Phát biểu nào sau đây là lợi thế của cấu trúc tổ chức theo ma trận?

Cơ cấu tổ chức dự án dạng ma trận (tiếng Anh: Matrix project organizational structure) là một cơ cấu tổ chức lai ghép trong đó cơ cấu quản lí theo chiều ngang của dự án được lồng ghép vào cơ cấu tổ chức theo chiều dọc của công ty.

Cơ cấu tổ chức dự án dạng ma trận

Khái niêm

Cơ cấu tổ chức dự án dạng ma trận trong tiếng Anh được gọi là Matrix project organizational structure.

Cơ cấu tổ chức dạng ma trận là một cơ cấu tổ chức lai ghép trong đó cơ cấu quản lí theo chiều ngang của dự án được lồng ghép vào cơ cấu tổ chức theo chiều dọc của công ty. 

Trong cơ cấu tổ chức dạng ma trận thường có hai hệ thống chỉ huy, một hệ thống chỉ huy theo kênh chức năng và một hệ thống theo kênh dự án. 

Thay vì phân bổ từng phần công việc dự án cho các bộ phận chức năng để tạo ra các nhóm tự quản, các thành viên tham gia dự án báo cáo kết quả công việc đồng thời cho trưởng phòng ban chức năng và nhà quản dự án.

Các cơ cấu tổ chức dự án dạng ma trận khác nhau

Trong thực tế có nhiều hình thức cơ cấu tổ chức dự án ma trận khác nhau tuỳ thuộc vào mối tương quan quyền lực tương đối của nhà quản dự án và trưởng các phòng ban chức năng. 

- Cơ cấu ma trận chức năng (hoặc còn gọi là ma trận yếu, ma trận nhẹ) chỉ các loại hình cơ cấu tổ chức ma trận trong đó cán cân quyền lực nghiêng về phía các trưởng phòng ban chức năng. 

- Ma trận cân đối, ma trận trung bình chỉ cơ cấu tổ chức ma trận truyền thống trong đó có sự cân đối quyền lực giữa nhà quản dự án và trưởng phòng ban chức năng. 

- Ma trận dự án là cơ cấu tổ chức ma trận trong đó cán cân quyền lực nghiêng về phía nhà quản dự án.

Ưu điểm của cơ cấu tổ chức dự án dạng ma trận

1. Hiệu quả trong sử dụng nguồn lực – Các nguồn lực được chia sẻ cho nhiều dự án cũng như trong nội bộ phòng ban chức năng. 

Cán bộ phòng ban chuyên môn có thể phân chia thời gian làm việc cho nhiều dự án khi có yêu cầu. Điều này hạn chế sự lãng phí nguồn lực so với cơ cấu tổ chức dự án chuyên trách.

2. Chú trọng đến các hoạt động dự án hơn – Chú trọng hơn đến các hoạt động dự án do có nhà quản dự án chuyên trách có trách nhiệm điều phối và phối hợp hoạt động của các bộ phận chức năng. 

Điều này tạo ra một cách thức tổng thể giải quyết các vấn đề của dự án mà thường không có được trong cơ cấu chức năng.

3. Dễ dàng phân công nhiệm vụ mới hậu dự án – Do cơ cấu dự án được lồng ghép với cơ cấu chức năng cho nên các chuyên gia vẫn duy trì được mối liên hệ với đơn vị công tác của mình cho nên thuận tiện cho việc phân công nhiệm vụ sau khi dự án kết thúc.

4. Linh hoạt trong phân công nhiệm vụ - Cơ cấu ma trận cho phép linh hoạt trong việc sử dụng nguồn lực và cán bộ chuyên môn trong công ty. 

Trong một số trường hợp các phòng chức năng phân công cán bộ đến làm việc dưới sự quản trực tiếp của nhà quản dự án, trong một số trường hợp khác cán bộ phòng ban làm việc cho dự án dưới sự quản của trưởng bộ phận.

Hạn chế của cơ cấu tổ chức dự án dạng ma trận

1. Bất đồng không cần thiết giữa nhà quản lí dự án và trưởng các bộ phận chức năng - bất đồng thường nảy sinh giữa các yêu cầu chuyên môn phức tạp và tính đặc thù của dự án. 

Sự bất đồng trong công việc có thể dễ phát triển thành bất đồng mang tính chất cá nhân dẫn đến mâu thuẫn trong cách thức làm việc và trách nhiệm với dự án. Chỉ thông qua đàm phán và thảo luận mới giúp hạn chế những bất đồng và mâu thuẫn phát sinh.

2. Cạnh tranh nội bộ giữa các nhà quản dự án trong huy động nguồn lực – do các nguồn lực, trang thiết bị, nhân lực được chia sẻ giữa nhiều dự án khác nhau cho nên các nhà quản dự án thường có xu hướng cạnh tranh với nhau để giành giật những gì được coi là tốt nhất cho dự án của minh.

3. Căng thẳng và nhiều áp lực đối với cán bộ dự án – Cơ cấu tổ chức ma trận tạo ra hai kênh chỉ huy và mỗi cán bộ dự án có tối thiểu hai nhà quản : các nhà quản dự án và trưởng bộ phận cho nên chịu nhiều áp lực và căng thẳng trong công việc đặc biệt trong trường hợp làm việc đồng thời cho nhiều dự án.

