Đã bao giờ bạn lên kế hoạch dành thời gian trong ngày để làm một việc gì đó nhưng lại không thể hoàn thành nó vì những việc không quan trọng hay sự trì trệ của bản thân?. Đó là dấu hiệu cho thấy bạn cần những kỹ năng quản lý thời gian để lên lịch trình công việc và loại bỏ sự trì hoãn. Bài viết này sẽ cung cấp các chiến lược giúp bạn quản lý lịch trình đồng thời xử lý sự trì hoãn về nhu cầu thời gian.
Thời gian là một nguồn tài nguyên quan trọng
1. Ý nghĩa của thời gianThời gian có ý nghĩa như thế nào với bạn và làm cách nào để xác định những cách để bạn quản lý nó hiệu quả?
Nếu bạn mong muốn trở thành một người sử dụng thời gian hiệu quả, bạn cần biết bản chất của điều mình muốn. Thời gian trong bối cảnh này không được định nghĩa về mặt triết học, hiểu một cách đơn giản là nó có thời hạn hữu hạn khác với vĩnh cửu. Cụm từ “thời gian” trong tiếng Anh cũng như các ngôn ngữ khác được dùng theo nhiều cách khác nhau. Dưới đây là một số ý tưởng về ý nghĩa của các cụm từ sau:
- Đồng thời
- Kịp thời
- Thời gian nghỉ
- Tại các thời điểm
- Theo thời gian
- Vượt thời gian
- Không có thời gian
- Hợp thời gian
- Đúng giờ
Suy nghĩ về những cụm từ trên sẽ cho phép bạn tập trung vào các sắc thái ý nghĩa làm cơ sở cho việc sử dụng chúng trong các ngữ cảnh thực tế. Trên thực tế, thời gian là một khái niệm vô hình hay một nghịch lý. Bạn không bao giờ có đủ thời gian nhưng bạn cũng có tất cả thời gian. Nó là một nguồn tài nguyên nhưng nếu bạn không dùng nó, nó sẽ biến mất và bạn sẽ không bao giờ giữ được nó. Bạn không thể tăng số lượng của nó nhưng bạn có thể chắc chắn rằng bản thân dùng nó vào những việc quan trọng.
Chắc chắn bạn đã nhận ra rằng thời gian là một khái niệm cá nhân nghĩa là sẽ không có nhận thức đúng sai. Học cách quản lý thời gian đòi hỏi sự cam kết và phụ thuộc vào các bạn tiếp cận các hoạt động khác nhau. Cách tiếp cận của bạn sẽ bị ảnh hưởng bởi giả định bạn đưa ra về bản chất công việc và môi trường bạn sống và làm việc. Một số giả định có lẽ hữu ích hơn những giả định khác để quản lý thời gian một cách hiệu quả.
2. Ý nghĩa của việc quản lý thời gianMột trong những kỹ năng cần thiết nhất của nhà quản lý hiệu quả và mọi chuyên gia liên quan đến việc quản lý thời gian có sẵn và ưu tiên các mục tiêu dài hạn, ngắn hạn.
Quản lý thời gian giúp bạn làm việc hiệu quả
Quản lý thời gian là một tiến trình xác định chất lượng và số lượng của đầu ra công việc, tức là việc dùng thời gian hiệu quả để thực hiện các hoạt động khác nhau trong tổ chức. Quản lý thời gian là kỷ luật sắp xếp, phân bố và kiểm soát thời gian bạn sử dụng cho các hoạt động để đạt kết quả mong muốn.
Bạn là một nhân viên phải thực hiện các hoạt động theo mô tả công việc. Nhiệm vụ quan trọng của bạn là thấy rằng tất cả hoạt động được thực hiện theo mô tả công việc với thời hạn được giao. Quản lý thời gian sẽ giúp bạn làm việc một cách hiệu quả.
3. Dòng chảy của thời gian là một chiềuGiống như các tài nguyên khác, “thời gian” rất quan trọng có đặc điểm duy nhất là dòng chuyển tiếp một chiều liên tục. Thời gian trôi qua, không thể tái tạo cũng như không thể lưu trữ để sử dụng sau này khi cần.
Đầu vào đầy đủ của tất cả các nguồn tài nguyên khác không nhất thiết đảm bảo đạt được thành tích như mong đợi. Nếu trong kế hoạch và triển khai tất cả nỗ lực có thể không được thực hiện để hoàn thành các nhiệm vụ thành phần khác nhau trong thời gian mục tiêu bằng cách sử dụng hiệu quả như nhau.
