Về vấn đề này, Cục Thuế tỉnh Nam Định trả lời như sau:
Căn cứ Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ:
- Tại Điều 3 hóa đơn điện tử quy định:
“Điều 3. Hóa đơn điện tử
1. Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung quy định tại Điều 6 Thông tư này.
Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
... 2. Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là hóa đơn điện tử.
3. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:
a] Có sự bảo đảm đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
b] Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết”.
- Tại Khoản 1 Điều 4 nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử quy định:
“Điều 4. Nguyên tắc sử dụng, điều kiện của tổ chức khởi tạo hoá đơn điện tử
1. Nguyên tắc sử dụng hoá đơn điện tử
Trường hợp người bán lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán có trách nhiệm thông báo cho người mua về định dạng hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa người bán và người mua [nêu rõ cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử là truyền trực tiếp từ hệ thống của người bán sang hệ thống của người mua; hoặc người bán thông qua hệ thống trung gian của tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để lập hóa đơn và truyền cho người mua].
Người bán, người mua, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử [trường hợp thông qua tổ chức trung gian] và các đơn vị có liên quan phải có thoả thuận về yêu cầu kỹ thuật và các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hoá đơn điện tử đó”.
- Tại Khoản 2 Điều 8 lập hóa đơn điện tử quy định:
“2. Gửi hóa đơn điện tử là việc truyền dữ liệu của hóa đơn từ người bán hàng hóa, dịch vụ đến người mua hàng hóa, dịch vụ.
Các hình thức gửi hóa đơn điện tử:
- Gửi trực tiếp: Người bán hàng hóa, dịch vụ [tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử] thực hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của người bán, ký điện tử trên hóa đơn và truyền trực tiếp đến hệ thống của người mua theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên. Trường hợp người mua hàng hóa, dịch vụ là đơn vị kế toán thì người mua ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và truyền hóa đơn điện tử có đủ chữ ký điện tử cả hai bên cho người bán theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên.
- Gửi thông qua tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử:
Người bán hàng hóa, dịch vụ [tổ chức khởi tạo hóa đơn] truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo, lập hóa đơn điện tử bằng chương trình lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử hoặc người bán hàng hóa, dịch vụ đưa dữ liệu hóa đơn điện tử đã được tạo từ hệ thống nội bộ của người bán vào hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để gửi cho người mua hóa đơn điện tử đã có chữ ký điện tử của người bán thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Trường hợp người mua là đơn vị kế toán, khi nhận được hóa đơn điện tử có chữ ký điện tử của người bán, người mua thực hiện ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và gửi cho người bán hóa đơn điện tử có đủ chữ ký điện tử của người mua và người bán thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử”.
- Tại Khoản 2 Điều 11 lưu trữ hóa đơn điện tử quy định:
“2. Hóa đơn điện tử đã lập được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải thoả mãn các điều kiện sau:
a] Nội dung của hoá đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết;
b] Nội dung của hoá đơn điện tử được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hoá đơn điện tử đó;
c] Hoá đơn điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hoá đơn điện tử”.
Căn cứ quy định nêu trên và nội dung hỏi của ông Nguyễn Văn Tiến [bên bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi email hóa đơn điện tử cho công ty chỉ có file pdf], thì việc gửi hóa đơn điện tử như trên chưa đúng quy định tại Khoản 1 Điều 4 và Khoản 2 Điều 8 Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Chinhphu.vn
Hiện nay, muốn gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng nhanh chóng, chính xác, doanh nghiệp có thể sử dụng một trong hai cách thức rất phổ biến, bao gồm: Gửi hóa đơn trực tiếp và gửi hóa đơn gián tiếp.
Cập nhật 02 cách gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng nhanh chóng, chính xác.
1. Cách gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng trực tiếp
Tại Khoản 2, Điều 8, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định gửi hóa đơn điện tử là việc truyền dữ liệu của hóa đơn từ người bán hàng hóa, dịch vụ đến người mua hàng hóa, dịch vụ. Theo đó, sau khi đã tạo lập xong hóa đơn điện tử, ghi nhận giao dịch giữa hai bên bán và mua thì bên bán cần phải gửi lại hóa đơn đã xuất cho bên mua hàng hóa, dịch vụ.
Cách thức đầu tiên mà bên bán có thể áp dụng gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng nhanh chóng, chính xác đó chính là gửi hóa đơn trực tiếp.
Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng trực tiếp.
Với cách này, doanh nghiệp có thể gửi trực tiếp hóa đơn điện tử cho khách hàng của mình theo hướng dẫn sau:
– Bên bán lập hóa đơn điện tử trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà mình đang sử dụng.
– Bên bán k số/ký điện tử lên hóa đơn.
– Bên bán truyền trực tiếp đến cho hệ thống của bên mua hàng hóa, dịch vụ qua email hoặc theo đúng như cách thức truyền nhận mà cả 2 bên đã thỏa thuận trước đó.
Lưu ý rằng, nếu trường hợp bên mua hàng hóa, dịch vụ là đơn vị kế toán thì bên mua phải ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và truyền lại hóa đơn điện tử có đủ chữ ký điện tử cả hai bên cho bên bán theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên.
2. Gửi hóa đơn điện tử qua email cho khách hàng thông qua tổ chức trung gian
Phương thức thứ hai để gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng nhanh chóng, chính xác mà các doanh nghiệp có thể áp dụng đó là gửi thông qua tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
Gửi hóa đơn cho khách hàng thông qua tổ chức trung gian.
Đối với cách gửi hóa đơn điện tử qua email cho khách hàng thông qua tổ chức trung gian, bên bán có thể gửi qua bên mua theo hướng dẫn dưới đây:
– Bên bán hàng hóa, dịch vụ sẽ truy cập vào hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để có thể khởi tạo, lập hóa đơn điện tử bằng chương trình lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Hoặc cách khác là bên bán cũng có thể đưa dữ liệu hóa đơn điện tử đã được tạo từ hệ thống nội bộ của mình vào hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
– Bên bán cần tiến hành ký số lên hóa đơn điện tử nếu trường hợp hóa đơn được lập bằng chương trình lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
– Bên bán gửi cho bên mua email hóa đơn điện tử qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT.
Cần lưu ý rằng, những trường hợp bên mua là đơn vị kế toán, khi nhận được hóa đơn điện tử có chữ ký điện tử của bên bán thì bên mua sẽ tiến hành ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và phải gửi lại cho bên bán hóa đơn điện tử đã có đủ chữ ký điện tử của người mua và người bán thông qua chính hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
Hiện nay, việc gửi email hóa đơn điện tử dù là gửi trực tiếp hay thông qua tổ chức trung gian thì đều là những phương thức rất tiện ích, giúp các tổ chức, doanh nghiệp có thể tiết kiệm tới 90% thời gian cũng như chi phí gửi hóa đơn.
Ngoài ra, theo quy định, khi lựa chọn 1 trong 2 cách gửi email hóa đơn điện tử cho khách hàng ở trên, bên bán cần phải có trách nhiệm thông báo cho bên mua về định dạng hóa đơn điện tử cũng như cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử theo đúng điều mà hai bên đã thỏa thuận từ trước.
Như vậy, bài viết trên đây đã bật mí đến bạn 02 cách gửi hóa đơn điện tử tới khách hàng nhanh chóng, chính xác.
Mọi thắc mắc về cách gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ ngay Hotline 24/7:
Miền Bắc: 1900 4767
Miền Nam/Trung: 1900 4768
- gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng