Văn bản làm rõ hồ sơ mời thầu là gì?

Trong nền kinh tế thị trường như hiện nay, các hoạt động mua bán hàng hóa, dịch vụ được phát triển một cách rộng rãi trên mọi mặt của đời sống kinh tế xã hội, trong đó có hoạt động đấu thầu, hoạt động ngày càng trở nên trở thành một hoạt động kinh tế phổ biến, diễn ra trên hầu hết các quốc gia và mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế xã hội.

Hồ sơ mời thầu là một vấn đề vô cùng quan trọng trong đấu thầu, tuy nhiên trong hồ sơ mời thầu gồm những gì thì không phải ai cũng nắm rõ.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ đến bạn đọc những nội dung liên quan đến câu hỏi Hồ sơ mời thầu gồm những gì?

Hồ sơ mời thầu là gì?

Hồ sơ mời thầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho hình thức đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, bao gồm các yêu cầu cho một dự án, gói thầu, làm căn cứ để nhà thầu, nhà đầu tư chuẩn bị hồ sơ dự thầu và để bên mời thầu tổ chức đánh giá hồ sơ dự thầu nhằm lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư.

Hồ sơ mời thầu là một trong những yếu tố căn bản quyết định chất lượng và hiệu quả của gói thầu. Vì vậy, công việc lập hồ sơ mời thầu cần được đặc biệt quan trọng. Đối với những gói thầu mà bên mời thầu chưa đủ kinh nghiệm Ví dụ như doanh nghiệp chế biến thủy hải sản thuê xây dựng nhà xưởng của mình thì bên mời thầu có thể lập tổ chuyên gia hoặc thuê tư vấn để giúp lập hồ sơ mời thầu.

Trước khi tìm hiểu về vấn đề Hồ sơ mời thầu gồm những gì? thì cần nắm được khái niệm hồ sơ mời thầu như đã nêu ở trên.

Điều kiện phát hành hồ sơ mời thầu

Khoản 1 Điều 7 Luật đấu thầu quy định Điều kiện phát hành hồ sơ mời thầu gồm những điều kiện sau:

– Kế hoạch lựa chọn nhà thầu được phê duyệt;

– Hồ sơ mời thầu được phê duyệt bao gồm các nội dung yêu cầu về thủ tục đấu thầu, bảng dữ liệu đấu thầu, tiêu chuẩn đánh giá, biểu mẫu dự thầu, bảng khối lượng mời thầu; yêu cầu về tiến độ, kỹ thuật, chất lượng; điều kiện chung, điều kiện cụ thể của hợp đồng, mẫu văn bản hợp đồng và các nội dung cần thiết khác;

– Thông báo mời thầu, thông báo mời chào hàng hoặc danh sách ngắn được đăng tải theo quy định của Luật đấu thầu

– Nguồn vốn cho gói thầu được thu xếp theo tiến độ thực hiện gói thầu;

– Nội dung, danh mục hàng hóa, dịch vụ và dự toán được người có thẩm quyền phê duyệt trong trường hợp mua sắm thường xuyên, mua sắm tập trung;

– Bảo đảm bàn giao mặt bằng thi công theo tiến độ thực hiện gói thầu.

Nội dung hồ sơ mời thầu phải cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu phù hợp. Hồ sơ mời thầu càng rõ ràng càng tốt bao gồm: Loại hàng hóa đặt mua, địa điểm và thời gian giao hàng hoặc lắp đặt, yêu cầu bảo hành, bảo trì, yêu cầu bảo hành, bảo trì, mô tả chi tiết về kỹ thuật, tiêu chuẩn của tất cả những đặc điểm chủ yếu của hàng hóa, dịch vụ mua sắm, phải có khuyến cáo rằng bất kỳ sự không tuân thủ nào với những đặc điểm chủ yếu này sẽ làm cho hồ sơ dự thầu bị coi là không đáp ứng yêu cầu.

