Việc sử dụng mẫu file excel quản lý kho hàng hóa là một trong những cách được nhiều doanh nghiệp hiện nay áp dụng trong công việc quản lý kho hàng của mình. Với những kho nhiều hàng hóa, đa dạng mẫu mã, chủng loại thì việc quản lý lại càng phức tạp hơn. Chính vì thế sử dụng các công cụ hỗ trợ quản lý kho sẽ giúp đơn giản hóa công việc đi rất nhiều. Một trong những công cụ phổ biến hiện nay là Microsoft excel. Trong bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn tạo file quản lý kho bằng excel dành cho người mới bắt đầu kinh doanh nhé.
Quản lý kho hàng và những kỹ năng cần thiết cho nhân viên
Excel là một công cụ đơn giản, tiện lợi và hoàn toàn miễn phí. Việc sử dụng file excel sẽ mang lại cho bạn những lợi ích mà bạn không ngờ tới.
Kho hàng là nơi lưu trữ hàng hóa, ở đó xảy ra các nghiệp vụ như nhập – xuất hàng hóa, chuyển hàng, quản lý kho, kiểm kho… Đối với bất kỳ chủ doanh nghiệp nào thì việc quản lý kho luôn gặp nhiều khó khăn và có thể dẫn đến tình trạng thất thoát hàng hóa. Quản lý kho bằng file excel sẽ giúp các doanh nghiệp kiểm soát được số lượng hàng hóa xuất-nhập, số lượng hàng tồn, số lượng hàng bán chạy. Từ đó mà công tác quản lý kho trở nên đơn giản và dễ dàng hơn.
- Miễn phí: đây chắc chắn là ưu điểm lớn nhất của công cụ này. Bạn hoàn toàn không phải trả bất kỳ chi phí nào cho việc sử dụng excel.
- Phục vụ và đáp ứng cho mục đích kinh doanh. Bạn có thể làm nhiều báo cáo trên các sheet của excel. Bạn sẽ không bị giới hạn các tính năng có trên công cụ này.
- Bạn có thể chủ động sửa các thông tin khi có lỗi.
- Nếu sử dụng thêm lưu trữ đám mây thì bạn có thể chia sẻ file cho nhiều người thao tác cùng lúc.
- Độ an toàn thấp, tính bảo mật kém, nguy cơ mất trắng dữ liệu do virus hoặc máy hỏng.
- Đòi hỏi người dùng phải am hiểu và thành thạo các hàm trên excel vì các hàm này rất phức tạp.
- Không phù hợp đối với những doanh nghiệp có lượng hàng hóa lớn và đa dạng mẫu mã.
- Việc nhập dữ liệu tốn nhiều thời gian.
Bước 1: tạo file mới.
Bước 2: tạo số sheet mà bạn muốn. Sau đó bạn sẽ đặt tiêu đề cho sheet. Ở đây chúng tôi lấy ví dụ tạo 4 sheet là NHAP, XUAT, DANH MUC, BAO CAO.
Bước 3: với mỗi sheet bạn sẽ những thuộc tính mà liên quan tới tiêu đề. Chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết dưới đây:
Đối với sheet NHAP:
Đối với sheet XUAT:
Đối với sheet DANH MỤC:
Đối với sheet BÁO CÁO:
Ngoài những thông tin trong bảng chúng tôi cung cấp, bạn có thể thêm nhiều thông tin khác để file excel được chi tiết hơn. Ví dụ như số chứng từ, mã nhà cung cấp, số điện thoại, địa chỉ nhà cung cấp…
Sau khi đã tiến hành tạo file excel và nhập dữ liệu, chúng ta sẽ sử dụng các công thức hàm trong excel để tính số lượng tồn kho và giá trị hàng tồn kho.
Chúng tôi hướng dẫn bạn một số hàm phổ biến được dùng trong excel dưới đây.
- Vlookup: hàm tìm kiếm theo cột.
- Sumif: tính tổng số lượng và thành tiền nhập xuất theo điều kiện.
- Iferror: hàm này được dùng trong trường hợp giá trị tính toán trả về #N/A.
Nếu mặt hàng của bạn không quá phức tạp thì hãy sử dụng công thức đơn giản:
Số lượng tồn = số lượng nhập – số lượng bán
Giá trị hàng tồn = số lượng tồn*giá bán
Trên thực tế thì việc quản lý kho bằng excel chỉ phù hợp với những cửa hàng nhỏ, lẻ và số lượng hàng hóa ít. Nếu doanh nghiệp với quy mô lớn, đa dạng hàng hóa và nhiều chi nhánh thì nên sử dụng các phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp hơn để tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả quản lý.
Hiện nay có rất nhiều công ty cung cấp các phần mềm quản lý kho miễn phí và trả phí. Bạn hoàn toàn có thể chủ động trong việc chọn ứng dụng tối ưu cho mình. Các phần mềm quản lý hoạt động trên nhiều nền tảng khác nhau vì vậy bạn dễ dàng lựa chọn hơn. Một số ưu điểm có thể kế đến như:
- Bạn có thể chủ động lựa chọn phù hợp với ngân sách hiện có.
- Tích hợp nhiều tính năng hỗ trợ quản lý bán hàng và quản lý tồn kho.
- Có thể cài đặt trên nhiều thiết bị như điện thoại di động, ipad,…
- Có thể quản lý và giám sát từ xa mà không cần tới kho.
- Tính bảo mật và độ an toàn cao.
- Khả năng cập nhật liên tục, chính xác.
- Hỗ trợ tạo báo cáo giúp bạn theo dõi tồn kho, biết được hàng nào bán chạy nhất, theo dõi doanh thu, lợi nhuận…
Xem chi tiết: tại đây
Trên đây là cách tạo file quản lý kho bằng excel đơn giản mà bạn có thể tham khảo. Qua đây bạn cũng đã biết những ưu điểm và nhược điểm khi quản lý kho bằng file excel rồi đúng không? Vậy hãy bắt tay vào việc tạo file excel để tối ưu hóa việc quản lý và tăng hiệu quả hoạt động bán hàng nhé.
Nếu cần nhận thêm nhiều tư vấn, hãy liên hệ với chúng tôi
MẸO QUẢN LÝ KHO VẬT TƯ BẰNG EXCEL [nhấn để tải file]
Ứng dụng quản lý kho hàng
Phần mềm quản lý kho bằng excel miễn phí
Mục lục [Hiện]
-
Lợi ích khi quản lý kho bằng Excel
- Thống kê dữ liệu chi tiết
- Báo cáo, thống kê
- Không mất chi phí sử dụng
-
Hướng dẫn quy trình quản lý kho bằng excel
- Bước 1: Tạo file excel quản lý dữ liệu kho hàng
- Bước 2: Tính toán số lượng và giá trị hàng tồn kho
-
Một số rủi ro khi quản lý kho bằng Excel
- Dữ liệu nhập thủ công, tốn thời gian
- Dữ liệu không được bảo mật, thất thoát
- Dữ liệu không được cập nhật liên tục
- Những lưu ý quan trọng khi quản lý kho bằng Excel
Quản lý kho hàng không phải là một công việc khôngdễ dàng đòi hỏi doanh nghiệp cần có quy trình quản lý tối ưu. Với những cửa hàng hay doanh nghiệp có số lượng hàng hóa nhiều và thông tin phức tạp đi kèm thì đây lại là một vấn đề vô cùng khó khăn. Trong trường hợp này, sử dụng các công cụ hỗ trợ trong quản lý kho là phương án đem lại giá trị tối ưu cho doanh nghiệp.
Excel là một trong số các phần mềm hỗ trợ đắc lực mà doanh nghiệp nào cũng nên biết. Để hiểu rõ hơn về việc quản lý kho bằng Excel, bạn có thể tham khảo bài viết tại đây của Bizfly.
Lợi ích khi quản lý kho bằng Excel
Excel là một trong những công cụ văn phòngđa năng có tác dụng rất lớn giúp doanh nghiệp trong việc thống kê và báo cáo dữ liệu. Đặc biệt, trong quá trình quản lý kho, phần mềm excel còn mang đến những lợi ích như sau.
Lợi ích khi quản lý kho bằng Excel
Thống kê dữ liệu chi tiết
Ưu điểm lớn nhất khi sử dụng công cụ Excel trong hoạt động quản lý kho hàng phải kết đến đó chính là giúp người dùng thống kê dữ liệu liên quan đến hoạt động kho hàng vô cùng chi tiết. Bao gồm các thông tin như thông số sản phẩm, thời điểm nhập kho - xuất kho, số lượng hàng tồn kho, kích thước, khối lượng…
Chỉ với các tính năng đơn giản, Excel cung cấp cho doanh nghiệp hệ thống các bảng tính với đa dạng các hàm số giúp quá trình nhập thông tin và theo dõi số liệu trở nên đơn giản, dễ dàng.
Báo cáo, thống kê
Để theo dõi và báo cáo tình hình quản lý kho hàng dễ dàng, doanh nghiệp có thể sử dụng các định dạng bảng biểu, sơ đồ có trong phần mềm excel. Tùy thuộc vào từng mục đích thống kê mà người sử dụng sẽ sử dụng biểu đồ cụ thể để nhằm mục đích thu được báo cáo chi tiết.
Không mất chi phí sử dụng
Lợi ích to lớn nhất trong việc sử dụng phần mềm Excel khi quản lý kho hàng đó chính là phần mềm này hoàn toàn miễn phí. Doanh nghiệp không phải trả bất kỳ một khoản chi phí quản lý nào khi sử dụng excel. Không giống một số phần mềm quản lý kho khác, doanh nghiệp phải trả một khoản phí hàng tháng khi sử dụng.