4. Tại sao phải quản lý thời gianQuản lý thời gian là kỷ luật sắp xếp, phân bố và kiểm soát thời gian bạn dùng cho các hoạt động để đặt kết quả mong muốn. Thời gian là một nguồn tài nguyên vô cùng quý giá. Bước đầu tiên để cải thiện việc sử dụng thời gian là xác định mức độ thời gian có sẵn dành cho các loại hoạt động khác nhau. Mặc dù, những người quản lý hiểu rằng thời gian là nguồn tài nguyên khan hiếm nhất của họ nhưng ít người thật sự xem xét cách họ thực sự dành thời gian cho những ưu tiên mà họ xem là quan trọng nhất. Nó làm nổi bật cách kiểm soát thời gian của bạn để có thể tối ưu năng suất của mình. Quản lý thời gian sẽ giúp chúng ta:
- Có đủ thời gian cho những trách nhiệm của mình.
- Giảm chi phí thông qua chuyển đổi công việc.
- Xem được cách các nhân viên dành thời gian cho những hoạt động được liệt kê trong mô tả công việc của họ.
- Đo lường kết quả công việc và tạo điều kiện cho khách hàng tập trung vào chất lượng.
Quản lý thời gian là cách đơn giản để sử dụng thời gian hiệu quả. Làm việc nhanh hơn hoặc làm việc lâu hơn là những chiến lược quản trị thời gian kém hiệu quả. Sẽ hợp lý hơn nếu xác định các ưu tiên của bạn và sau đó chọn các hoạt động phù hợp. Thực tế, quản lý thời gian chính là quản lý bản thân, đó là việc thích nghi với một hoàn cảnh nhất định để bạn có thể tận dụng tối đa thời gian cho việc này. Bạn phải chấp nhận rằng bạn có thể gây ra ảnh hưởng và kiểm soát môi trường bạn sống và làm việc. Bạn phải học cách sử dụng thời gian của mình một cách thông minh.
Qua bài viết này tin chắc bạn đọc đã biết được thời gian là một nguồn tài nguyên quan trọng và vì sao chúng ta phải học cách quản lý thời gian. Mong rằng những thông tin được chia sẻ trên đây sẽ hữu ích với các bạn, đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC's Blog.
Nguồn tham khảo:
//www.technofunc.com/
Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp
BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.
07/10/2021
Với việc sử dụng bất kỳ phần mềm quản lý doanh nghiệp nào, quy trình làm việc sẽ rõ ràng hơn, mọi thứ được tự động hóa và phân bổ hợp lý. Thêm vào đó, nó tiết kiệm cho bạn nhiều thời gian hơn để tập trung vào những cách mới và thú vị hơn để phát triển doanh nghiệp một cách hiệu quả.
Nếu bạn vẫn còn băn khoăn thì dưới đây là 6 lý do bạn nên sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp [đã được rất nhiều nhà quản lý công nhận]:
1. Cải thiện Hiệu quả và Năng suất của Nhân viên
Nếu bạn muốn trở thành một nhà quản lý doanh nghiệp giỏi, điều quan trọng là phải cung cấp các lợi ích phù hợp và các công cụ làm việc cần thiết cho nhân viên. Để nhân viên của bạn làm việc hiệu quả và năng suất hơn, họ cần các công cụ chất lượng, ví dụ như phần mềm kiểm soát hàng tồn kho hay phần mềm chăm sóc khách hàng [CRM].
Một khi bạn sắp xếp hợp lý quy trình và cách thức làm việc, nhân viên sẽ làm việc tốt hơn, chăm chỉ hơn và nhanh chóng hơn. Đó là lý do tại sao sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp có thể mang lại nhiều lợi ích. Nó cũng nâng cao mức độ trách nhiệm nhất định cho nhân viên của bạn đồng thời giúp họ làm việc dễ dàng hơn nhiều.
Các công việc lặp đi lặp lại thường gây nhàm chán và khiến nhân viên mất đi năng lượng làm việc. Thay vào đó các công cụ quản lý mạnh mẽ sẽ giúp họ tự động hóa các nhiệm vụ, tiết kiệm thời gian và nỗ lực cho những việc khác có ích hơn.
2. Giúp tránh sai sót, thất thoát thông tin
Khi thông tin được chuyển từ nền tảng này sang nền tảng khác, sẽ có nguy cơ gặp phải một số lỗi hoặc thiếu mất một phần dữ liệu. Bạn có thể chịu đựng những lỗi như vậy hoặc dành nhiều tài nguyên và thời gian để sửa và kiểm tra mọi thứ.
Với việc sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp, bạn không cần phải nhập cùng một thông tin thành nhiều lần. Ví dụ: nếu công ty của bạn sử dụng dịch vụ đám mây, tất cả dữ liệu của bạn sẽ có sẵn và an toàn cho tất cả các thành viên trong phòng ban/ doanh nghiệp của bạn.
