Bảng tính Excel hỗ trợ đa dạng các kiểu dữ liệu cho các ô trong bảng tính: kiểu số, kiểu phần trăm, ngày tháng, thời gian, phân số…, với từng dữ liệu khác nhau các bạn nên định dạng đúng kiểu dữ liệu cho ô dữ liệu đó. Như vậy khi tính toán hay xử lý dữ liệu sẽ dễ dàng và chính xác hơn.
Kiểu dữ liệu mặc định trong bảng tính Excel luôn là định dạng General. Các bạn có thể thay đổi định dạng kiểu dữ liệu trong Excel với các bước sau đây:
Bước 1: Chọn ô dữ liệu cần định dạng, sau đó nhấn chuột phải -> Format Cells.
Bước 2: Trong Format Cells, tại tab Number có rất nhiều định dạng trong mục Category.
General: Kiểu mặc định cơ bản của Excel khi các bạn nhập liệu.
Number: Định dạng dữ liệu kiểu số.
Currency và Accounting: là định dạng cho dữ liệu kiểu tiền tệ.
Date: Định dạng cho dữ liệu kiểu ngày tháng.
Time: Định dạng kiểu thời gian cho dữ liệu.
Percentage: Định dạng kiểu phần trăm cho dữ liệu.
Fraction: Định dạng dữ liệu kiểu phân số.
Scientific: Định dạng dữ liệu kiểu số viết tắt.
Text: Định dạng dữ liệu kiểu chữ.
Special: Định dạng dữ liệu kiểu đặc biệt.
Custom: Kiểu người dùng tự định dạng.
Bước 3: Định dạng dữ liệu theo một số kiểu hay sử dụng.
- Nếu các bạn định dạng dữ liệu kiểu số, các bạn chọn kiểu Number trong Category. Trong phần Decimal places các bạn chọn số chữ số đằng sau dấu phẩy, hay các bạn muốn thêm dấu "," làm dấu phân cách cho số nếu chúng có giá trị cỡ hàng nghìn đơn vị thì các bạn đánh dấu vào ô vuông trước Use 1000 Sepatator [,]. Sau đó nhấn OK.
Kết quả sau khi đặt dữ liệu dạng Number.
- Nếu các bạn muốn định dạng kiểu dữ liệu kiểu tiền tệ thì trong Format Cells các bạn chọn Currency trong Category. Chọn số chữ số sau dấu phẩy trong Decimal places và chọn kiểu ký hiệu tiền tệ cho dữ liệu trong Symbol sau đó nhấn OK.
Và kết quả nếu chọn kiểu tiền tệ cho dữ liệu:
- Nếu các bạn định dạng theo kiểu ngày tháng, thì trong Format Cells các bạn chọn Date trong Category. Tiếp theo các bạn chọn kiểu định dạng ngày tháng trong phần Type sau đó nhấn OK.
Kết quả sau khi thực hiện định dạng ngày tháng.
- Nếu các bạn định dạng dữ liệu theo kiểu giờ, trong Format Cells các bạn chọn kiểu Time trong Category, chọn định dạng giờ trong phần Type và nhấn OK.
Sau khi chọn định dạng giờ, kết quả như sau:
- Nếu định dạng dữ liệu theo kiểu phần trăm thì trong Format Cells các bạn chọn Percentage trong Category và chọn số chữ số sau dấu phẩy trong Decimal places. Sau đó nhấn OK.
Kết quả sẽ như sau:
Với các kiểu dữ liệu khác các bạn cũng thao tác tương tự để chọn đúng định dạng kiểu dữ liệu phù hợp với ô dữ liệu.
Như vậy, các bạn đã biết cách định dạng dữ liệu trong bảng tính Excel. Chúc các bạn thành công!
Trong bài này ta sẽ tìm hiểu về hộp thoại Format Cells trong Excel, đây là công cụ giúp bạn quản lý định dạng dữ liệu trong các ô của Excel.
Bài viết này được đăng tại freetuts.net, không được copy dưới mọi hình thức.
Như bạn biết, dữ liệu trong Excel được lưu trữ theo từng ô, kết hợp nhiều ô với nhau tạo thành một bảng các ô liền kề nhau. Vì Excel rất mạnh ở khoảng tính toán và thống kê nên định dạng dữ liệu trong mỗi ô có thể thay đổi và không liên quan với nhau.
Theo mặc định, khi bạn nhập dữ liệu thì Excel sẽ tự nhận diện định dạng và tự format. Ví dụ bạn nhập vào chuỗi 1/1/2020 thì Excel sẽ hiểu đó là dữ liệu ngày tháng.
Vậy làm thế nào để thay đổi định dạng dữ liệu mà Excel đã gán đó? Rất đơn giản, công cụ Format Cells sẽ giúp bạn. Ta sẽ thực hành thông qua một ví dụ luôn nhé.
