1Công thức Hàm IF trong Excel
Hàm IF được dùng để kiểm tra dữ liệu có thỏa điều kiện người dùng đặt ra hay không và trả về kết quả theo biểu thức logic đúng hoặc sai.
Một vài ứng dụng thực tế của hàm IF:
- Nếu điểm trung bình của học sinh từ 5 - 6.5 xếp loại trung bình, từ 6.5 - 8 xếp loại khá, từ 8 trở lên xếp loại giỏi.
- Nếu chức vụ là nhân viên thì phụ cấp 300, chuyên viên thì phụ cấp 500, trưởng phòng thì phụ cấp 700.
- Nếu khách hàng mua số lượng từ 100 - 1000 thì giá là 500 đồng, từ 1000 - 10000 thì giá là 450 đồng, từ 10000 trở lên thì giá là 400 đồng.
Xem thêm: Hàm SUMIF
2Ví dụ hàm IF
Để hiểu rõ hơn về cách sử dụng hàm IF, mời bạn cùng xem qua các bài tập đơn giản bên dưới nhé.
Bạn là giảng viên của một lớp học và bạn cần kiểm tra xem học sinh của mình có qua môn không với điều kiện như sau:
Tại ô D2, ta dùng công thức: =IF[C2>=7,"Đạt","Không Đạt"]
Giải thích:
- C2>=7: Kiểm tra xem ô C2 [điểm số] có lớn hơn hoặc bằng 7 hay không
- "Đạt": Kết quả trả về khi ô C2 lớn hơn hoặc bằng 7
- "Không Đạt": Kết quả trả về khi ô C2 nhỏ hơn 7
Lưu ý: Khi kết quả trả về là dạng chữ, bạn cần thêm dấu ngoặc kép ["] như trong công thức ở trên.
Kết quả:
3Một số cách dùng hàm IF
Trong thực tế khi sử dụng hàm IF, chúng ta sẽ cần lồng nhiều hàm IF với nhau hoặc lồng hàm IF với các hàng khác.
Bạn có thể hiểu cách dùng hàm IF khác như sau:
- Nếu điều kiện IF đúng => Thực hiện hành động 1.
- Nếu điều kiện IF sai => Thực hiện hành động 2.
Lồng nhiều hàm IF
Trong trường hợp bạn có từ 2 điều kiện khác nhau trở lên, bạn nên lồng các hàm IF lại với nhau để tạo thành một công thức hoàn chỉnh.
Giả sử bạn là nhân viên tiền lương và phúc lợi của một công ty, và bạn cần phải tính toán phụ cấp tương ứng theo chức vụ như sau:
Tại ô D2, ta dùng công thức: =IF[C2="Nhân viên",500000,IF[C2="Chuyên viên",700000,1000000]]
Giải thích:
- Công thức IF 1: Nếu C2 là Nhân viên, trả về kết quả 500000, không phải Nhân viên thì kiểm tra tiếp với IF 2
- Công thức IF 2: Nếu C2 là Chuyên viên, trả về kết quả 700000, không phải Chuyên viên thì trả về kết quả 1000000 [vì không phải Nhân viên, không phải Chuyên viên thì chỉ còn lại Trưởng phòng]
Kết quả:
Lồng hàm IF với hàm khác
Ngoài các hàm IF được lồng với nhau, chúng ta cũng lồng hàm IF với các công thức khác trong các trường hợp điều kiện phức tạp hơn. Ví dụ bên dưới là một trường hợp phổ biến sử dụng hàm AND lồng với hàm IF.
Tại ô E2, ta dùng công thức: =IF[AND[C2>=5,D2>=5],"Đạt","Không Đạt"]
Giải thích:
- AND[C2>=5,D2>=5: Kiểm tra xem ô C2 và D2 xem mỗi ô có lớn hơn hoặc bằng 5 không
- "Đạt": Kết quả trả về khi cả ô C2 và D2 đều từ lớn hơn 5
- "Không Đạt": Kết quả trả về khi một trong hai nhỏ hơn 5
Kết quả:
Sử dụng hàm IF nhiều điều kiện
Trong trường hợp cần xét nhiều điều kiện khác nhau, ta có thể dùng hàm IFS.
