Vì sao khi doanh nghiệp giảm chi phí

Nội dung chính[Ẩn]

Ngày nay, mỗi doanh nghiệp tổ chức muốn tồn tại và phát triển bền vững được cần phải có những giải pháp tối ưu quản lý trong doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để quản lý tốt doanh nghiệp của mình và cần phải có những giải pháp nào? Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây:

1. Tối ưu hóa chi phí là gì?

Tối ưu hóa chi phí là một hoạt động nỗ lực liên tục của một doanh nghiệp để thúc đẩy chi tiêu và giảm thiểu chi phí, đồng thời tối đa hóa giá trị kinh doanh. Mục tiêu của tối ưu hóa chi phí là đảm bảo rằng một công ty nhận lại được nhiều hơn những gì họ đã chi ra hoặc thu về nhiều lợi nhuận nhất. Các nỗ lực tối ưu hóa chi phí này không ảnh hưởng đến chất lượng hay phạm vi cung cấp sản phẩm/dịch vụ, mà vẫn duy trì hoặc nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Bạn nên nhớ, tối ưu hóa chi phí khác với việc cắt giảm chi phí. Cắt giảm chi phí là hành động tức thời và giải quyết vấn đề trong ngắn hạn. Trong khi tối ưu hóa chi phí là hoạt động diễn ra liên tục từ năm này qua năm khác nhằm đảm bảo doanh nghiệp vận hành trơn tru ít tốn kém.

 

Tối ưu chi phí trong doanh nghiệp là nhiệm vụ hàng đầu 

2. Giải pháp tối ưu chi phí trong doanh nghiệp là gì?

2.1 Phần mềm công nghệ hỗ trợ

Trong xu thế phát triển mạnh mẽ của Khoa học - Kĩ thuật, việc ứng dụng công nghệ vào hoạt động sản xuất của doanh nghiệp nhằm tăng tính hiệu quả và tính kinh tế đang được triển khai ngày càng rộng rãi. Ngành sản xuất nói chung và ngành dược phẩm nói riêng với rất nhiều yêu cầu quản trị chuyên biệt và đòi hỏi tuân thủ các tiêu chí, quy trình thì việc sở hữu một hệ thống quản lý toàn diện có ý nghĩa vô cùng to lớn.

2.2 Tối ưu về chi phí quảng cáo marketing

Doanh nghiệp của bạn chắc chắn sẽ cần đến những chiến lược marketing để tạo ra lợi nhuận. Nhưng nếu bạn chỉ tập trung vào các chiến dịch quảng cáo trả phí mắc tiền, thì đó không phải là một lựa chọn khôn ngoan.

Tại sao nhiều người đầu tư thời gian và tiền bạc để xây dựng một doanh nghiệp mới nhưng lại không có khách hàng? Nếu bạn muốn thu hút khách hàng, bạn cần phải chủ động tìm kiếm và cho họ thấy sự tồn tại của bạn. Cách duy nhất để làm được điều đó chính là tối ưu hóa chiến lược của bạn với marketing chi phí thấp nhưng mang lại kết quả cao, cụ thể:

• Triển khai SEO và marketing nội bộ thay vì thuê ngoài.
• Xây dựng nhận thức và lòng tin khách hàng thông qua các bài review trên các trang website, group cộng đồng.
• Thực hiện chiến lược truyền thông xã hội trên các nền tảng mà khách hàng mục tiêu của bạn sử dụng nhiều nhất như Facebook, Instagram, Tiktok,..

Hình ảnh minh họa thảo luận tối ưu chi phí trong doanh nghiệp

2.3 Liên kết doanh nghiệp trên thị trường

Trong thời đại kinh tế khủng hoảng, các công ty nhỏ thường gặp rất nhiều khó khăn để có thể tồn tại, vậy thì tại sao không liên kết thành một mạng lưới, tương hỗ nhau để cùng phát triển. Hiện nay có rất nhiều công ty áp dụng hình thức này và thành công, ví dụ như công ty về phần mềm máy tính có thể liên kết với công ty về cung cấp phần cứng và các trang mạng kinh doanh.

Hãy cung cấp các dịch vụ hoặc sản phẩm phụ trợ có liên quan tới những gì mà khách hàng đã mua hoặc sử dụng. Và khi khách hàng đã đánh giá cao giải pháp phụ trợ của bạn, lòng tin và sự trung thành của họ đối với các sản phẩm và dịch vụ của bạn cũng sẽ được bền lâu hơn gấp bội.

Sự hợp tác này có thể khiến mở rộng thị trường, tăng số lượng khách hàng tiềm năng, đồng thời có thể tích hợp mang đến cho khách hàng nhiều dịch vụ phù hợp mà không mất nhiều công tìm kiếm, giao dịch.

2.4 Có 1 hệ thống quản lý chất lượng tốt

Hệ thống quản lý chất lượng tốt là một tập hợp các yêu cầu được quốc tế công nhận nhằm tạo ra các quy tắc, chính sách, quy trình và thủ tục nhằm cung cấp các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng nhu cầu của khách hàng và cải thiện sự hài lòng của khách hàng. 

Tiêu chuẩn Hệ thống quản lý chất lượng được duy trì bởi Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế và được đa số các nước thành viên trong tổ chức này đồng ý để tiêu chuẩn này có thể được quốc tế công nhận và được chấp nhận là tiêu chuẩn vàng cho các quá trình được sử dụng trên toàn thế giới cho QMS.

ISO 9001:2015 được coi là một chuẩn mực về chất lượng áp dụng trên toàn thế giới, áp dụng cho hầu hết các tổ chức, loại hình doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực khác nhau từ sản xuất đến kinh doanh. Tiêu chuẩn này là một  trong những công cụ hữu hiệu, được các công ty, doanh nghiệp trên thế giới áp dụng hiệu quả để quản lý chất lượng hoạt động, nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ, góp phần nâng cao vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp

Hệ thống quản lý chất lượng tốt giúp doanh nghiệp tối ưu các chi phí 

✍ Xem thêm: Tư vấn áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 

Nhiều lợi ích là kết quả của việc phát triển và thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng mạnh mẽ. Một số lợi ích rõ ràng nhất của việc thực hiện QMS như sau:

• Quản lý chất lượng sản phẩm và quy trình cho phép một tổ chức đáp ứng nhất quán nhu cầu và mong muốn của khách hàng. Sự hài lòng của khách hàng tăng lên dẫn đến doanh số bán hàng nhiều hơn, tăng thị phần và thương hiệu phát triển;
• Việc giảm thiểu chi phí làm lại, phế liệu được thực hiện thông qua việc thực hiện và giám sát các biện pháp kiểm soát quá trình;
• Ban quản lý có thể đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chứ không phải phỏng đoán. Dữ liệu được thu thập thông qua việc thực hiện đánh giá nội bộ và các phương pháp khác cho phép ban lãnh đạo đưa ra quyết định dựa trên bằng chứng. Các nguồn lực có giá trị được sử dụng ở nơi chúng sẽ có tác động nhiều nhất đến việc cải thiện hiệu quả quy trình và giảm các vấn đề chất lượng;
• Sự tham gia của các cộng sự trong nỗ lực cải tiến quy trình và sản phẩm giúp tạo ra văn hóa cải tiến liên tục trong tổ chức. Thông qua việc ứng dụng các phương pháp Kaizen ,Công cụ 5S và các công cụ chất lượng khác, các cộng sự dần dần nắm quyền làm chủ quy trình;
• Đảm bảo rằng tất cả các quy định và yêu cầu pháp lý được đáp ứng với mỗi lần giới thiệu sản phẩm mới cho phép tiếp thị sản phẩm trên toàn thế giới.

Kết luận 

Tối ưu chi phí rất quan trọng đối với sự thành công lâu dài của doanh nghiệp. Mặc dù quá trình tối ưu chi phí có thể dẫn đến sự phản đối hay bất đồng từ các nhân viên đã quen với hệ thống cũ, nhưng là một nhà lãnh đạo - bạn phải nhớ mục tiêu thực sự ở đây là khả năng tồn tại lâu dài của toàn bộ doanh nghiệp. Mọi thông tin tư vấn về hệ thống quản lý chất lượng trong doanh nghiệp hãy liên hệ đến Vinacontrol CE - Tổ chức chứng nhận hệ thống quản lý trong doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam. Hotline tư vấn miễn phí 1800.6083 hoặc email để được tư vấn cụ thể nhất 

Cho dù doanh nghiệp không chọn giải pháp cắt giảm số lượng nhân viên thì cũng có nhiều cách để giảm chi phí nhân công trong giai đoạn kinh doanh khó khăn. Việc yêu cầu nhân viên làm thêm giờ có nghĩa là doanh nghiệp phải trả lương gấp đôi bình thường cho mỗi giờ làm thêm.

Thay vì trả lương ngoài giờ, doanh nghiệp nên cố gắng sắp xếp lại bảng phân công công việc và tránh việc phải làm thêm giờ. Có lẽ một số nhân viên sẽ muốn bắt đầu làm việc sớm hơn và một số khác lại muốn tan làm muộn hơn. Những giải pháp này sẽ cho phép họ hoàn thành công việc trong giờ làm việc mà không phải tốn thêm chi phí cho các ca làm thêm giờ.

Một cách khác để giảm chi phí nhân công là khuyến khích nhân viên cố gắng giảm bớt ngày nghỉ vì những lý do cá nhân hay đau ốm. Mỗi khi có một nhân viên phải nghỉ ốm, doanh nghiệp sẽ cần tìm cách thay thế vị trí đó bằng cách yêu cầu nhân viên khác làm thêm giờ, hoặc phải giảm ca làm và giảm năng suất. Dù bằng cách nào, những ngày nhân viên nghỉ ốm và bận công việc cá nhân đều là gánh nặng cho công ty.

Một số công ty đã thành công khi áp dụng chế độ khen thưởng cho những nhân viên không nghỉ phép do ốm đau trong một năm hay sáu tháng. Đối với doanh nghiệp, khoản chi cho khen thưởng sẽ là kinh tế hơn so với chi phí khi để nhân viên nghỉ phép.

Thiệt hại về thiết bị ảnh hưởng đến chi phí kinh doanh theo hai cách. Thứ nhất, thiệt hại về thiết bị làm giảm năng suất trong khi trong khi thiết bị được sửa chữa. Tùy vào tầm quan trọng đối với toàn bộ quy trình mà các phần bị hư hỏng có thể đẩy cả dây chuyền hoạt động của doanh nghiệp mất năng suất trong một khoảng thời gian. Thứ hai, thiệt hại về thiết bị sẽ tiêu tốn một khoản phí sửa chữa liên bao gồm tiền công sửa, thời gian sửa và các vật tư thay thế.
Trong dài hạn, đảm bảo nhân viên làm đúng quy trình để tránh thiệt hại cho thiết bị có thể góp phần đáng kể vào việc tiết kiệm chi phí cho công ty.

Trước khi xảy ra thiệt hại nghiêm trọng và tốn kém, doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra và bảo dưỡng các thiết bị của mình để có thể thay thế bộ phận bị hỏng hóc.

Tăng chi phí ban đầu cho việc đảm bảo an toàn lao động sẽ giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí không cần thiết. Doanh nghiệp hãy xét đến tất cả các các chi phí tổn thất, cả trực tiếp và gián tiếp, khi có 1 tại nạn xảy ra ở nơi làm việc, bao gồm:

• Chi phí thuốc thang

• Phí bảo hiểm tăng

• Năng suất giảm trong khi nhân viên nghỉ

• Tốn tiền bạc và thời gian để điều tra nguyên nhân của tai nạn

• Chi phí cho việc làm thay ca và thời gian cho nhân viên đó

• Tinh thần lao động giảm sút

• Mất uy tín công ty và chi phí cho quan hệ công chúng

• Tiền phạt và án phí từ cơ quan chính phủ trong một số trường hợp.

Do vậy, tăng các biện pháp an toàn và phòng chống tai nạn lao động trước hết sẽ cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần chắc chắn rằng mình đang nhận được dịch vụ tốt nhất cho các vật tư cần thiết. Do đó, việc bỏ thời gian để tìm kiếm nhà cung ứng tốt nhất có thể giúp doanh nghiệp tiết nghiệp một khoản khá lớn.

Ví dụ, nếu có thể mua giấy rẻ hơn chỉ 10 nghìn đồng mỗi ram giấy (500 tờ) với cùng một chất lượng, thì doanh nghiệp có thể tiết kiệm được bao nhiêu tiền trong một năm? Nếu doanh nghiệp mua 100 ram giấy trong một tháng thì sẽ tiết kiệm được một khoản là 12 triệu một năm. Nếu thực hiện hình thức tiết kiệm này trên mỗi sản phẩm bằng cách đổi nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể tiết kiệm một lượng đáng kể hàng năm.

Rõ ràng hình thức tiết kiệm này có thể được áp dụng hiệu quả dựa trên quy mô và các doanh nghiệp lớn sẽ tiết kiệm được nhiều hơn, nhưng bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể tiết kiệm bằng cách đổi nhà cung cấp rẻ hơn.

Nhiều công ty áp dụng chính sách để nhân viên cũng có thể góp phần vào việc tiết kiệm chi phí trong một khoảng thời gian cụ thể. Điều này khuyến khích và thúc đẩy nhân viên tự làm việc hiệu quả hơn, tự hạn chế tai nạn lao động và thiệt hại, góp phần trong việc giảm chi phí, hơn là đẩy toàn bộ việc đó lên vai nhà quản lý.

Ví dụ, nếu nhân viên có thể giảm chi phí tới 250 triệu một tháng thì trong sáu tháng công ty sẽ tiết kiệm được 1, 5 tỷ. Nếu doanh nghiệp chi hơn 50% trong khoản tiết kiệm đó vào việc khen thưởng nhân viên, doanh nghiệp vẫn sẽ tiết kiệm được 125 triệu trong sáu tháng. Tạo điều kiện để nhân viên đóng góp 10 đến 25 phần trăm trong các khoản tiết kiệm sẽ tạo lợi ích nhiều hơn cho công ty, đồng thời vẫn khuyến khích các nhân viên giảm chi phí vì lợi ích của doanh nghiệp

Có rất nhiều cách để giảm chi phí của doanh nghiệp. Với mỗi hoạt động tiết kiệm chi phí, lợi nhuận của công ty sẽ tăng lên nhiều hơn và giảm tác động của khủng hoảng tài chính toàn cầu. Cắt giảm chi phí ngay lúc này có thể đảm bảo sự tồn tại cho các doanh nghiệp trong những thời điểm khó khăn và điều này vẫn có thể áp dụng khi nền kinh tế phục hồi.

Bài viết này hữu ích chứ?

CóKhông