Hồ sơ mời thầu phải có những phương pháp đánh giá và điều kiện xét thầu cũng như những yếu tố hoặc cơ sở sẽ được dùng để so sánh các hồ sơ dự thầu, trường hợp bên mời thầu sửa đổi một số nội dung trong hồ sơ mời thầu bên mời thầu phải gửi nội dung đã sửa đổi bằng văn bản tới các tất cả các bên dự thầu trước thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ dự thầu ít nhất là 10 ngày để các bên dự thầu có điều kiện hoàn chỉnh thêm hồ sơ dự thầu của mình.

Điều 218 Luật thương mại 2005 quy định Hồ sơ mời thầu bao gồm:

– Thông báo mời thầu

Do yêu cầu đảm bảo tính cạnh tranh trong đấu thầu mà tất cả các gói thầu đều phải thông báo công khai. Tùy vào hình thức đấu thầu rộng rãi hay hạn chế mà thông báo rộng rãi hay hạn chế. Thông báo mời thầu nhằm đưa đến cho các nhà thầu đầy đủ thông tin liên quan đến gói thầu để các nhà thầu chuẩn bị điều kiện tham dự. Thông báo mời thầu được quy định cụ thể tại khoản 1 điều 219 Luật thương mại như sau: “1. Thông báo mời thầu gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

a] Tên, địa chỉ của bên mời thầu;

b] Tóm tắt nội dung đấu thầu;

c] Thời hạn, địa điểm và thủ tục nhận hồ sơ mời thầu;

d] Thời hạn, địa điểm, thủ tục nộp hồ sơ dự thầu;

đ] Những chỉ dẫn để tìm hiểu hồ sơ mời thầu.

Hình thức của thông báo mời thầu phải phù hợp với hình thức đấu thầu. Theo Khoản 2 điều 219 Luật thương mại 2005 quy định: Bên mời thầu có trách nhiệm thông báo rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng đối với trường hợp đấu thầu rộng rãi hoặc gửi thông báo mời đăng ký dự thầu đến các nhà thầu đủ điều kiện trong trường hợp đấu thầu hạn chế.

Thông báo mời đăng kí dự thầu có thể gửi trực tiếp, gửi qua Fax, qua đường bưu điện hoặc các phương tiện khác tới các nhà thầu trong danh sách đã được chọn.

– Các yêu cầu liên quan đến hàng hóa, dịch vụ được đấu thầu

Nội dung hồ sơ mời thầu phải được cung cấp phải cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu phù hợp. Mức độ chi tiết về thông tin các hàng hóa, dịch vụ đấu thầu càng chi tiết thì càng thuận lợi cho nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu cũng như cho việc xét thầu sau này.

– Phương pháp đánh giá, so sánh, xếp hạng và lựa chọn nhà thầu

Việc bên mời thầu đưa ra các phương pháp đánh giá, so sánh, xếp hạng và lựa chọn nhà thầu giúp các nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu và các phương án phù hợp với yêu cầu của bên mời thầu, từ đó có thể giúp họ giành lợi thế trong đấu thầu. Đánh giá, so sánh, xếp loại hồ sơ dự thầu có thể do bên mời thầu tự làm nhưng thường phải có sự giúp đỡ của các tổ chức, chuyên gia và phải hoàn tất trong thời hạn tồn tại hiệu lực của hồ sơ dự thầu.

– Những chỉ dẫn khác liên quan đến việc đấu thầu

Bên mời thầu có trách nhiệm chỉ dẫn cho bên dự thầu về các điều kiện dự thầu, các thủ tục được áp dụng trong quá trình đấu thầu và giải đáp các câu hỏi của bên dự thầu.

Trên đây là những nội dung mà chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn đọc liên quan đến câu hỏi Hồ sơ mời thầu gồm những gì?.

