Sự khác nhau giữa kiểm tra và kiểm soát

PHÂN BIỆT CÁC THUẬT NGỮ “GIÁM SÁT”, “THANH TRA”, “KIỂM TRA”, “KIỂM SÁT” VIỆC THỰC HIỆN QUYỀN LỰC NHÀ NƯỚC VỚI “KIỂM SOÁT” QUYỀN LỰC NHÀ NƯỚC

Thứ năm, 30.06.2016 08:33

Sự khác biệt giữa Kiểm tra nội bộ và Kiểm soát nội bộ

Sự khác nhau giữa kiểm tra và kiểm soát
Sự khác biệt giữa Kiểm tra nội bộ và Kiểm soát nội bộ - ĐờI SốNg

CHỨC NĂNG KIỂM TRA – KIỂM SOÁT

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (261.34 KB, 5 trang )


1

Chương VI
CHỨC NĂNG KIỂM TRA – KIỂM SOÁT


I. KHÁI NIỆM KIỂM TRA – KIỂM SOÁT
Theo tiếng Anh, Kiểm tra: Inspection hay Check còn Kiểm soát: Control. Theo từ điển
tiếng Việt, Kiểm tra là “Xem xét tình hình thực tế để xem xét đánh giá, nhận xét”, ví dụ như: kiểm
tra sổ sách, làm bài kiểm tra, kiểm tra sức khỏe, …; còn Kiểm soát là “xem xét để phát hiện, ngăn
chặn những gì trái với qui định”, và kiểm soát cũng còn nghĩa khác là đặt trong phạm vi quyền
hành của ai quản lý, ví dụ
: vùng do đối phương kiểm soát, ngân hàng kiểm soát việc sử dụng vốn
đối với khách hàng vay, … Như vậy, Kiểm tra và Kiểm soát là hai từ riêng, nghĩa của chúng
không hoàn toàn giống nhau. Song chúng có nhiều điểm tương đồng.

Xem về phương diện quản trị, kiểm tra - kiểm soát là việc đo lường kết quả thực tế so
sánh với tiêu chuẩn qui định nhằm phát hiện những sai lệch để
điều chỉnh nếu chủ thể quản trị
thấy cần thiết.

- Đo lường: là sự cân, đong, đo, đếm, nhìn thấy, nghe thấy cảm nhận được kết quả họạt
động trong thực tế, tùy theo đối tượng kiểm tra – kiểm soát mà chọn phương pháp và công cụ
kiểm tra thích hợp, chẳng hạn ta muốn biết số lượng một xe gạo cần phải dùng phương pháp cân,
muốn biết chiều dài một cây vải cần phải đo, muốn biết bao nhiêu chiếc ti vi cần phải đếm, còn
muốn biết chất lượng một bài giảng của một giảng viên thì phải thông qua phương pháp nghe,
nhìn, cảm nhận đúng hay sai, hay hoặc dở, …

- Tiêu chuẩn: là những gì đã ấn định trước đó, ví dụ như kế hoạch, nhiệm vụ được giao,
thể lệ, chế


độ qui định, … là cái chuẩn để đối chiếu, so sánh…

- Sai lệch: là những gì mà kết quả thực tế khác với tiêu chuẩn qui định. Có thể kết quả thực
tế lớn hơn tiêu chuẩn qui định hoặc ngược lại, muốn biết trạng thái nào là tốt thì còn phụ thuộc
trạng thái mà chủ thể mong đợi, ví dụ doanh thu, lợi nhuận bao giờ cũng mong muốn thực hiện
đạt và vượt k
ế hoạch, còn chi phí giá thành thì ngược lại, …

II. Ý NGHĨA CỦA KIỂM TRA – KIỂM SOÁT TRONG QUẢN TRỊ
Kiểm soát là một chức năng cuối cùng của quá trình quản trị: Hoạch định, tổ chức, điều
khiển và kiểm tra – kiểm soát, nhưng chúng không phải là chức năng thứ yếu mà ngược lại chúng
là một chức năng quan trọng, nó có ý nghĩa to lớn trong quá trình quản trị.

1- Thông qua kiểm tra – kiểm soát mà nhà quản tr
ị nắm bắt được tiến trình thực hiện các kế
hoạch, mục tiêu, nhiệm vụ. Từ đó có sự điều chỉnh kịp thời nếu có sai sót tránh những
tổn thất lớn hơn.
2- Nhờ có kiểm tra – kiểm soát mà xác định tính đúng đắn các khâu hoạch định, tổ chức,
điều khiển và ngay chính bản thân nó.
3- Kiểm soát là một biện pháp thúc đẩy đối tượng đạ
t đến mục tiêu của tổ chức.

