Một số điểm mới cần lưu ý khi soạn thảo văn bản hành chính của Nghị định 30 về công tác văn thư
Ngày 05/3/2020, Chính phủ đã ban hành Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư thay thế Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định về công tác văn thư, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110 và có hiệu lực kể từ ngày 05/3/2020.
Nghị định 110 không quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản mà giao cho Bộ Nội vụ hướng dẫn tại Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 24/01/2011. Để nâng cao hiệu lực pháp lý của quy định, khắc phục một số hạn chế do thể thức, kỹ thuật trình bày của văn bản hành chính chưa thống nhất với văn bản quy phạm pháp luật; thể thức, kỹ thuật trình bày của văn bản điện tử chưa thống nhất với văn bản giấy gây khó khăn cho công chức, viên chức trong quá trình tham mưu, soạn thảo văn bản, Nghị định 30 đã quy định cụ thể và có sửa đổi, bổ sung một số quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, cụ thể như sau:
Hội nghị triển khai Nghị định 30 tại Sở Thông tin và Truyền thông Cà Mau
Về khổ giấy
Nghị định 30 quy định tất cả các văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4, trong khi Thông tư 01 quy định văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4, còn các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 hoặc trên giấy mẫu in sẵn [khổ A5].
Về phông chữ trong soạn thảo văn bản
Thông tư 01 chỉ quy định phông chữ sử dụng để trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. Nghị định 30 đã quy định cụ thể phông chữ phải là "phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001".
Về căn cứ pháp lý
Đối với các văn bản có phần căn cứ ban hành thì phần căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy [;], dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm [.].
Về thứ tự các điểm trong mỗi khoản
Dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự bảng chữ cái tiếng Việt, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng.
Về các trường hợp phải viết hoa
Khác với Thông tư 01, Nghị định 30 quy định 4 nhóm trường hợp phải viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh: Sau dấu chấm câu [.]; sau dấu chấm hỏi [?]; sau dấu chấm than [!] và khi xuống dòng. Bên cạnh đó, đã bổ sung thêm một số trường hợp phải viết hoa trong từng nhóm như:
Danh từ thuộc trường hợp đặc biệt phải viết hoa gồm:Nhân dân, Nhà nước.
Thông tư 01 quy định viện dẫn điểm, khoản cũng viết hoa, tuy nhiên Nghị định 30 chỉ quy định điều mới viết hoa còn điểm, khoản không viết hoa.
Về cách đánh số trang
Thông tư 01 quy định số trang văn bản được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy [phần footer]. Tuy nhiên theo Nghị định 30, số trang văn bản được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng và không hiển thị số trang thứ nhất. Quy định này thống nhất cách đánh số trang với văn bản quy phạm pháp luật tránh nhầm lẫn, khắc phục khó khăn cho các cá nhân trong soạn thảo văn bản như hiện nay.
Về nơi nhận
Nơi nhận văn bản gồm: Nơi nhận để thực hiện; nơi nhận để kiểm tra, giám sát, báo cáo, trao đổi công việc, để biết; nơi nhận để lưu văn bản.
[1] Đối với Tờ trình, Báo cáo [cơ quan, tổ chức cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức cấp trên] và Công văn, nơi nhận bao gồm:
Phần thứ nhất bao gồm từ Kính gửi, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc.
Phần thứ hai bao gồm từ Nơi nhận, phía dưới là từ Như trên, tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản.
[2] Đối với những văn bản khác, nơi nhận bao gồm từ Nơi nhận và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản.
Về ký thừa lệnh
Nghị định 30 bổ sung quy định: Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay [Thông tư 01 cũng như Nghị định 110, Nghị định 09 sửa đổi, bổ sung Nghị định 110 về công tác văn thư không quy định việc ký thừa lệnh được ký thay].
Về phần Phụ lục
Nghị định 30 đã bổ sung hướng dẫn cụ thể đối với thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục được ban hành, theo đó thông tin chỉ dẫn kèm theo phụ lục bao gồm: "Số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản"; vị trí đặt "canh giữa phía dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, cùng phông chữ với nội dung văn bản, màu đen".
Đồng thời, Nghị định 30 cũng quy định rõ "Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục [Kèm theo văn bản số/- ngày tháng năm] được ghi đầy đủ đối với văn bản giấy; đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này".
Số trang của Phụ lục được đánh số riêng theo từng Phụ lục./.