Cách làm báo cáo đánh giá năm 2024
Việc lập các file báo cáo công việc theo ngày, tuần, tháng, năm…là nhiệm vụ quan trọng mà các cá nhân trong công ty, đặc biệt là nhân viên hoặc quản lý cấp trung cần thực hiện thường xuyên. Việc này giúp nhà lãnh đạo nắm bắt tiến độ công việc của cấp dưới, cũng như kịp thời đưa ra phương án giải quyết rủi ro có thể xảy ra. Show
I. Báo cáo công việc là gì?Báo cáo công việc là một tài liệu thể hiện kết quả, cách thức làm việc, tiến độ công việc và cung cấp bản tóm tắt cùng các ghi chú liên quan đến các vấn đề công việc của một cá nhân, đội nhóm, phong ban hoặc doanh nghiệp. Tùy theo đặc trưng công việc mà bạn có thể thiết kế các báo cáo theo ngày, tuần, tháng… hoặc sau khi hoàn thành công việc, cập nhật từ xa, báo cáo dự án để làm căn cứ theo dõi, giám sát. 1. Vì sao cần viết báo cáoBáo cáo công việc cho phép người quản lý nắm bắt kịp thời thông tin về tiến độ, hiệu suất, phát sinh của công việc, dự án, cũng như đi vào chi tiết nhiệm vụ của từng nhân viên. Thông qua các bản báo cáo, người đứng đầu đội nhóm có thể nắm được mức độ hoàn thành của các nhiệm vụ để điều chỉnh, phân bổ công việc một cách rõ ràng, hợp lý. Bên cạnh đó, báo cáo công việc cũng là cơ sở để người đứng đầu nắm được hiệu suất làm việc của từng nhân viên, từ đó đánh giá năng lực chuyên môn, khả năng quản lý thời gian cũng như tinh thần, thái độ làm việc của nhân viên. Những đánh giá này là tài liệu tham khảo quý báu cho các kế hoạch đào tạo và phát triển đội ngũ sau này. 2. Mục đích và tầm quan trọng của báo cáo tiến độ công việcBảng báo cáo trình bày chi tiết về tiến độ, nội dung và các đề xuất khác về những khía cạnh liên quan đến công việc. Các thông tin thể hiện trong báo cáo được tổng hợp từ nhiều lĩnh vực chức năng trong doanh nghiệp như: bán hàng, tài chính, kiểm soát hàng tồn kho, tuyển dụng … Trong doanh nghiệp, các báo cáo này thường được lập từ nhân viên với mục đích báo cáo hiệu quả thực hiện công việc lên cấp trên, cùng với đó là cung cấp những phân tích các hướng xử lý có thể được thực hiện để cải thiện các tình huống phát sinh trong thực tế. Vậy nên, báo cáo đóng vai trò như một công cụ hữu hiệu cho nhân viên cũng như doanh nghiệp khi cần ra quyết định một cách nhanh chóng, chính xác, sáng suốt. Không những thế, khả năng làm việc, năng lực và chuyên môn cũng như tinh thần trách nhiệm của nhân viên được phản ảnh rõ nét thông qua những bản báo cáo họ làm ra. Đây cũng là cơ sở để cấp trên có thêm thông tin đánh giá về cấp dưới của mình. II. Các phương pháp viết báo cáo công việcĐể lập nên một bản báo cáo hoàn chỉnh, trước hết người lập cần xác định rõ mục đích viết báo cáo cũng như nội dung chính. Nội dung của báo cáo tuỳ vào các mục đích khác nhau có thể sẽ khác nhau, tuy nhiên luôn cần đảm bảo các hạng mục sau:
Để tạo được form báo cáo công việc khoa học, hiệu quả, thông thường người lập báo cáo sẽ tập trung vào ba điểm chính: 1. Báo cáo kết quả đạt đượcNội dung của một bản báo cáo cần bao gồm kết quả của những nhiệm vụ mà cá nhân đã hoàn thành trong một khoảng thời gian cụ thể. Kết quả có thể là đã hoàn thành, chưa hoàn thành hoặc đã đạt được bao nhiêu %, đều cần nêu rõ trong báo cáo. 2. Lập những kế hoạch tiếp theoSau khi tổng hợp kết quả, người lập form báo cáo công việc cần chỉ ra những nhiệm vụ cần thực hiện sắp tới. Dựa trên cơ sở đó, nhà quản lý chuẩn bị những tài liệu cần thiết, phân bổ thời gian cũng như dự trù nhân lực, vật lực một cách hiệu quả nhất cho các hoạt động tương lai. Thêm vào đó, việc chỉ rõ những kế hoạch trong form báo cáo góp phần giúp cho người đứng đầu xác định hướng đi sắp tới của toàn bộ dự án và trả lời được câu hỏi “Dự án có đang đi đúng hướng hay không?” để kịp thời điều chỉnh. 