Khi tham gia hoạt động đấu thầu, nhiều trường hợp nhà thầu, nhà đầu tư khi xem xét hồ sơ mời thầu của bên mời thầu nhưng lại có một số vấn đề chưa được rõ ràng  Lúc này, nhà thầu, nhà đầu tư có thể đề nghị bên mời thầu làm rõ hồ sơ mời thầu. Vậy làm rõ hồ sơ mời thầu là gì? Pháp luật quy định việc làm rõ hồ sơ mời thầu như nào?Thời gian làm rõ hồ sơ mời thầu là bao lâu? Chi phí làm rõ hồ sơ mời thầu là bao nhiêu?  Để giúp quý độc giả hiểu rõ hơn về vấn đề này, chúng tôi xin gửi đến quý độc giả thông tin dưới bài viết sau.

LÀM RÕ HỒ SƠ MỜI THẦU?

Theo Luật đấu thầu 2013 hiện hành không có khái niệm rõ ràng về làm rõ hồ sơ mời thầu. Thuật ngữ này được nhắc đến tại các quy định về thẩm định, phê duyệt hồ sơ mời thầu hiện hành tại Luật đấu thầu 2013; Nghị định 63/2014/NĐ-CP ngày 26/06/2014 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật đấu thầu về lựa chọn nhà thầu; Nghị định 35/2021/NĐ-CP ngày 29/03/2021 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật đầu tư theo phương thức đối tác công tư.

Trên cơ sở các quy định liên quan đến việc làm rõ hồ sơ mời thầu hiện hành này, có thể hiểu đơn giản, làm rõ hồ sơ mời thầu là việc bên mời thầu giải đáp những vấn đề chưa được rõ ràng trong hồ sơ mời thầu theo đề nghị của nhà thầu, nhà đầu tư

Theo quy định hiện hành về tổ chức lựa chọn nhà thầu, nhà đấu tư có quy định cụ thể về việc làm rõ hồ sơ mời thầu. Cụ thể:

Tại điểm c, điểm d Khoản 2 Điều 14 Nghị định 63/2014/NĐ-CP quy định về tổ chức lựa chọn nhà thầu có quy định việc làm rõ hồ sơ mời thấu như sau:

“c] Trường hợp cần làm rõ hồ sơ mời thầu thì nhà thầu phải gửi văn bản đề nghị đến bên mời thầu tối thiểu 03 ngày làm việc [đối với đấu thầu trong nước], 05 ngày làm việc [đối với đấu thầu quốc tế] trước ngày có thời điểm đóng thầu để xem xét, xử lý. Việc làm rõ hồ sơ mời thầu được bên mời thầu thực hiện theo một hoặc các hình thức sau đây:

– Gửi văn bản làm rõ cho các nhà thầu đã mua hoặc nhận hồ sơ mời thầu;

– Trong trường hợp cần thiết, tổ chức hội nghị tiền đấu thầu để trao đổi về những nội dung trong hồ sơ mời thầu mà các nhà thầu chưa rõ. Nội dung trao đổi phải được bên mời thầu ghi lại thành biên bản và lập thành văn bản làm rõ hồ sơ mời thầu gửi cho các nhà thầu đã mua hoặc nhận hồ sơ mời thầu;

– Nội dung làm rõ hồ sơ mời thầu không được trái với nội dung của hồ sơ mời thầu đã duyệt, Trường hợp sau khi làm rõ hồ sơ mời thầu dẫn đến phải sửa đổi hồ sơ mời thầu thì việc sửa đổi hồ sơ mời thầu thực hiện theo quy định tại Điểm b Khoản này;

d] Quyết định sửa đổi, văn bản làm rõ hồ sơ mời thầu là một phần của hồ sơ mời thầu.”