Công thức:
=IFS[logical_test1, value_if_true1, [logical_test2, value_if_true2]…]
Trong đó
- logical_test1: Biểu thức điều kiện 1.
- value_if_true1: Giá trị trả về nếu điều kiện 1 đúng.
- logical_test2: Biểu thức điều kiện 2.
- value_if_true2: Giá trị trả về nếu điều kiện 2 đúng.
Để giải thích hàm IFS, ta hãy cùng đến ví dụ::Cho một bảng danh sách mã sản phẩm với phần trăm khuyến mãi khác nhau, khi mua sản phẩm nhân viên sẽ quét mã sản phẩm và trả về số tiền khuyến mãi.
Ngoài việc sử dụng hàm VLOOKUP ra, ta còn có thể sử dụng hàm IFS như sau:
=IFS[A2="Xà Phòng",0.5, A2="Sữa tắm",0.4, A2="Bột giặt",0.8]
Trong đó:
- A2 là sản phẩm cần dò điều kiện.
- Xà Phòng, sữa tắm, bột giặt: là các loại sản phẩm cần dò
- 0.5, 0.4, 0.8: là tỉ lệ giảm giá sẽ trả về nếu thỏa điều kiện 1, 2, 3.
Hàm IF kết hợp AND
Để hiểu hơn về trường hợp này, ta có thể đi tới ví dụ sau:
Giả sử ta có điểm trung bình của một học sinh là 8.0, học sinh sẽ được xếp loại học sinh giỏi nếu điểm trung bình đạt 8.0 và hạnh kiểm Tốt
Vậy sử dụng hàm IF kết hợp and trong trường hợp này sẽ là:
=IF[AND[A2>=8, B2="Tốt"], "Học Sinh Giỏi", "Học Sinh Tiên Tiến"]
Trong đó:
- AND: So sánh cả 2 điều kiện IF [DTB >=8, Hạnh Kiểm là Tốt]
- "Học Sinh Giỏi": Kết quả trả về nếu thỏa 2 điều kiện
- "Học Sinh Tiên Tiến": Kết quả trả về nếu 1 trong hai điều kiện đó không thỏa.
4Một số lỗi thường gặp khi sử dụng hàm IF
Mời bạn tham khảo một số lỗi thường gặp khi sử dụng hàm IF và cách khắc phục:
Kết quả hiển thị trong ô bằng 0 [không]
Lỗi này xảy ra một trong hai giá trị value_if_true hoặc value_if_false đang để trống.
Nếu mục đích của bạn là muốn giá trị trả về để trống thay vì 0, hãy thêm 2 dấu ngoặc kép [""], hoặc thêm giá trị cụ thể trả về.
Ví dụ: =IF[A1>5,"Đạt",""] hoặc =IF[A1>5,"Đạt","Không Đạt"]
Kết quả hiển thị trong ô là #NAME?
Lỗi này thường xảy ra khi công thức của bạn bị sai chính tả, như thay vì IF thì lại thành UF hoặc OF do các phím U, I, O này ở gần nhau.
Để khắc phục, bạn hãy kiểm tra lại chính tả của công thức và các dấu ngoặc đã đủ chưa [đặc biệt trong hàm IF lồng].
Trên đây là bài viết chia sẻ cho bạn cách dùng hàm IF trong Excel. Mong rằng những thông tin này sẽ giúp ích cho bạn trong việc sử dụng hàm IF.
Sử dụng hàm SUM bạn có thể cộng các ô tính trong vùng dữ liệu được chọn cực kỳ nhanh chóng.
Cú pháp: =SUM [X1,X2..], trong đó X1 và X2 là các số cần tính tổng.
Ví dụ như hình bên dưới đây, mình muốn tính tổng của các số nằm trong dãy từ A3 đến E3 thì bạn hãy sử dụng hàm =SUM[A3:E3] và nhấn Enter để thực hiện.