4. Công việc thực hiện chậm – do tiến độ thực hiện các hoạt động của dự án phụ thuộc vào các phòng chức năng, đặc biệt là cơ cấu ma trận cân bằng.

(Tài liệu tham khảo: Quản trị dự án, TS. Nguyễn Quốc Duy, Cục Phát triển doanh nghiệp, Bộ Kế hoạch và đầu tư, 2012)

Diệu Nhi

Điều gì khiến các công ty và tổ chức tiến đến thành công? Trên thực tế, chúng ta có rất nhiều đáp án cho câu hỏi này. Một số ý kiến cho rằng bởi vì doanh nghiệp đang có một sứ mệnh hiệu quả; những người khác lại nghĩ rằng doanh nghiệp đang bán một sản phẩm hoặc dịch vụ có nhu cầu cao. Tuy nhiên, có một yếu tố tối quan trọng quyết định nhiều đến thành công của tổ chức đó là hình thành được mô hình cơ cấu.tổ chức hiệu quả.

Cơ cấu tổ chức được định nghĩa là “một hệ thống được sử dụng để xác định hệ thống cấp bậc trong một tổ chức. Cơ cấu tổ chức xác định từng công việc, chức năng của từng phòng ban, nhiệm vụ cụ thể  và nơi mà các báo cáo được trình lên cấp trên. Một cấu trúc  phát triển để thiết lập cách thức hoạt động, từ đó sẽ thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp.

Hiện nay, cơ cấu tổ chức được chia ra thành nhiều loại. Đó là mô hình cơ cấu.tổ chức theo chức năng truyền thống, cấu trúc phân chia, cấu trúc ma trận và cấu trúc phẳng. Mỗi cơ cấu tổ chức đều có những ưu và nhược điểm khác nhau và có thể chỉ phù hợp với các công ty hoặc tổ chức trong những tình huống nhất định hoặc tại một số thời điểm nhất định.

“Cơ cấu và thiết kế tổ chức kém dẫn đến những mâu thuẫn phức tạp: nhầm lẫn giữa vai trò, thiếu sự phối hợp giữa các chức năng, không thể chia sẻ ý tưởng và ra quyết định chậm. Những điều này sẽ gây ra những xung đột không cần thiết.

Các loại cấu trúc tổ chức

Cơ cấu tổ chức theo chức năng

Nếu bạn đã có một công việc, bạn có thể đã làm việc trong tổ chức với cơ cấu tổ chức theo chức năng. Cơ cấu chức năng ra đời khi một tổ chức được chia thành các nhóm nhỏ hơn với các nhiệm vụ hoặc vai trò cụ thể. Chẳng hạn, một công ty có một nhóm làm việc trong lĩnh vực công nghệ thông tin, một nhóm khác về tiếp thị và một nhóm khác về tài chính. 

Một lợi thế của cấu trúc này là nhân viên được phân nhóm theo bộ kỹ năng và chức năng, cho phép họ tập trung sức mạnh tập thể vào việc thực hiện vai trò với tư cách là một bộ phận.

Một trong những thách thức mà cấu trúc này mang lại là việc thiếu thông tin liên lạc giữa các bộ phận, với hầu hết các vấn đề và cuộc thảo luận diễn ra ở cấp quản lý giữa các bộ phận riêng lẻ.

Ví dụ, một bộ phận làm việc với bộ phận khác trong một dự án có thể có những kỳ vọng hoặc chi tiết khác nhau cho công việc cụ thể của bộ phận đó, điều này có thể dẫn đến các vấn đề về sau.

Ngoài ra, với các nhóm được ghép nối theo chức năng công việc, nhân viên có khả năng phát triển “tầm nhìn đường hầm” – đó là chỉ nhìn công ty qua lăng kính chức năng công việc.

Cơ cấu tổ chức theo chức năng

Cơ cấu tổ chức bộ phận

Các công ty lớn hơn hoạt động theo một số mục tiêu ngang đôi khi sử dụng cơ cấu.tổ chức bộ phận. Cơ cấu này cho phép nhiều quyền tự chủ hơn giữa các nhóm trong tổ chức. Ví dụ như General Electric. GE có nhiều bộ phận khác nhau bao gồm hàng không, vận tải, dòng chảy, kỹ thuật số và năng lượng tái tạo,…

Theo cấu trúc này, về cơ bản, mỗi bộ phận hoạt động như một công ty riêng của mình, tự kiểm soát các nguồn lực riêng, số tiền chi tiêu cho các dự án hoặc khía cạnh nhất định của bộ phận.

Ngoài ra, trong cấu trúc này, các bộ phận cũng có thể được tạo ra về mặt địa lý, với một công ty có các bộ phận ở Bắc Mỹ, Châu Âu, Đông Á, v.v.