Tại Khoản 4, khoản 5 Điều 51 Nghị định 35/2021/NĐ-CP quy định về làm rõ hồ sơ mời thầu trong tổ chức lựa chọn nhà đầu tư như sau:

“4. Làm rõ hồ sơ mời thầu

1. a] Đối với dự án áp dụng đấu thầu rộng rãi có sơ tuyển, đàm phán cạnh tranh theo quy định tại Điều 38 của Luật PPP, nhà đầu tư phải gửi văn bản đề nghị đến bên mời thầu tối thiểu 07 ngày làm việc [đối với lựa chọn nhà đầu tư trong nước], 15 ngày [đối với lựa chọn nhà đầu tư quốc tế] trước ngày có thời điểm đóng thầu để xem xét, xử lý. Việc làm rõ hồ sơ mời thầu được bên mời thầu thực hiện theo một trong các hình thức sau đây:

– Gửi văn bản làm rõ cho các nhà đầu tư trong danh sách ngắn;

– Trường hợp cần thiết, tổ chức hội nghị tiền đấu thầu để trao đổi về những nội dung trong hồ sơ mời thầu mà nhà đầu tư chưa rõ. Nội dung trao đổi phải được bên mời thầu ghi lại thành biên bản và lập thành văn bản làm rõ hồ sơ mời thầu gửi tới các nhà đầu tư trong danh sách ngắn.

b] Đối với dự án áp dụng đấu thầu rộng rãi không sơ tuyển, nhà đầu tư phải gửi văn bản đề nghị đến bên mời thầu hoặc thông qua Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia tối thiểu 07 ngày làm việc [đối với lựa chọn nhà đầu tư trong nước], 15 ngày [đối với lựa chọn nhà đầu tư quốc tế] trước ngày có thời điểm đóng thầu để xem xét, xử lý. Việc làm rõ hồ sơ mời thầu được bên mời thầu thực hiện theo một trong các hình thức sau đây:

– Đăng tải văn bản làm rõ trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia;

– Trường hợp cần thiết, tổ chức hội nghị tiền đấu thầu để trao đổi về những nội dung trong hồ sơ mời thầu mà nhà đầu tư chưa rõ. Nội dung trao đổi phải được bên mời thầu ghi lại thành biên bản và lập thành văn bản làm rõ hồ sơ mời thầu; văn bản làm rõ phải được đăng tải trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.

c] Nội dung làm rõ hồ sơ mời thầu không được trái với nội dung của hồ sơ mời thầu đã duyệt. Trường hợp sau khi làm rõ hồ sơ mời thầu dẫn đến phải sửa đổi hồ sơ mời thầu thì việc sửa đổi hồ sơ mời thầu thực hiện theo quy định tại khoản 3 Điều này.

2. Quyết định sửa đổi, văn bản làm rõ hồ sơ mời thầu là một phần của hồ sơ mời thầu.”

Việc làm rõ hồ sơ mời thầu hiện hành không có quy định rõ về thời gian giải quyết, nhà thầu, nhà đầu tư khi có mong muốn làm rõ hồ sơ mời thầu chỉ cần đáp ứng thời gian nộp văn bản đề nghị làm rõ hồ sơ mời thầu theo quy định nêu tại mục trên, bên mời thầu sẽ có trách nhiệm ra văn bản làm rõ hoặc trong trường hợp cần thiết bên mời thầu sẽ tổ chức hội nghị để trao đổi những nội dung trong hồ sơ mời thầu mà nhà thầu, nhà đầu tư chưa rõ để đảm bảo nhà thầu, nhà đầu tư đủ cơ sở nộp hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất trước thời điểm đóng thầu.

Trong trường hợp cần làm rõ hồ sơ mời thầu  thì nhà thầu, nhà đầu tư có quyền đề nghị bên mời thầu làm rõ hồ sơ mời thầu. Theo luật đấu thầu hiện hành không có quy định về phí, lệ phí khi làm rõ hồ sơ mời thầu.

Trên đây là toàn bộ tư vấn của chúng tôi về làm rõ hồ sơ mời thầu theo quy định mới nhất hiện hành để bạn đọc tham khảo, qua đó quý độc giả có thể hiểu rõ vấn đề này trong hoạt động đấu thầu. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì về vấn đề nêu trên hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ pháp lý của chúng tôi hãy liên hệ để được hỗ trợ tốt nhất.