Bài này sẽ hướng dẫn các bạn một số kĩ năng cơ bản để viết mail xin việc, còn gọi là motivation letter. Những kĩ năng nầy cũng có thể áp dụng được với những bạn định viết mail xin học bổng du học. Thứ tự hướng dẫn là đi từ những vấn đề phụ đến những vấn đề chính.
[Trong bài có sử dụng một số ví dụ thực tế có liên quan đến một số sinh viên. Nhưng không với mục đích nhạo báng hay trêu chọc, chỉ với mục đích xây dựng giúp các bạn tránh các lỗi tương tự] .
Đặt tên mình, tên mail, và tiêu đề mail
Nhiều bạn chỉ lo chú tâm vào nội dung mail mà quên mất lầ nhưng cái đập vào mắt nhà tuyển dụng đầu tiên lại là 3 thứ:
- tên người gửi
- hoặc tên địa chỉ mail
- tiêu đề mail
Và tất nhiên, cho dù bạn giỏi giang, xuất sắc đến mức nào thì nhà tuyển dụng sẽ đánh giá thấp bạn ngay từ đầu nếu:
- Tên bạn được ghi đại loại như: "hoảng tử bé", "cô gái u sầu", "boy nhà
nghèo", "mèo con", "trái tim hồng", "gà khờ", "coder pro", "siêu nhân gao"...
- Tên mail của bạn kiểu như: "", "", "", ...
- Tiêu đề mail không có, hoặc không liên quan đến nội dung mail...
Cho nên các bạn phải tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu cơ bản sau:
- Config tên người gửi đúng tên thật mình. Tốt nhất là viết tên tiếng anh không dấu và theo chuẩn tiếng anh [tên đệm và tên trước, họ sau] để phòng trường hợp nhà
tuyển dụng có người nước ngoài thì người ta vẫn dễ dàng nhớ tên bạn. Điều này là bắt buộc trong trường hợp bạn viết mail xin học bổng du học.
- Không dùng tên giả, không dùng mail người khác để gửi mail xin việc, không thêm các kí tự đặc biệt hay hình trái tim vào trong tên người gửi.
- Không dùng những từ miêu tả con vật hay tính từ như pro, idiot... trong tên
- Tương tự, tên mail cũng tốt nhất chỉ nên chữ kí tự tên mình, nếu bị trùng thì thêm các con số hay tên địa danh hoặc tên
công ty, đừng thêm tên con vật hay tính từ như: pro, đẹp trai, hotboy,... vào trong tên mail. Nếu bạn chưa có mail "nghiêm túc" như thế thì nên tạo ngay cho mình một cái.
Đối với tiêu đề mail [mail subject]:
- Viết rõ mail xin ứng tuyển vào vị trí nào, của công ty nào. Ví dụ công ty XXX có thông báo tuyển nv vào vị trí Java, PHP, .NET. Thì khi xin tuyển, tiêu đề mail nên viết rõ: "Họ tên bạn + xin ứng tuyển vào vị trí dev Java của công ty XXX"
Chữ kí cuối mail
Tương tự như tên bạn và tên mail, chữ kí cuối mail cũng thể hiện tính chuyên nghiệp của bạn. Nhiều bạn sinh viên khi viết mail cho tôi thì sử dụng chữ kí như sau:
- "XXX chứng nhận đẹp trai hàng đầu Việt Nam"
- "Ở nơi ấy, em có nhớ tôi không?"
- "Rồi đây trong nắng tàn phai/ còn ai biết nhớ tớ ai trong đời?"
- "XXX - đào hoa nhưng chung tình"
-...
Trừ khi các bạn đang viết mail ứng tuyển diễn viên hài kịch, còn lại ứng tuyển những vị trí khác thì những chữ kí cuối mail dạng như trên chỉ làm nhà tuyển dụng phá lên cười vui vẻ, có thể người ta nhớ đến bạn, nhưng người ta sẽ không tuyển bạn, vì nó không chuyên nghiệp.
Vậy các bạn nên để chữ kí cuối mail có những thông tin gì? Không có câu trả lời duy nhất, nhưng thông thường các bạn nên:
- Viết rõ tên như tên bạn khi gửi mail
- Địa chỉ nơi làm việc, nếu có
- Địa chỉ mail liên lạc.
- Địa chỉ trang web cá nhân, nếu có
Lưu ý là với trường hợp số điện thoại, hầu hết người VN thích để số di động vào để cho người ta liên lạc. Nhưng với người nước ngoài thì số di động mang tính cá nhân nên người ta không bao giờ post lên chữ kí mail. Nếu bỏ số đt vào chữ kí, người ta sẽ chỉ bỏ số đt cuả văn phòng nơi làm việc. Cho nên, nếu nơi nhận mail của bạn là nước ngoài hay người nước ngoài thì nên tránh bỏ số di động vào chữ kí mail và chỉ cung cấp khi người ta yêu cầu, như thế mới là chuyên nghiệp.
Không nên bỏ vào chữ kí cuối mail:
- Quan điểm cá nhân về một vấn đề nào đó
-
Tâm trạng cá nhân vào một thời điểm nào đó
- Câu danh ngôn hay ngạn ngữ nổi tiếng nào đó
- Quảng cáo cho một hãng hay một trang nào đó
Nội dung mail
Bây giờ mới đến phần nội dung chính. Rất may là phần này lại có rất nhiều mẫu tham khảo online nên các bạn có thể search cái là ra rất nhiều mẫu. Tôi chỉ tóm tắt các yêu cầu chính.
Bố cục một mail xin việc phải có các phần sau:
- Kính gửi: ban tuyển dụng, công ty, ...
- Giới thiệu bản thân
- Nêu lí do
tại sao lại ứng tuyển vào vị trí đó?
- Nếu trúng tuyển sẽ làm gì?
- Cảm ơn và chữ kí cuối mail
Có 2 phần chính quan trọng nhất:
- Phần giới thiệu bản thân nên giới thiệu ngắn gọn tên gì, mấy tuổi, đã tốt nghiệp trường gì, hoặc đã làm việc gì, và nay đang tìm kiếm công việc nhự thế nào.
- Phần lí do tại sao lại ứng tuyển vào vị trí đó: các bạn nên nói lí do bạn yêu mến công ty, tiếp đến là lí do tại sao vị trí đấy lại phù hợp với bản thân. Phần phù hợp với vị trí, các bạn
nên nêu sự phù hợp với nguyện vọng, sở thích bản thân; và sự phù hợp với kĩ năng, kinh nghiệm bản thân đang có.
và các bạn viết thế nào cho sáng sủa, văn phong thể hiện được sự tự tin mà lại không chém gió. Và tổng chiều dài của mail không quá 1 trang giấy A4! Không được lỗi chính tả!
Lưu ý: không nên dùng cùng một mail xin việc, viết một lần và gửi cho nhiều nhà tuyển dụng khác nhau. Vì mỗi vị trí có yêu cầu khác nhau nên các bạn chỉ nên thể hiện ưu thế cuẩ mình đối với vị trí đó!
Nếu các bạn làm được những yêu cầu tối thiểu này, ít nhất các bạn cũng khiến nhà tuyển dụng đọc hết cái mail xin việc của bạn!
Chúc các bạn thành công!