Cơ cấu tổ chức theo bộ phận

Loại cấu trúc này mang lại sự linh hoạt hơn cho một công ty lớn có nhiều bộ phận, cho phép mỗi bộ phận hoạt động như một công ty riêng với một hoặc hai người báo cáo cho giám đốc điều hành hoặc nhân viên quản lý cấp trên của công ty mẹ. Thay vì có tất cả các chương trình được phê duyệt ở cấp cao nhất, những câu hỏi đó có thể được trả lời ở cấp bộ phận.

Nhược điểm của kiểu cơ cấu.tổ chức này là do tập trung vào các bộ phận, nên các nhân viên làm việc cùng một chức năng ở các bộ phận khác nhau không có sự giao tiếp mạnh mẽ. Cấu trúc này cũng đặt ra các vấn đề về thông lệ kế toán và có thể có tác động về thuế.

Cơ cấu tổ chức ma trận

Trong cấu trúc ma trận, nhân viên có thể báo cáo với hai hoặc nhiều sếp tùy thuộc vào tình hình hoặc dự án. Ví dụ: trong các trường hợp chức năng bình thường, một kỹ sư tại một công ty kỹ thuật lớn có thể làm việc cho một ông chủ, nhưng một dự án mới có thể cần đến kiến thức chuyên môn của kỹ sư chuyên nghiệp. Trong trường hợp này, nhân viên sẽ báo cáo với người quản lý dự án cũng như sếp của họ về tất cả các công việc hàng ngày khác.

Cấu trúc ma trận tương đối là thách thức vì không dễ để báo cáo với nhiều sếp và trao đổi thông tin với họ. Đó là lý do tại sao việc nhân viên biết vai trò, trách nhiệm và ưu tiên công việc của họ là vô cùng quan trọng.

Ưu điểm của loại cấu trúc này là nhân viên có thể chia sẻ kiến thức của họ trên các bộ phận chức năng khác nhau. Họ có thể giao tiếp và hiểu rõ hơn về vai trò của từng chức năng. Do đó, nhân viên có thể mở rộng kỹ năng và kiến thức của họ, dẫn đến sự phát triển trong tương lai.

Mặt khác, việc báo cáo cho nhiều người quản lý có thể gây thêm sự nhầm lẫn và xung đột giữa các nhà quản lý về những gì cần được báo cáo. Và nếu các ưu tiên không được xác định rõ ràng, nhân viên cũng có thể nhầm lẫn về vai trò của họ.

Cơ cấu tổ chức ma trận

Cơ cấu tổ chức phân cấp – phẳng

Ba loại cơ cấu tổ chức ở trên có thể phù hợp với một số tổ chức, thì cơ cấu.tổ chức ghép dưới đây phù hợp hơn cho các công ty nhỏ hoặc khởi nghiệp.

Kết hợp cơ cấu chức năng và cơ cấu phẳng dẫn đến cơ cấu.tổ chức phân cấp phẳng, cho phép DN đưa ra nhiều quyết định hơn giữa các cấp của tổ chức và nhìn chung, làm phẳng diện mạo theo chiều dọc của hệ thống phân cấp.

Ví dụ  về cấu trúc này trong một công ty là nếu tổ chức có một vườn ươm nội bộ hoặc chương trình đổi mới.

Trong hệ thống này, công ty có thể hoạt động theo một cấu trúc hiện có, nhưng nhân viên ở bất kỳ cấp nào cũng được khuyến khích đề xuất ý tưởng mới và thực hiện chúng. Như Lockheed Martin,  nổi tiếng với dự án skunkworks, giúp phát triển thiết kế máy bay do thám.

Google, Adobe, LinkedIn và nhiều công ty khác có các vườn ươm nội bộ, nơi nhân viên được khuyến khích sáng tạo và đổi mới để thúc đẩy sự phát triển chung của công ty.

Một lợi ích của hệ thống này là nó cho phép đổi mới nhiều hơn trong toàn công ty, cũng như loại bỏ các quy tắc và quy trình  không cần thiết dẫn đến làm chậm trễ kết quả công việc và có thể ngăn cản sự đổi mới trong cấu trúc chức năng. 

Cấu trúc nào là phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn? 

Mọi tổ chức đều khác nhau và không có cơ cấu.tổ chức nào là hoàn hảo, nhưng một trong những kiểu cơ cấu tổ chức trên có thể là tốt nhất cho công ty của bạn.

Đọc thêm: Xây dựng cơ cấu tổ chức thích ứng với khủng khoảng

Tham khảo: Dịch vụ Tư vấn Tái cơ cấu của OCD

Công ty Tư vấn Quản lý OCD (OCD Management Consulting Co.) thành lập năm 2003, là một trong những công ty tư vấn quản lý hàng đầu Việt Nam với tính chuyên nghiệp, thực tiễn và chất lượng cao. OCD đã cung cấp dịch vụ tư vấn dịch vụ tái cơ cấu cho rất nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ trong cả nước như: Tập đoàn Xây dựng và Kinh doanh Địa ốc Hòa Bình, Wacoal Việt nam, Tổng Công ty Xi măng Việt nam, Công ty CP Tư vấn Điện 1 (PECC1), Hà nội Transerco, Tổng Công ty Hoà Bình Minh, Tập đoàn VITTO…

Có liên quan