3. Chỉ ra các vấn đề hoặc thách thứcMột trong những nội dung quan trọng của báo cáo công việc là theo dõi và báo cáo kịp thời những vấn đề mà cá nhân hoặc đội nhóm gặp phải trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Không chỉ dừng lại ở việc nêu vấn đề, người lập báo cáo còn cần chủ động đưa ra các đề xuất để giải quyết các vấn đề đó. Việc này giúp cho các cá nhân trong công ty biết được việc họ cần làm, cũng như tránh được những vấn đề tương tự có thể xảy ra trong tương lai. III. Cách lập báo cáo công việc chuyên nghiệp nhấtCác báo cáo dự án, công việc cần được trình bày rõ ràng, dễ hiểu, sắp xếp theo đúng cấu trúc và quan trọng nhất là nội dung báo cáo phải cung cấp thông hữu ích và đúng thực tế. Dưới đây là một số bước cơ bản để tạo nên một bản báo cáo hoàn chỉnh:
Để nắm bắt được tình hình làm việc của nhân viên, từ đó đưa ra giải pháp thay đổi, hỗ trợ phối hợp kịp thời giửa các phòng ban. Doanh nghiệp hãy tham khảo ngay giải pháp văn phòng điện tử của MISA AMIS. IV. Cấu trúc hoàn chỉnh của một bản báo cáo tiến độ công việc từ xaCác nội dung chính của một bảng báo cáo kết quả công việc gồm: trang tiêu đề, tóm tắt nội dung chính, mục lục, mở đầu, phần thân chính và kết luận:
Đây chỉ là những hướng dẫn cơ bản nhất về cách viết một bảng báo cáo đầy đủ và chuẩn chỉnh. Mỗi báo cáo sẽ có những nội dung khác nhau tùy thuộc vào các nhiệm vụ cụ thể, mục đích và thời gian báo cáo. Tuy nhiên, cho dù là báo cáo nào thì luôn cần đảm bảo tính rõ ràng, logic, đầy đủ, sao cho chính người viết cũng như người nhận báo cáo có thể dễ dàng đọc, hiểu và có đủ căn cứ để ra quyết định. Thông thường, mỗi công ty đều có các biểu mẫu file báo cáo riêng mà bạn có thể hoàn thiện dựa theo nó. Nếu không, hãy xin ý kiến đồng nghiệp, hỏi trực tiếp sếp của mình để định hướng đúng nội dung và hình thức, hoặc tham khảo mục VII dưới đây để sở hữu các mẫu báo cáo hoàn hảo nhất. V. Các bước viết báo cáo công việc1. Xác định mục đíchDù là các bản báo cáo ngày, tuần, tháng hay năm, bạn đều cần xác định rõ mục đích của bản báo cáo là gì trước khi viết. Việc xác định mục đích, nội dung là điều kiện bắt buộc để tạo nên một bản báo cáo có giá trị sử dụng. Báo cáo công việc chỉ được phép chứa đựng những thông tin liên quan đến một nhiệm vụ hoặc công việc cụ thể mà lãnh đạo hoặc quản lý quan tâm. Viết lan man, không có mục tiêu rõ ràng, không mang đến giá trị cho người đọc là điều tối kị mà người lập báo cáo cần tránh. Báo cáo công việc được tạo lập để xác định thông tin liên quan đến một nhiệm vụ hoặc công việc cụ thể. Do đó, báo cáo có thể có nhiều loại khác nhau và được xác định dựa trên mục tiêu của người lập. Ví dụ: báo cáo một dự án kinh doanh phải bao gồm các nội dung cơ bản như: chi phí tài chính, doanh thu, lợi nhuận… của dự án đó. Vậy nên trước khi bắt tay viết một bản báo cáo, hãy cân nhắc kĩ các mục tiêu mà bạn muốn hướng đến trong báo cáo đó cùng các nội dung chính sẽ được đề cập đến. 2. Biên soạn tài liệu nghiên cứu3. Thiết kế trang bìaViệc đầu tiên cần làm khi bắt tay vào tạo một form báo cáo công việc là tạo lập trang bìa hoặc trang tiêu đề. Trang này cần chứa đựng đầy đủ các thông tin của người lập báo cáo, bao gồm: tên người lập báo cáo, chi tiết liên hệ… cũng như thông tin của dự án: tên dự án, tên công ty, mục đích thực hiện báo cáo… Vì đây là “bộ mặt” của toàn bộ bản báo cáo nên cần được thiết kế rõ ràng, khoa học, tạo ấn tượng tốt cho người đọc trước khi họ đi sâu vào những nội dung chi tiết. 4. Viết tóm tắtPhần tiếp theo của việc viết báo cáo là lên một bản tóm tắt về dự án. Phần này yêu cầu người viết báo cáo phải đưa ra một cái nhìn chung về tiến trình của toàn bộ dự án, không đi sâu vào thông tin chi tiết, để một người không có thời gian đọc toàn bộ báo cáo kỹ lưỡng vẫn có thể hình dung được bức tranh toàn cảnh của dự án thông qua tóm tắt này. 5. Viết phần giới thiệuNội dung của phần giới thiệu phải cho người đọc biết lý do ra đời, mục đích của bản báo cáo và nêu ra những nguồn tài liệu đã sử dụng cho việc nghiên cứu (nếu có). Người xem có thể nắm được tổng quan nội dung, mục đích của bản báo cáo thông qua việc nhìn vào phần giới thiệu. Vậy nên, hãy viết các tiêu đề chính và tiêu đề phụ rõ ràng, đầy đủ và đánh dấu các nội dung quan trọng. 