Nói đến sự cần thiết của kiểm soát trong công tác lãnh đạo, Lênin đã dạy rằng “Lãnh đạo
mà không kiểm soát coi như không lãnh đạo”. “Việc kiểm soát trong quản lý kinh tế cũng tựa như

2

sinh tố. Muốn khỏe mạnh bạn phải dùng một liều lượng nào đó mỗi ngày – RICHARD S.
SLOMA” (trích: “Lời vàng cho các nhà kinh doanh” – Nhà xuất bản trẻ năm 1994)


Để nâng cao chất lượng hoạt động kiểm tra, kiểm soát trong quản trị cần phải thực hiện
một tiến trình chặt chẽ.

III. TIẾN TRÌNH KIỂM TRA – KIỂM SOÁT




















1- T
ừ công tác thực tế.

Mọi hoạt động kiểm tra – kiểm soát phải xuất phát tình hình thực tế, vì thực tế cho phép
chúng ta xác định được đối tượng, vùng (nơi) trọng yếu cần kiểm tra kiểm soát, xác định nội
dung, phương pháp, công cụ kiểm tra – kiểm soát, …; từ đó có kế hoạch kiểm tra – kiểm soát


mang tính khả thi và hữu hiệu; thể hiện đầy đủ các ý nghĩa của chức năng kiểm tra – ki
ểm soát
trong quá trình quản trị.

2- Đo lường kết quả công tác thực tế. Là khâu “cân, đong, đo, đếm” kết quả thực tế để
đối chiếu với tiêu chuẩn qui định. Chất lượng công tác kiểm tra – kiểm soát phụ thuộc phần lớn
vào chất lượng đo lường. Để nâng cao chất lượng đo lường cần chú ý đến các công cụ đo lường.

3- So sánh với tiêu chuẩn “Chuẩn” qui
định.

Tiêu chuẩn là cái gì đó được ấn định từ trước, là cái “mẫu” cần đạt được, chẳng hạn như
nhiệm vụ, kế hoạch được giao, chế độ, nội qui qui định, bản thiết kế được lập, … được làm
“chuẩn” để so sánh.

4- Xác định mức độ sai lệch.

Khi lấy kết quả thực tế so sánh với tiêu chuẩn qui định, chúng ta xác định được sai lệ
ch.
Sự sai lệch này có thể phát sinh theo hai chiều hướng khác nhau, hoặc thực tế lớn hơn “chuẩn”
Từ thực tế,
xây dựng kế
hoạch kiểm
tra – kiểm
soát

Đo lường kết
quả thực tế

So sánh tiêu


chuẩn qui
định

Xác định
mức độ sai
lệch

Tổ chức thực
hiện điều
chỉnh

Lập kế
hoạch điều
chỉnh

Tìm nguyên
nhân sai lệch
Các hoạt
động điều
chỉnh, hướng
tới sự mong
đợi
(1) (2) (3) (4)
(8) (7) (6) (5)

3

hoặc nhỏ hơn “chuẩn” qui định. Chiều hướng nào được xem là hiện tượng tốt hay không tốt còn
tùy thuộc vào chỉ tiêu so sánh, nếu lợi nhuận thực tế lớn hơn kế hoạch thì đó là hiện tượng tốt,
ngược lại giá thành sản phẩm lớn hơn kế hoạch được xem là hiện tượng không tốt.



5- Tìm nguyên nhân sai lệch.

Sau khi xác định được mức độ sai lệïch chúng ta phải tìm các nguyên nhân gây ra sự sai
lệch đó. Đây là tiền đề cần thiết cho việc lập kế hoạch điểu chỉnh.

6- Lập kế hoạch điều chỉnh.

Là việc xác định người (bộ phận) thực hiện những công việc điều chỉnh, đối tượng cần
điều chỉnh và thời gian cũng như các các biện pháp điều chỉnh. Kế hoạch đi
ều chỉnh được lập
càng chi tiết, cụ thể bao nhiêu thì hiệu quả hoạt động điều chỉnh càng cao bấy nhiêu.

7- Tổ chức điều chỉnh.

Là công việc sắp xếp, bố trí những bộ phận và cá nhân thực hiện việc điều chỉnh; qui định
quyền hạn, trách nhiệm, quyền lợi của các bên tham gia trong quá trình điều chỉnh; thiết lập các
mối quan hệ
công việc giữa các bộ phận và cá nhân,

8- Các hoạt động điều chỉnh hướng tới sự mong đợi.