Ngoài ra, bạn có thể dùng chuột để sử dụng tính năng tính tổng tự động của Excel:
Cách làm như sau:
- Bôi đen vùng dữ liệu muốn tính tổng
- Dùng chuột click vào AutoSum trên thẻ Home của Excel như hình dưới đây.
2. HÀM PRODUCT [Hàm nhân]
Sử dụng hàm nhân rất đơn giản và cũng tương tự như hàm SUM tính tổng ở bên trên. Ví dụ ta muốn nhân tất cả các ô tính từ A3 cho đến F3 thì ta sẽ có công thức như sau: =PRODUCT[A3:F3] và nhấn Enter để thực hiện.
Một cách khác nếu như bạn không nhớ hàm Product và các này có thể áp dụng cho tất cả các phép tính Cộng [+], Trừ [-], Nhân [*] và Chia [/] nhé.
Ví dụ như sau: Để nhân tất cả các số từ A3 cho đến F3 thì bạn hãy thực hiện công thức như sau: =A3*B3*C3*D3*E3 và nhấn Enter để thực hiện.
Để copy công thức và tính các hàng bên dưới nữa thì bạn chỉ cần đặt con trỏ chuột sao cho hiển thị dấu + như hình bên dưới và thực hiện kéo xuống. Ngay lập tức các kết quả của hàng dưới sẽ được tính và bạn sẽ không cần phải nhập lại công thức nữa.
Kết quả của việc copy công thức.
3. HÀM SUMIF [Hàm điều kiện]
Cũng là hàm tính tổng nhưng mà nó là hàm tính tổng có điều kiện.
Cú pháp: SUMIF[Range, Criteria, Sum_range]. Trong đó:
- Range: Là hàng hoặc cột mà bạn đã chọn
- Criteria: Đặt điều kiện, điều kiện này bạn có thể đặt là số, là biểu thức hoặc là chuỗi đều được.
- Sum_range: Là các ô mà bạn thực sự cần tính tổng.
Ví dụ:
=SUMIF[B3:B8,” Các bạn tham khảo ví dụ ở hình dưới đây:
Công thức trên được dùng để tính tổng số tiền đóng của Lớp toán
= Sumif [B2:B5, “toán”, C2:C5]
Trong đó:
- B2:B5 là vùng điều kiện
- “toán” là điều kiện tính tổng
- C2:C5 là vùng tính tổng
4. HÀM IF
Các bạn sư dụng hàm IF để trả về một giá trị nếu một điều kiện là đúng và giá trị khác nếu điều kiện là sai.
Cú pháp: =IF[Điều kiện; Giá trị 1, Giá trị 2] . Nếu đúng với điều kiện thì kết quả sẽ trả về là Giá trị 1, còn nếu sai thì sẽ trả về là Giá trị 2.
Ví dụ: =IF[D6=120;”CÓ”,”KHÔNG”]
Hàm IF thì khá đơn giản rồi, các bạn xem ví dụ sau:
+ Nhập dữ liệu tại vị trí A2
+ Xem kết quả tại vị trí B2
Khi nhập số điểm tại ô A2 từ 1 tới 10, bạn sẽ nhận được kết quả tại ô B2 là Trượt hoặc Đỗ dựa vào điều kiện:
“Điểm thi lớn hơn hoặc bằng 5 sẽ đỗ”
Bên cạnh đó, ta thường gặp bài toán phân loại học sinh dựa vào điểm số:
- Nhỏ hơn 5: Kém
- Từ 5 tới 7: Trung bình
- Từ 7 tới 8: Khá
- Trên 8: Giỏi
Trong excel, ta có thể xử lý được các điều kiện trên để phân loại học sinh bằng cách sử dụng hàm IF lồng.
Hàm if lồng là một công thức có nhiều hàm if lồng vào nhau. Bạn có thể xem ví dụ sau:
Với việc sử dụng nhiều hàm if, hàm này là con của hàm kia [là điều kiện của nhau] ta sẽ xử lý được hết các điều kiện phân loại trong 1 công thức
5. HÀM LEFT
Hàm Left là hàm sẽ lọc giá trị bên trái của chuỗi.