Hơn nữa, phần mềm quản lý “tất cả trong một” có thể nâng cấp việc tổ chức, sắp xếp, quản lý dữ liệu của bạn đồng thời đảm bảo tránh bất kỳ lỗi thiếu sót hoặc trùng lặp thông tin do cách thức nhập liệu thủ công gây ra.
3. Cung cấp các công cụ giao tiếp quan trọng
Khi nói đến ngành kinh doanh, giao tiếp được coi là điều tối quan trọng vì nó là chìa khóa dẫn đến hiệu quả và thành công. Đây là lý do tại sao việc sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp có thể hữu ích vì nó sẽ cung cấp cho bạn quyền truy cập vào các công cụ giao tiếp tốt nhất mà bạn cần.
Thông thường, phần mềm quản lý doanh nghiệp bao gồm các công cụ liên lạc, chẳng hạn như trung tâm trò chuyện, tin nhắn văn bản và email mà mọi người trong nhóm/phòng ban có thể nhìn thấy. Vì các phần mềm như vậy dựa trên đám mây nên các công cụ giao tiếp có thể truy cập được trên mọi thiết bị được kết nối, bất kể nhân viên của bạn có đang làm việc từ xa hay không.
>>> XEM THÊM TOP 10 PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TỐT NHẤT 2021
4. Giám sát nhiệm vụ, theo dõi mục tiêu của doanh nghiệp
Nhiều tính năng như “danh sách nhiệm vụ cần làm” có vai trò quan trọng trong phần mềm quản lý doanh nghiệp. Có danh sách tốt nhất có thể có nghĩa là có thể đạt được kết quả tốt. Về cơ bản, danh sách nhiệm vụ cho phép ít sai lầm hơn, hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn và tránh các mục bị bỏ qua. Đây cũng là một cách dễ dàng để người giám sát luôn theo sát tình hình.
Hơn nữa, các nhiệm vụ quan trọng có thể được triển khai và gắn cờ ưu tiên theo thời gian thực, điều này có thể giúp nhân viên điều chỉnh quy trình làm việc của họ, đảm bảo rằng các nhiệm vụ được hoàn thành trước khi buổi làm việc kết thúc. Với danh sách tự động của phần mềm, có thể cải thiện năng suất bằng cách dễ dàng giao nhiệm vụ cho nhân viên để họ có thể bắt đầu làm việc càng sớm càng tốt.
>>> XEM THÊM TOP 17 ỨNG DỤNG QUẢN LÝ CÔNG VIỆC TỐT NHẤT 2021
5. Giúp doanh nghiệp tránh vi phạm pháp luật
Mọi thứ có thể dễ dàng bị bỏ qua hoặc bị lãng quên trong quá trình hoàn thành công việc hàng ngày một cách vội vàng. Do vậy, sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp có thể giúp bạn tránh vi phạm pháp luật. Thông thường, các phần mềm quản lý doanh nghiệp có đi kèm với các tính năng tích hợp, giúp cảnh báo trước các vi phạm quy định có thể xảy ra. Với điều này, bạn có thể tránh được các khoản phí phạt cũng như đảm bảo uy tín của doanh nghiệp trước các cơ quan chức năng.
6. Giúp Xây dựng Niềm tin và Cải thiện mối quan hệ Khách hàng
Điều này nghe có vẻ hơi lạ nhưng việc sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp có thể giúp cải thiện các mối quan hệ với khách hàng. Thông thường, nó sẽ có các tính năng cho phép bạn giao tiếp với khách hàng [cuộc gọi/tin nhắn/email], lưu trữ thông tin của khách hàng để đưa ra các chính sách hậu mãi, tư vấn phù hợp. Điều này sẽ nâng cao hình ảnh cho doanh nghiệp và giúp bạn kinh doanh tốt hơn.
Là một phần mềm hữu ích cho doanh nghiệp của bạn, nó cũng có thể giúp bạn cung cấp ngày giao hàng chính xác hơn, dịch vụ hậu mãi phù hợp cũng như nhanh chóng chia sẻ thông tin hữu ích với khách hàng. Kết quả là, khách hàng của bạn sẽ tận hưởng trải nghiệm mua hàng/ sử dụng dịch vụ tốt hơn.
Theo: homebusinessmag
Kết luận
Phần mềm quản lý doanh nghiệp có nhiều công dụng và chắc chắn có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn theo nhiều cách. Từ việc giúp bạn cải thiện năng suất đến nâng cấp hiệu quả kinh doanh, bạn có thể yên tâm rằng những phần mềm này rất đáng để bạn đầu tư.
Tuy nhiên, hãy đảm bảo chọn đúng phần mềm quản lý doanh nghiệp cho nhu cầu riêng của công ty bạn vì không phải tất cả chúng đều hoạt động như nhau; một số có thể không có các tính năng hoặc chức năng mà bạn đang tìm kiếm.