Là bước cuối cùng của tiến trình kiểm tra – kiểm soát. Bao gồm những công việc cụ thể
của hoạt động điều chỉnh. Các hoạt động cụ thể này tác động trực tiếp đến đối tượng cần điều
chỉnh để hướng chúng đ
i đến những trạng thái mà người quản trị mong đợi.

IV. HÌNH THỨC KIỂM TRA - KIỂM SOÁT
Có nhiều tiêu thức phân loại kiểm tra – kiểm soát. Sau đây là một số tiêu thức chủ yếu.


1. Theo cách thức kiểm soát

- Kiểm tra – kiểm soát trực tiếp.
- Kiểm tra – kiểm soát gián tiếp.

2. Theo tác dụng kiểm tra – kiểm soát

- Kiểm tra – kiểm soát trước.
- Kiểm tra – kiểm soát sau.

3. Theo số lượng đối tượng kiểm soát

- Kiểm tra – kiểm soát toàn bộ.
- Kiểm tra – kiểm soát chọn mẫu.

4. Theo phạm vi kiểm soát

- Kiểm tra – kiểm soát nội bộ.
- Kiểm tra – kiểm soát từ bên ngoài.

5. Theo mức độ liên tục của kiểm soát

- Kiểm tra – kiểm soát thường xuyên.
- Kiểm tra – kiểm soát định kỳ.

4


V. HỆ THỐNG KIỂM TRA- KIỂM SOÁT
Hệ thống kiểm tra – kiểm soát của một donh nghiệp bao gồm:


1. Kiểm tra – kiểm soát tài chánh

Bao gồm các hoạt động:
- Kiểm tra – kiểm soát ngân sách (thu - chi tài chính).
- Phân tích tài chính, kế toán.
- Phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Kiểm toán.

2. Kiểm tra – kiểm soát tác nghiệp

Bao gồm các hoạt động:
- Kiểm tra – kiểm soát hành chánh (nhân sự).
- Kiểm tra – kiểm soát kỹ thuật.
- Kiểm tra – kiểm soát thông tin.

VI. PHÍ TỔN KIỂM TRA – KIỂM SOÁT
Kiểm tra – kiểm soát là một hoạt động quản trị có phí tổn, bao gồm thời gian, tiền bạc và
công sức. Để đánh giá hiệu quả của kiểm tra – kiểm soát người ta thường so sánh lợi ích mang lại
xuất phát từ kiểm tra – ki
ểm soát và chi phí của nó. Vì vậy, muốn kiểm tra – kiểm soát có hiệu
quả cần phải chú ý những điểm sau:

1. Tính chính xác trong đo lường

Vì đo lường chính xác mới có cơ sở nhận xét, đánh giá chính xác và ngược lại nếu đo
lường không chính xác làm cho việc nhận xét, đánh giá thiếu chính xác thậm chí trái ngược nhau,
chẳng hạn trắng thành đen, tốt thành xấu …

Để đo lường được chính xác cần phải có những thiết bị, công cụ đo lường chuyên dụng,
tiên tiến và phải được sử dụng kết hợp nhiều nguồn thông tin khác nhau.



2. Tính kinh tế

Biểu hiện, các hoạt động kiểm tra – kiểm soát phải đảm bảo chi phí thấp. Điều đó hỏi phải
có những phương pháp, hình thức phù hợp cho từng đối tượng và tình huống cụ thể, phù hợp với
thời gian và không gian cũng như các điều kiện cho phép.

3. Tính linh hoạt

Nó đòi hỏi kiểm tra – kiểm soát phải biết thay đổi phương pháp, hình thức nhằm đảm bảo
tính khách quan, trung thực. Áp dụng những phương pháp, hình thức và thời gian kiểm tra không
thay đổi, thành qui luật đối tượng sẽ biết trước và tìm cách đối phó, người quản trị khó phát hiện
được những vi phạm do cố ý làm trái vì mục đích cá nhân.

4. Tiêu chuẩn đề ra phải hợp lí và đưa ra nhiều tiêu chuẩn kiểm tra – kiểm soát kế
t hợp
Bởi vì, mỗi đối tượng mỗi tình huống có mục đích, yêu cầu kiểm tra – kiểm soát riêng, tất
nhiên không thể lấy tiêu chuẩn kiểm tra – kiểm soát của đối tượng này sử dụng cho đối tượng
khác hoặc của tình huống này cho tình huống khác.
Sự kết hợp nhiều tiêu chuẩn kiểm tra – kiểm soát nhằm có đầy đủ cơ sở để nhận xét, đánh
giá một cách toàn diện, chính xác và đi vào bản chấ
t của sự vật và hiện tượng.