Bài viết này được đăng tại [free tuts .net]
B1: Bạn hãy nhập giá trị 0.8 vào cell B2.
Theo mặc định, Excel sử dụng định dạng Chung [không có định dạng số cụ thể] cho các số. Để áp dụng một định dạng số thì hãy sử dụng hộp thoại Format Cells.
B2: Chọn cell B2
B3: Click chuột phải và chọn Format Cells.
Lúc này một hộp thoại sẽ xuất hiện.
B4: Giả sử mình muốn hiển thị định dang số tiền tệ thì chọn như sau.
Bạn hãy để ý trong mục Negative numbers, đây là phần xem mẫu trước.
B5: Click Ok, và kết quả sẽ như sau.
Bạn phải hiểu rằng Ô B2 vẫn chứa số 0,8 nhé. Chúng ta chỉ thay đổi cách hiển thị của nó mà thôi.
Các lệnh định dạng được sử dụng thường xuyên nhất có sẵn trên tab Home.
Trên là cách sử dụng hộp thoại Format Cell trong Excel.
C
Xem bài học trước
>> Tự Học Excel Bài 01: Các Thao Tác Với Excel
>> Tự Học Excel Bài 02: Hướng Dẫn Nhập Liệu Và Tìm Hiểu Các Thẻ
>> Tự Học Excel Bài 03: Các Hàm Tính Tổng SUM SUMIF SUMIFs
>> Tự Học Excel Bài 04: Các Hàm ĐẾM [Count, CountA, CountIFs,...]
>> Tự Học Excel Bài 05: Hàm Điều Kiện IF
>> Tự Học Excel Bài 06: Toàn Bộ 18 Hàm Xử Lý Chuỗi
>> Tự Học Excel Bài 07: Hàm VLOOKUP Và HLOOKUP
>> Tự Học Excel Bài 09: Kỹ Năng Sort, Filter Và Advanced Filter
Định dạng hàng triệu và hàng ngàn
Giả sử bạn có doanh thu và muốn định dạng về hàng ngàn và triệu thì bạn có thể làm như sau: Bước đầu tiên để định dạng hàng triệu và hàng ngàn bạn chọn cell cần quy đổi sau đó chuột phải chọn tiếp Format Cells… và chọn mục Custom. Nếu định dạng ngàn: gõ #.00," K", định dạng triệu: gõ #.00,," M" [tham khảo hình nếu chưa rõ].
Đối với cột định dạng về hàng triệu bạn cũng làm tương tự nhưng ở bước cuối bạn chọn #.00,," M", có thể ấn Ctrl + 1 để vào format cell nhanh hơn.
Paste giữ nguyên độ rộng cột
Ở ví dụ này mình có thông tin về nhân viên gồm ba trường nhân viên, doanh thu kế hoạch, thực tế. Để paste một cột này sang cột khác mà vẫn giữ nguyên độ rộng của cột, đầu tiên bạn copy vùng được chọn, sau đó tô vùng cần paste click chuột phải chọn Paste Special.
Sau khi chọn Paste Special sẽ xuất hiện một cửa sổ bạn tích vào mục Column width cuối cùng chọn OK.
Đệm thêm số 0 vào format
Đây là thủ thuật thường được áp dụng để hiển thị chính xác số điện thoại, ví dụ mình nhập 0988888888 thì khi Enter sẽ còn 988888888. Để thực hiện bạn chọn cell cần quy đổi sau đó chuột phải chọn tiếp Format Cells…
Tiếp theo sẽ hiện ra cửa sổ Format Cells bạn chọn Custom ở mục Style bạn gõ 0000 000 000 hoàn thành xong thì chọn OK.
Định dạng ngày tháng
Bên dưới là hình các định dạng thường gặp của ngày tháng năm mình sẽ hướng dẫn các bạn từng định dạng để có thể phục vụ cho công việc và học tập.
Để thực hiện bạn chọn cell cần đổi sang định dạng ngày tháng năm sau đó chuột phải chọn tiếp Format Cells…[hoặc ấn Ctrl + 1].
Với các định dạng khác của ngày tháng năm bạn chọn vào ô cần chuyển đổi ở cửa sổ Format Cells bạn chọn Custom ở mục Style bạn gõ như hình mình đã giới thiệu ở trên nhé [tham khảo hình].
Lựa chọn trung tâm dữ liệu
Để căn giữa cho dữ liệu bạn chọn ô cần căn giữa click chuột phải chọn Format cells... trong cửa sổ Format Cells bạn chọn mục Alignment, trong phần Horizontal chọn Center across selection.
