần phải chính xác, rõ ràng mạch lạc, tránh liên quan tới các vấn đề về chính trị. [Trường hợp vấn đề nào chưa được xác minh thì khéo léo xin trả lời sau khi đã tìm hiểu và có cơ sở, tuyệt đối không tự biên tự diễn,chém gió thành bão ]

Các phương pháp thuyết minh

– Phương pháp miêu tả và kể chuyện: phương pháp này chủ yếu dựa vào hình nào trực quan mang lại của đối tượng tham quan, rồi dùng các thức miêu tả và kể chuyện, tái hiện những sự kiện, huyền thoại có liên quan đến đối tượng tham quan.

– Phương pháp giới thiệu, chứng minh và bình luận: phương pháp này chủ yếu dựa vào những con số mang lại từ đối tượng tham quan, bắt đầu bằng việc chỉ dẫn hay giới thiệu đối tượng tham quan và minh họa cho khách hiểu về quá trình hình thành, đổi thay và những so sánh, đối chiếu với các đối tượng tham quan khác.

Các thủ pháp thuyết minh:

– Đối với đối tượng tham quan độc đáo, kỳ vĩ và tạo cảm xúc mạnh, thủ pháp được áp dụng là hướng khách vào việc chiêm ngưỡng mà hướng dẫn không nhận xét hay bình luận. Những lúc này, ấn tượng từ thị giác sẽ tạo cảm xúc cho khách du lịch mạnh hơn lời thuyết minh của hướng dẫn viên.

– Hướng dẫn viên có thể sử dụng thủ tháp để khách quan sát có ấn tượng, có cảm xúc về đối tượng tham quan rồi mới thuyết minh để tạo thêm cảm xúc cho khách

– Vừa chỉ cho khách đối tượng tham quan,vừa thuyết minh về đối tượng tham quan đó. Đây là thủ tháp phổ cập nhất, được sử dụng thường xuyên nhất trong nghiệp vụ hướng dẫn du lịch, hoạt động chỉ + nói trong lúc thuyết minh phải thực hiện một cách nhịp nhàng, khéo léo

Trình tự của một bài thuyết minh

Nội dung thuyết minh có thể kể theo các trình tự sau :

– Trình tự không gian thời gian: đặc biệt dùng khi tái hiện lại lịch sử của đối tượng tham quan, có thể kể trình tự từ xưa đến nay hoặc ngược lại dẫn dắt từ hiện tại về quá khứ .

– Trình tự miêu tả từ toàn cục tới chi tiết : Miêu tả toàn cảnh , một phần hay đặc điểm nổi bật của một đối tượng tham quan và dẫn dắt du khách để đến một chi tiết đã chuẩn bị trước. Có thể theo trình tự ngược lại, miêu tả chi tiết sau đó dẫn dắt đến khung cảnh tổng thể .

– Sau kết thúc một bài thuyết minh hay một vấn đề nào đó cần có một lời kết ngắn gọn, xúc tích rồi chuyển đến trình tự của một nội dung thuyết minh khác.

5. Chuẩn bị cho phần giải trí, hoạt náo

Hdv du lịch ngoài việc có nội dung thuyết minh hay, hấp dẫn còn cần phải có nghiệp vụ hoạt náo tạo không khí vui tươi, gắn kết giữa thành viên trongđoàn và giữa đoàn khách với hướng dẫn viên.

Các nội dung hoạt náo có thể là:

– Tổ chức giao lưu văn hóa, văn nghệ : kể chuyện, ca hát, ngâm thơ…

– Tổ chức thi đố vui: có thể là đố về các nội dung liên quan tới tuyến, điểm, đến đất nước Việt Nam, hay đất nước của du khác …

– Chuẩn bị những phần quà nhỏ như móc treo chìa khóa, kẹp tóc cho khách nữ..

…..