5. Chú ý những nơi trọng yếu, đồng thời cũng phải lưu ý những trường hợp ngoại lệ


5

Về nguyên tắc, tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải được tổ
chức kiểm tra – kiểm soát một cách chặt chẽ. Tuy nhiên không phải ở mọi nơi mọi lúc đều thực


hiện một mức độ kiểm tra – kiểm soát như nhau, mà phải được tập trung nhiều hơn ở những
nơi trọng yếu. Nơi trọng yếu là những nơi dễ
phát sinh ra những sai sót nhất, là nơi mà ở đó
nếu sai sót sẽ dẫn đến thiệt hại rất lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Mặt khác, kiểm tra – kiểm soát trong quản trị cũng cần phải lưu ý đến các trường hợp
ngoại lệ. Vì kinh nghiệm trong thực tế nhiều trường hợp ngoại lệ, rất tình cờ mà chúng ta phát
hiện được những sai sót quan trọ
ng, hạn chế được những thiệt hại lớn của doanh nghiệp.

6. Việc kiểm soát phải hướng tới điều chỉnh sai lệch một cách tốt nhất

Có thể nói điều chỉnh là mục đích của tiến trình kiểm tra – kiểm soát, mọi hoạt động
kiểm tra – kiểm soát không hướng tới sự điều chỉnh là vô nghĩa. Tuy nhiên, trong thực tế cho
thấy không phải mọi cuộc kiểm tra – kiểm soát nào cũng nhằm đạt tới mục đích này. Còn
không ít “quan thanh tra” lợi dụng quyền hạn của mình để nhũng nhiễu, gây khó khăn cho
người khác nhằm thu lợ
i cá nhân, nhất là lúc “giao thời”, các tiêu chuẩn chưa thực sự là “chuẩn
“ để so sánh.
































Mối quan hệ và sự khác biệt giữa hoạt động thanh tra và kiểm tra, giám sát

2020-09-03 07:35:00.0

Xuất phát từ nguyên tắc mang tính bản chất của nhà nước ta là xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa của nhân dân, do nhân dân, vì nhân dân. Quyền lực nhà nước thuộc về nhân dân, nhân dân uỷ quyền cho các cơ quan nhà nước thực hiện quyền lực của mình. Quyền lực nhà nước là thống nhất, không phân chia nhưng có phân công phối hợp trong việc thực hiện các quyền lập pháp, hành pháp, tư pháp. Vì vậy trong cơ chế hoạt động của mình, các cơ quan nhà nước ngoài việc phải thường xuyên tự kiểm tra hoạt động của mình còn phải chịu sự giám sát, kiểm tra, thanh tra của các cơ quan khác trong, ngoài hệ thống và sự giám sát của nhân dân.

1. Giám sát: Là khái niệm dùng để chỉ hoạt động của các cơ quan quyền lực nhà nước, các cơ quan tư pháp, các tổ chức xã hội và mọi công dân nhằm đảm bảo sự tuân thủ nghiêm chỉnh pháp luật trong quản lý nhà nước và quản lý xã hội

2. Kiểm tra: Là khái niệm rộng, được hiểu theo hai góc độ:

Thứ nhất, kiểm tra là hoạt động thường xuyên của cơ quan nhà nước cấp trên với cơ quan nhà nước cấp dưới (trong mối quan hệ trực thuộc) nhằm xem xét, đánh giá mọi mặt hoạt động của cấp dưới khi thấy cần thiết hoặc trong trường hợp cần kiểm tra một vấn đề cụ thể nào đó. Vì vậy khi tiến hành kiểm tra, cơ quan cấp trên hoặc thủ trưởng cơ quan có quyền áp dụng các biện pháp cưỡng chế kỷ luật, biện pháp bồi thường thiệt hại vật chất hoặc áp dụng các biện pháp tác động tích cực với đối tượng bị kiểm tra cũng như động viên khen thưởng về vật chất hoặc tinh thần.