6. Đưa ra kết luậnTrong phần này, người viết báo cáo cần đưa ra một bản tóm tắt cơ bản về các nghiên cứu hoặc đánh giá về từng nhiệm vụ cụ thể, các kết quả đã đạt được cũng như những thiếu sót cần khắc phục. Đây là tiền đề để dẫn dắt người đọc đọc đến phần cuối của bản báo cáo, đó là đưa ra các giải pháp và đề xuất. 7. Đưa ra các đề xuấtVI. Mẹo nâng cao hiệu quả của báo cáoMách bạn một số “bí kíp” giúp bảng báo cáo tiến độ công việc của bạn trở nên hiệu quả và được cấp trên đánh giá cao hơn:
Xem thêm: Cách viết báo cáo công việc bằng Word chuẩn nhất VII. Các mẫu báo cáo công việc chuyên nghiệp nhất hiện nay1. Mẫu báo cáo công việc theo ngàySau mỗi một ngày làm việc, bạn sẽ liệt kê những công việc đã hoàn thành và chưa hoàn thành để có thể thực hiện vào ngày làm việc tiếp theo. Báo cáo theo ngày cần ghi chi tiết các công việc đã thực hiện trong một ngày kèm theo mô tả, đánh giá và những ý kiến đóng góp. Từ đó có những điều chỉnh hợp lí để thay đổi kế hoạch các ngày tiếp theo sao cho phù hợp nhất. Mẫu báo cáo công việc chi tiết và cách viết báo cáo tiêu chuẩn cần biết 2. Mẫu báo cáo công việc theo tuầnCuối mỗi tuần, bạn sẽ báo cáo lộ trình làm việc của các ngày trong tuần để cấp trên đánh giá tiến độ công việc và năng lực cá nhân. Nâng cấp với báo cáo hàng ngày, báo cáo theo tuần sẽ cần có cái nhìn rộng hơn để đánh giá kết quả đạt được sau một tuần, từ đó đưa ra các đề xuất, cải tiến phù hợp. 3. Mẫu báo cáo công việc theo tháng/ quý/ nămĐây là mẫu báo cáo được thực hiện sau mỗi tháng, quý hoặc năm, chính là báo cáo lớn tổng hợp từ những báo cáo con của ngày hay tuần. Trong đây, cần nhiều hơn những thông tin được tổng hợp từ kết quả của các báo cáo con trước đó, để nhà quản lý và ban lãnh đạo có cái nhìn tổng quan về hiệu quả hoạt động công việc, dự án cũng năng suất làm việc nhân viên của mình, từ đó đưa ra các phương án xử lý kịp thời cũng như định hướng kế hoạch cho các kỳ tiếp theo. VIII. Một số lưu ý khi báo cáo công việc cho cấp lãnh đạoKhi báo cáo công việc cho cấp lãnh đạo, bạn cần đảm bảo rằng thông tin được trình bày một cách rõ ràng, chi tiết và logic. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng không thể bỏ qua:
IX. Báo cáo tiến độ công việc từ xa tự động, trực quan, dài hạn nhờ phần mềm quản lý công việcThay vì báo cáo thủ công, mất nhiều thời gian soạn thảo, tổng hợp thông tin từ những giai đoạn cũ, hiện nay các phần mềm quản lý công việc cung cấp tính năng tạo lập báo cáo tự động giúp lãnh đạo và nhân viên tối ưu thời gian làm việc và dễ dàng theo dõi hiệu quả, tiến độ công việc và năng suất nhân viên. Với AMIS Công Việc – phần mềm quản lý công việc mọi lúc mọi nơi được phát hành bởi Công ty CP MISA – tính năng lập báo cáo đặc biệt được tối ưu với gần 10 loại báo cáo trực quan, sinh động cho lãnh đạo và nhân viên, được tạo lập tức thì ngay sau khi có dữ liệu đầu vào. \>> Mời bạn tham khảo giao diện một số loại báo cáo tiến độ công việc, dự án trên AMIS Công Việc: Dùng ngay miễn phí X. Kết luậnBáo cáo công việc của mỗi cá nhân, bộ phận sẽ là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp ra quyết định sáng suốt, kịp thời, cũng là công cụ để đánh giá hiệu quả làm việc và tiến độ thực hiện công việc của nhân viên. Với tầm quan trọng này, hi vọng bài viết trên đây đã cung cấp các thông tin hữu ích giúp bạn sở hữu bí quyết tạo nên những mẫu báo cáo tiến độ công việc tốt và khoa học, nâng cao năng suất cá nhân cũng như hiệu quả công việc chung của doanh nghiệp. |