Tạo một dòng mới trong 1 ô
Ở thủ thuật này mình sẽ tạo nhiều dòng mới trong 1 ô bằng cách sau khi hoàn thành một dòng bạn ấn Alt + Enter sau đó gõ tiếp nhé. Ví dụ nhập vào MÔN CẦN HỌC: ấn Alt + Enter, Excel Alt + Enter, Word Alt + Enter, Powerpoint áp dụng vào Excel ta có hình dưới.
Gộp ô cho nhiều hàng cùng lúc
Giả sử mình muốn cứ hai ô kề nhau thì sẽ gộp thành một, bạn có thể chọn từng ô vào thẻ Home chọn Merge & Center trường hợp này chỉ áp dụng khi bạn chó ít dữ liệu thôi nhé. Nâng cao hơn bạn chỉ cần chọn tất cả vùng cần gộp vào thẻ Home chọn Merge Across.
Bỏ giá trị 0 ra khỏi biểu đồ
Đầu tiên bạn chọn tất cả vùng dữ liệu mà bạn muốn bỏ số 0 vào thẻ Insert chọn một biểu đồ bất kỳ.
Sau đó click một giá trị trên biểu đồ, sau đó click chuột phải chọn Add Data Labels, tiếp tục click chuột phải vào một giá trị trên biểu đồ chọn Format Data Labels.
Sẽ hiện ra một cửa sổ Format Data Labels ở mục number bạn sẽ xóa đi và thay thế bằng #;-#; tất cả các giá trị 0 trên biểu đồ đều sẽ được loại bỏ.
Định dạng giờ
Bên dưới là hình các định dạng thường gặp của giờ, mình sẽ hướng dẫn các bạn một định dạng từ đó bạn có thể suy ra các định dạng còn lại để có thể dễ dàng theo dõi thời trong công việc và học tập.
Chọn vào ô cần chuyển đổi ấn Ctrl + 1 sẽ hiện hiện ra cửa sổ Format Cells bạn chọn Custom ở mục Style bạn gõ như hình mình đã giới thiệu ở trên nhé.
Nhập số lớn hơn 15 chữ số
Trong Excel bạn chỉ có thể nhập tối đa 15 chữ số, ví dụ bạn nhập 1234567890123456789 thì khi Enter sẽ chỉ xuất hiện 1234567890123450000. Để có thể nhập số lớn hơn 15 chữ số đầu tiên bạn chọn vào một ô bất kỳ vào thẻ Home chọn Text.
Ẩn giá trị các ô
Để ẩn các giá trị của ô trước tiên bạn chọn tất cả các ô cần ẩn giá trị, ấn Ctrl + 1 để vào cửa sổ Format Cells, chọn Custom ở mục Type bạn gõ ba dấu chấm phẩy.
Tô màu có điều kiện
Mình có vùng dữ liệu gồm 4 trường nhân viên, kế hoạch, thực hiện, tăng trưởng. Nếu nhân viên nào tăng trưởng dương [thực hiện lớn hơn kế hoạch] thì mình sẽ tô màu xanh còn bạn nào tăng trưởng âm [thực hiện nhỏ hơn kế hoạch] thì mình sẽ tô màu đỏ. Đầu tiên bạn chọn tất cả các ô cần tô màu và ấn Ctrl + 1, chọn Custom ở mục Type bạn gõ [Blue] #;[Red] -# nếu dương thì tô màu xanh âm thì tô màu đỏ.
Ngoài ra bạn cũng có thể tô màu theo điều kiện nếu trường Thực Hiện nhân viên nào nhỏ hơn 5000 sẽ tô màu đỏ, lớn hơn 5000 sẽ tô màu xanh. Để tô màu bạn chọn trường Thực Hiện và ấn Ctrl + 1, chọn Custom ở mục Type bạn gõ [red] [=5000] #,##0.
Ký tự vạch
Giả sử mình muốn thêm ký tự gạch dưới vào sau chuỗi, đầu tiên bạn chọn ô cần thêm ký tự vạch và ấn Ctrl + 1 để hiện cửa sổ Format Cells, trong mục custom phần Type bạn gõ vào @*_ hoàn thành xong ấn OK.
Video hướng dẫn
Như vậy mình vừa hướng dẫn các bạn các kỹ năng về định dạng Cell vô cùng chi tiết. Đây là các kỹ năng không thể thiếu nếu như bạn đang học Excel hoặc muốn nâng cao kỹ năng Excel của mình.
xem bài học tiếp theo
>> Tự Học Excel Bài 10: Kỹ Năng Định Dạng Cell [Format Cells]
>> Tự Học Excel Bài 11: Định Dạng Có Điều Kiện
>> Tự Học Excel Bài 12: Paste Special
>> Tự Học Excel Bài 13: Flash Fill, Quick Analysis, Freeze Pane, Remove Duplicate
>> Tự Học Excel Bài 14: Các Thủ Thuật Excel Hay [1 of 4]
>> Tự Học Excel Bài 15: Các Thủ Thuật Excel Hay [2 of 4]