Thứ hai, kiểm tra là hoạt động của các tổ chức chính trị - xã hội như kiểm tra của Đảng, kiểm tra, giám sát của các tổ chức xã hội đối với hoạt động hành chính nhà nước. Hoạt động kiểm tra này ít mang tính quyền lực nhà nước và không trực tiếp áp dụng các biện pháp cưỡng chế mà chỉ áp dụng các biện pháp tác đông mang tính xã hội.

3. Từ quan niệm trên, cụ thể là các mối quan hệ giữa hoạt động thanh tra và kiểm tra, giám sát như sau:

Thứ nhất, nhà nước tự kiểm soát hoạt động của mình bằng các hình thức:

- Các cơ quan quyền lực nhà nước giám sát hoạt động của các cơ quan hành pháp, tư pháp;

- Cơ quan tư pháp kiểm soát cơ quan hành pháp;

- Cơ quan hành pháp tự kiểm soát thông qua hoạt động kiểm tra nội bộ; thanh tra, kiểm tra của cơ quan cấp trên đối với cơ quan cấp dưới; thanh tra việc thực hiện pháp luật của các cơ quan, tổ chức, cá nhân…

Thứ hai, nhân dân giám sát hoạt động của bộ máy nhà nước thông qua hệ thống cơ quan dân cử, mặt trận tổ quốc và các đoàn thể quần chúng; giám sát trực tiếp ở cơ sở thông qua tổ chức thanh tra nhân dân, qua hoạt động khiếu nại, tố cáo…

Từ sự phân tích trên đây, có thể nhận thấy rằng: hoạt động giám sát, kiểm tra, thanh tra có mối quan hệ ràng buộc, tương hỗ, phối hợp với nhau khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.

4. Bên cạnh mối quan hệ tác động đó hoạt động thanh tra, kiểm tra và giám sát có những điểm khác biệt cơ bản

- Về chủ thể:

Chủ thể thanh tra có phạm vi hẹp hơn và mang tính chuyên trách chủ yếu được thực hiện bởi các cơ quan thanh tra và cơ quan được giao thực hiện chức năng thanh tra. Chủ thể kiểm tra có phạm vi rộng hơn và thường gắn với sự kiểm tra của nhà quản lý đối với đối tượng quản lý. Chủ thể giám sát rộng hơn nữa bao gồm: hệ thống cơ quan quyền lực, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị xã hội và toàn thể nhân dân.

- Về hoạt động

Hoạt động của thanh tra được tiến hành theo trình tự, thủ tục chặt chẽ do pháp luật quy định và mang tính nghiệp vụ cao. Hoạt động giám sát được thực hiện thường xuyên liên tục bằng rất nhiều hình thức khác nhau. Hoạt động kiểm tra cũng được thực hiện thường xuyên liên tục và thường là đơn giản hơn thanh tra.

Cao Minh Luận



1. Kiểm soát là gì?

Kiểm soát là một tiến trình gồm các hoạt động giám sát nhằm đảm bảo rằng các hoạt động đó được thực hiện theo đúng như kế hoạch và điều chỉnh những sai sót quan trọng.

Tất cả các nhà quản trị đều có trách nhiệm trong tiến trình kiểm soát cho dù các bộ phận của họ có được thi hành tốt như kế hoạch đề ra hay chưa. Các nhà quản trị không thể thật sự hiểu hết các bộ phận của họ đã được thực hiện đúng hay chưa cho đến khi họ đã đánh giá những hoạt động nào đã hoàn thành và so sánh kết quả thực tế với tiêu chuẩn đã được đề ra trước đó.

Theo khoa học quản trị thì thường có hai tầng kiểm soát trong một doanh nghiệp là: Kiểm soát của chủ sở hữu đối với người quản lý công ty và kiểm soát của người quản lý công ty đối với toàn bộ hoạt động trong phạm vi mình quản lý.

Một hệ thống kiểm soát hiệu quả phải đảm bảo rằng các hoạt động được hoàn thành theo đúng những phương pháp mà có thể đạt được như mục tiêu của tổ chức đề ra. Hệ thống kiểm soát hữu hiệu là một hệ thống mà ở đó mọi người đều phải làm việc hết mình và không ai dám làm bậy, đồng thời giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa rủi ro trên con đường hướng đến mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra. Mọi cơ chế và quy chế mà doanh nghiệp đưa ra và xây dựng đều hướng đến một hệ thống kiểm soát như vậy. Mất mát tài sản chỉ là một chuyện rất nhỏ trong chuyện làm bậy đó thôi. Lúc đó thiệt hại có thể còn cao gấp hàng trăm, hàng ngàn lần tài sản thất thoát do làm bậy.