Google Drive cung cấp 15GB dung lượng lưu trữ miễn phí cho người dùng. Nghe có vẻ nhiều nhưng hãy nhớ rằng tổng dung lượng lưu trữ này được chia sẻ cho các loại dữ liệu trên Google Drive, Gmail và Google Photos. Vì vậy, khi hết dung lượng trên một trong các tài khoản Drive của mình, bạn có thể chuyển dữ liệu sang tài khoản khác.
Vẫn có nhiều người dùng đã và đang sử dụng nhiều tài khoản Google Drive, nhưng Google vẫn chưa cung cấp cho chúng ta cách dễ dàng để chuyển dữ liệu từ tài khoản Google Drive này sang tài khoản Google Drive khác một cách liền mạch.
Nếu bạn muốn di chuyển dữ liệu từ tài khoản này sang tài khoản khác mà không cần tải xuống và tải lên lại dữ liệu, dưới đây là những gì bạn phải làm.
Chia sẻ dữ liệu với tài khoản Google Drive khác của bạn
Nếu chỉ muốn chuyển một tài liệu, bạn có thể thực hiện chia sẻ một lần sang tài khoản khác của mình. Việc này thực hiện khá đơn giản và không yêu cầu nhiều thiết lập.
Bước 1: Mở tài khoản Google Drive chính của bạn.
Bước 2: Định vị các tệp hoặc thư mục bạn muốn chuyển sang tài khoản Google Drive phụ của mình.
Bước 3: Kích chuột phải vào tệp hoặc thư mục cần di chuyển và chọn Share trong menu hiển thị.
Bước 4: Nhập tên tài khoản Google phụ của bạn vào khung trống People. Kích vào liên kết Advanced, dưới mục Sharing settings hãy thay đổi quyền truy cập dữ liệu thành Is Owner [chủ sở hữu]. Sau đó bấm nút Send màu xanh lam .
Bước 5: Đăng nhập vào tài khoản Google Drive phụ của bạn. Kích vào bộ lọc Shared with me ở thanh bên trái để định vị nhanh thư mục được chia sẻ.
Bước 6: Google Drive sẽ không cho phép bạn tạo bản sao của thư mục, nhưng có thể tạo bản sao của các tệp bên trong nó, sau đó di chuyển chúng vào một thư mục hoặc thư mục con mới để sao chép phân cấp của bản gốc.
Bước 7: Kích chuột phải vào từng tệp [hoặc chọn tất cả] và chọn tùy chọn Make a copy. Đổi tên các tệp theo cách bạn muốn và chuyển chúng vào một thư mục mới.
Bước 8: Quay lại tài khoản chính và xóa thư mục gốc khỏi ổ Drive của bạn và cả trong thùng rác.
Tạo thư mục đồng bộ trong Google Drive
Cách trên là lựa chọn tốt nếu bạn muốn chuyển dữ liệu một lần từ tài khoản này sang tài khoản khác. Tuy nhiên, nếu muốn chuyển nhiều dữ liệu hơn trong tương lai, bạn có thể tạo một thư mục tự động chia sẻ các tệp được đặt trong đó giữa các tài khoản Google của bạn.
Bước 1: Đầu tiên, tạo một thư mục mới trong Google Drive. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách bấm nút New ở trên cùng bên trái, sau đó chọn Folder trong menu hiển thị.
Bước 2: Chia sẻ thư mục vừa tạo với tài khoản đích của bạn. Bạn có thể thực hiện việc này giống như cách chia sẻ dữ liệu trong hướng dẫn ở trên.
Bước 3: Kéo dữ liệu bạn muốn chia sẻ với tài khoản khác của mình vào thư mục này.
Bước 4: Google Drive sẽ hiển thị thông báo hỏi bạn có muốn thay đổi người có quyền truy cập [change who has access].
Điều này để cảnh báo bạn rằng, bằng cách di chuyển dữ liệu của bạn vào thư mục khác, bạn sẽ chia sẻ dữ liệu đó với các tài khoản khác có quyền truy cập vào thư mục đã nói. Đây chính xác là những gì bạn muốn làm, vì vậy hãy bấm nút Move.
Bước 5: Đăng nhập vào tài khoản Google Drive khác của bạn, truy cập thư mục chia sẻ, kéo hoặc di chuyển các tệp bên trong đến bất cứ nơi nào bạn muốn.
Nếu bạn muốn chuyển dữ liệu từ một trong các tài khoản Google Drive của mình sang một tài khoản khác, bạn không cần phải tải xuống và tải chúng lên lại. Bằng cách tự chia sẻ tệp hoặc tạo thư mục chia sẻ trung tâm, bạn có thể nhanh chóng chuyển tài liệu của mình đến nơi cần thiết.
Nếu bạn nhận được nhiều tệp đính kèm vào email bạn nhận được trong tài khoản Gmail, bạn có thể thông minh để lưu chúng trên Google Drive, nơi bạn có thể truy cập chúng từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet và chia sẻ chúng dễ dàng với người khác.
Sau khi lưu tệp vào Google Drive từ Gmail , bạn có thể tìm và mở tệp từ bên trong Gmail
Lưu tệp đính kèm vào Google Drive từ Gmail
Để lưu tệp được đính kèm vào email vào tài khoản Google Drive của bạn ngay từ thư trong Gmail:
- Mở email có tệp đính kèm.
- Định vị con trỏ chuột trên phần đính kèm bạn muốn lưu vào Google Drive. Hai biểu tượng xuất hiện chồng lên phần đính kèm: một biểu tượng cho Tải xuống và một biểu tượng cho Lưu vào Drive .
- Nhấp vào biểu tượng Lưu vào Drive trên tệp đính kèm để gửi trực tiếp lên Google Drive. Nếu bạn có nhiều thư mục đã được thiết lập trên Google Drive, bạn sẽ được nhắc chọn đúng thư mục.
- Để lưu tất cả các tệp được đính kèm vào email vào Google Drive trong một lần, hãy nhấp vào biểu tượng Lưu tất cả vào Drive được đặt gần tệp đính kèm. Lưu ý rằng bạn không thể di chuyển các tệp riêng lẻ sang các thư mục cụ thể nếu bạn lưu tất cả cùng một lúc, nhưng bạn có thể di chuyển từng tài liệu đã lưu trong Google Drive.
Mở tệp đính kèm vừa được lưu
Để mở tệp đính kèm bạn vừa lưu trong Google Drive:
- Trong email Gmail chứa biểu tượng tệp đính kèm, đặt con trỏ chuột lên phần đính kèm bạn đã lưu vào Google Drive và muốn mở.
- Nhấp vào biểu tượng Hiển thị trong Drive .
- Bây giờ hãy nhấp vào tài liệu đã chọn để mở nó.
- Nếu bạn có nhiều thư mục được thiết lập trên Google Drive, thay vào đó bạn có thể thấy Sắp xếp trong Drive . Bạn có thể chọn di chuyển tệp sang thư mục Google Drive khác trước khi mở tệp.
Bạn cũng có thể thêm các tệp từ Google Drive vào email bạn gửi trong Gmail một cách dễ dàng. Điều này có ích khi tập tin đính kèm nó rất lớn. Email của bạn tới người nhận của bạn bao gồm liên kết tới tệp lớn tại Google Drive thay vì toàn bộ tệp đính kèm. Sau đó, họ có thể truy cập tệp trực tuyến và không phải tải tệp xuống máy tính của họ.