Cú pháp: =LEFT[Text,N]. Trong đó:
- Text là chuỗi văn bản.
- N là Số ký tự mà bạn muốn trích dẫn.
Ví dụ cụ thể:
=LEFT[Wắt do nêm,3] = “Kiên”
=Left[“Blogchiasekienthuc.com”,4]=> Kết quả trả về: Blog
=Left[“Blogchiasekienthuc.com”,18]=> Kết quả trả về: Blogchiasekienthuc
6. HÀM AND
Trả về TRUE nếu tất cả các đối số là TRUE.
Cú pháp:
=AND [Logical1, Logical2, ….]
Các đối số:
Logical1, Logical2… là các biểu thức điều kiện.
Hàm trả về giá trị TRUE [1] nếu tất cả các đối số của nó là đúng, trả về giá trị FALSE [0] nếu một hay nhiều đối số của nó là sai.
*Lưu ý:
- Các đối số phải là giá trị logic hoặc mảng hay tham chiếu có chứa giá trị logic.
- Nếu đối số tham chiếu là giá trị text hoặc Null [rỗng] thì những giá trị đó bị bỏ qua.
- Nếu vùng tham chiếu không chứa giá trị logic thì hàm trả về lỗi #VALUE!
Ví dụ:
=AND[D5>0,D505/02/2000,F7>08/08/20016]
8. HÀM AVERAGE [Tính giá trị trung bình]
Đây là hàm tính giá trị trung bình của các con số mà bạn đã chọn. Cú pháp:
=AVERAGE[Number1, Number2…]
Trong đó các tham số: Number1, Number2 … là các số cần tính giá trị trung bình.
Ví dụ: Mình muốn tính giá trị trung bình của từ ô A1 đến ô G1 thì bạn hãy sử dụng công thức sau: =AVERAGE[A1:G1] rồi nhấn Enter để thực hiện là xong.
9. HÀM MIN, MAX [Lọc ra số nhỏ nhất hoặc là lớn nhất]
Cách sử dụng như sau, chúng ta sẽ sử dụng luôn cái hình ở bên trên nhé. Ví dụ bạn muốn lọc ra số nhỏ nhất trong các số từ A1 đến G 1 thì ta sẽ sử dụng cú pháp: =MIN[A1;G1] và nhấn Enter.
Tương tự nếu như bạn muốn lọc ra số lớn nhất trong các số từ A1 đến G1 thì ta sẽ sử dụng cú pháp: = MAX[A1;G1] và nhấn Enter.
10. HÀM NETWORKDAYS [Tính số ngày làm việc]
Nếu như bạn cần tính tổng thời gian làm việc của một nhân viên nào đó trong công ty thì chúng ta sẽ sử dụng tới hàm =NETWORKDAYS[].
Một tuần chúng ta sẽ có 5 ngày làm việc nên hàm này sẽ tự trừ đi 2 ngày nghỉ trong 1 tuần. Ví dụ cụ thể như sau:
=NETWORKDAYS[C4,D4] sau đó nhấn Enter để thực hiện chúng ta sẽ có kết quả là 8872 ngày. Bạn có thể thử tính số ngày làm việc trong vòng 1 tháng để thấy được con số cụ thể hơn.
11. HÀM NOW [] – Hiển thị thời gian và ngày giờ ở thời điểm hiện tại
Sử dụng hàm =NOW[] để hiển thị ngày giờ của hệ thống trong tính. Ví dụ như sau:
Bạn chỉ cần nhập hàm =now[] và nhấn Enter là ngay lập tức sẽ hiển thị ngày và giờ ở thời điểm hiện tại như hình bên dưới.
Note: Có thể sẽ phát sinh lỗi #### nhưng bạn chỉ cần kéo ô tính rộng hơn một chút là sẽ OK thôi.
Hoặc các bạn có thể kết hợp với các hàm ngày tháng khác như:
- Day: Tách ra số ngày hiện tại
- Month: Tách ra số tháng hiện tại
- Year: Tách ra số năm hiện tại
12. HÀM CONCATENATE [Nối nội dung giữa các ô tính]
Nếu như bạn muốn kết hợp và gộp tất cả nội dung giữa các ô tính với nhau vào 1 ô duy nhất thì có thể sử dụng hàm CONCATENATE.
Cú pháp: =CONCATENATE[Text1;Text2…]
Ví dụ như hình bên dưới mình muốn ghép nội dung của 3 ô tính từ A3 đến C3 vào thành 1 ô duy nhất thì chúng ta sẽ làm như sau: =CONCATENATE[A3;B3;C3] sau đó nhấn Enter để thực hiện.
Okey! tạm thế đã nhé các bạn. Đây là các hàm Excel rất hay dùng mà mình nghĩ bạn nên biết để làm việc được hiệu quả hơn. Còn một vài hàm cũng rất quan trọng và hay dùng nữa nhưng cách sử dụng thì hơi dài dòng nên mình sẽ hướng dẫn cho các bạn trong các bài viết khác nhé.
13. Hàm vlookup
Sử dụng excel mà không biết cách sử dụng hàm vlookup thì thật quá đáng tiếc. Các bạn có thể sử dụng hàm Vlookup đơn giản và dễ hiểu như sau:
Định nghĩa: Hàm VLOOKUP là hàm tìm kiếm giá trị theo cột kèm theo điều kiện tham chiếu.
Cú pháp: =VLOOKUP [điều kiện tìm kiếm,vùng dữ liệu cần tìm kiếm,số cột tìm kiếm,kiểu tìm kiếm 0/1]
Trong đó:
- 0 – là kiểu tìm kiếm chính xác
- 1 – kiểu tìm kiếm tương đối
Ví dụ:
Trong hình phía trên, là ví dụ đơn giản nhất về.
Logic:
Khi cần biết điểm của một sinh viên nào đó, ta chỉ cần nhập tên của sinh viên vào ô A1, hàm vlookup sẽ tự động tìm điểm và trả kết quả tại ô B1.
Phân tích hàm:
- A1: là điều kiện tìm kiếm – Tên sinh viên
- A4:B7: là vùng tìm kiếm – Danh sách điểm
- 2: Là số thứ tự của cột Điểm tính từ cột đầu tiên của vùng tìm kiếm
- 0: Là kiểu tìm kiếm chính xác 100%.
Ngoài ra, khi các bạn đã lên một nấc cao hơn có thể sử dụng hàm Vlookup kết hợp với rất nhiều hàm excel khác: Left, Right, Mid, Match.
Thậm chí là dùng kết hợp với công thức mảng để tìm kiếm với nhiều điều kiện. Tuy nhiên khi bạn lên tới level dùng công thức mảng rồi thì bạn phải thành cao thủ của việc sử dụng công thức excel thông dụng.
Một trong những bài viết có lượng kiến thức lớn từ cơ bản tới nâng cao về hàm này các bạn có thể xem trên Webkynang
- Xem thêm: Cách sử dụng hàm vlookup từ cơ bản tới nâng cao
Lời kết
Trên đây là 13 hàm Excel cơ bản nhất mà bạn cần nắm được trước khi bạn bắt tay vào học Excel. Và nếu như bạn là dân kế toán thì còn cần phải học và nắm được nhiều hàm hơn nữa cơ, mình cũng không biết quá nhiều về Excel nên mình sẽ ngâm cứu thêm và hướng dẫn cho các bạn một cách dễ hiểu nhất
Hi vọng bài viết sẽ hữu ích với các bạn !
Kiên Nguyễn – Blogchiasekienthuc.com
Những tin mới hơn
Những tin cũ hơn
Trung tâm Kỹ thuật - CNTT - Tài nguyên và môi trường Bắc Ninh
- Đang truy cập2
- Máy chủ tìm kiếm1
- Khách viếng thăm1
- Hôm nay3,384
- Tháng hiện tại83,888
- Tổng lượt truy cập2,991,053