Hướng dẫn quy trình quản lý kho bằng excel
Hệ thốngquản lý kho bằng Excel hiệu quả sẽ giúp người dùng dễ dàng trong thao tác cũng như tiến trình theo dõi và quản lý hiệu quả hơn.
Hướng dẫn quy trình quản lý kho bằng excel
Bước 1: Tạo file excel quản lý dữ liệu kho hàng
Đầu tiên, để sử dụng excel trong quản lý kho, doanh nghiệp cần tạo một file excel với đầy đủ thông tin cần thiết cho việc trích xuất dữ liệu như: bảng số liệu hàng hóa, phiếu nhập kho và xuất kho…
Với file số hiệu hàng hóa, cần có số liệu cụ thể về mã hàng hóa, số lượng, chứng từ và ngày giờ nhập hàng…
Với mẫu phiếu nhập - xuất kho thì cần phải có đầy đủ số thứ tự, tên, hàng hóa, nhãn hiệu, đơn vị tính, số lượng, giá và thành tiền.
Bước 2: Tính toán số lượng và giá trị hàng tồn kho
Sau khi đã có bảng số liệu và mẫu phiếu xuất - nhập kho, chúng ta sử dụng các hàm tính trong excel để tính toán số lượng hàng hóa và giá trị tồn kho.
Ở bước này, rất nhiều người cho rằng cần phải am hiểu tất cả các công thức, hàm tính trong excel thì mới có thể làm được. Tuy nhiên, thông thường để tính được số lượng hàng hóa và hàng tồn chúng ta sẽ chỉ cần sử dụng 3 hàm số cơ bản đó là Vlookup, Sumif và Iferror.
Với Vlookup là hàm số tìm kiếm theo cột giúp tìm kiếm danh mục hàng hóa một cách đơn giản. Hàm Sumifs giúp tính số lượng hàng hóa và chi phí nhập xuất theo từng mã hàng. Cuối cùng, hàm iferror giúp cho quá trình sử dụng hàm Vlookup trở nên dễ dàng và chuyên nghiệp hơn.
Theo các chuyên gia, việc sử dụng các hàm số trong file Excel để tính toán và quản lý kho chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có số lượng hàng hóa nhỏ. Nếu doanh nghiệp có quy mô lớn nên sử dụng các phần mềm quản lý kho hàng để đạt hiệu quả cao nhất trong hoạt động này.
Một số rủi ro khi quản lý kho bằng Excel
Bên cạnh các lợi ích khi sử dụng thì việc quản lý kho bằng excel cũng gặp một số nhược điểm như bảo mật kém, dữ liệu không thể chia sẻ đến người dùng theo thời gian thực. Đặc biệt, các hàm tính trong Excel tương đối phức tạp đòi hỏi người sử dụng phải am hiểu công cụ này mới dễ dàng thực hiện. Ngoài ra khi doanh nghiệp áp dụngexcel trongquy trình quản lý kho sẽ gặp phải một số rủi rokể đến sau đây.
Một số rủi ro khi quản lý kho bằng Excel
Dữ liệu nhập thủ công, tốn thời gian
Dữ liệu phải nhập thủ công là điều khiến cho việc sử dụng Excel trong quản lý kho hàng gặp rất nhiều trở ngại và tốn thời gian, công sức của doanh nghiệp. Việc này còn thường xuyên dẫn đến tình trạng sai sót trong quá trình nhập liệu từ đó ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống.
Dữ liệu không được bảo mật, thất thoát
Khi sử dụng file excel để thống kê và báo cáo số liệu thì thông tin thường không được lưu trữ trên cùng một hệ thống và thường xuyên phải chia sẻ đến cho người khác vì vậy rất khó để có thể bảo mật dữ liệu một cách hiệu quả. Đặc biệt rất nhiều trường hợp khi đang làm việc người sử dụng vô ý ấn nhầm hoặc gặp sự cố về máy tính thì việc mất dữ liệu là điều không thể tránh khỏi.
Dữ liệu không được cập nhật liên tục
Một trong số những điểm yếu nữa mà việc sử dụng phần mềm Excel hay gặp phải đó chính là số liệu không được cập nhật theo thời gian thực. Việc này gây ra rất nhiều khó khăn trong quá trình tương tác và xử lý thông tin với các bộ phận khác từ đó khiến cho quy trình vận hành trong quản lý kho gặp trở ngại.
Những lưu ý quan trọng khi quản lý kho bằng Excel
Để sử dụng và quản lý kho bằng Excel diễn ra hiệu quả và tối ưu,hãy lưu ý những vấn đề quan trọng như sau.
Trên đây là toàn bộ thông tin về việc sử dụng file Excel trong quản lý kho. Qua đó bạnđãhiểu rõ hơn về lợi ích, quy trình vàcác lưu ý quan trọng khi quản lý kho bằng Excel từ đó đề raphương án sử dụng hiệu quả.