TTO - Không giữ được danh sách email liên lạc là điểm bất tiện nhất khi thiết lập tài khoản IMAP/POP3 để sử dụng Gmail trong Microsoft Outlook. Nếu không biết cách xuất danh bạ từ Gmail thành file *.csv rồi nhập vào Microsoft Outlook, GO Contact Sync sẽ rất hữu ích với bạn.
GO Contact Sync giúp bạn đồng bộ danh bạ giữa Gmail và Microsoft Outlook rất dễ dàng và nhanh chóng. Qua đó, việc gửi thư cho những người quen cũ bằng tài khoản Gmail thiết lập trong Microsoft Outlook sẽ thuận tiện hơn rất nhiều.
GO Contact Sync là phần mềm miễn phí, mã nguồn mở, dung lượng 1,08MB, tải tại đây [tương thích với mọi phiên bản Windows và Microsoft Outlook 2003/2007/2010 Beta].
Sau khi cài đặt, bạn kích hoạt GO Contact Sync thông qua shortcut trên Start menu All Programs. Trong giao diện chính của GO Contact Sync, dưới trường Google Account, bạn nhập tên và mật khẩu đăng nhập tài khoản Gmail đã thiết lập trong Microsoft Outlook vào hai hộp Username và Password.
Tiếp đến, bạn điền tên tùy thích cho phiên đồng bộ danh bạ vào hộp Sync Profile dưới trường Sysc Options.
Khung phía dưới gồm năm tùy chọn đồng bộ danh bạ giữa Microsoft Outlook và Gmail khác nhau: Merge Prompt [đồng bộ danh bạ hai chiều và hiện hộp thoại hỏi bạn cách xử trí nếu phát hiện địa chỉ email bị trùng lúc cập nhật], Merge Outlook Wins [đồng bộ danh bạ hai chiều và sẽ chéo đè lên địa chỉ email bị trùng của Gmail], Merge Google Wins [đồng bộ danh bạ hai chiều và sẽ chép đè lên địa chỉ email bị trùng của Microsoft Outlook], Outlook To Google Only [chỉ đồng bộ danh bạ theo chiều từ Microsoft Outlook sang Gmail], Google To Outlook Only [chỉ đồng bộ danh bạ theo chiều từ Gmail sang Microsoft Outlook].
Ở đây, do chỉ cần chuyển danh bạ từ Gmail sang Microsoft Outlook nên tôi đánh dấu chọn Google To Outlook Only.
LƯU Ý: GO Contact Sync hỗ trợ đồng bộ danh bạ ngay cả khi giao diện Microsoft Outlook đang chạy.
- Muốn đóng hẳn GO Contact Sync, bạn phải bấm phải chuột vào biểu tượng của nó trên khay và chọn Exit.
Dưới trường Automization, nếu đánh dấu tùy chọn Auto Sysc thay vì bấm nút Sync, quá trình đồng bộ danh bạ sẽ diễn ra và tự động lặp lại sau khoảng thời gian do bạn xác định trong hộp Sync Interval [mặc định là 120 phút].
Khi đã chọn Auto Sync, bạn nên đánh dấu luôn tùy chọn Run program at startup để GO Contact Sync luôn chạy thường trú trên khay hệ thống và tự động đồng bộ danh bạ khi đến thời điểm đã định.
Thời gian đồng bộ nhanh hay chậm tùy thuộc số lượng địa chỉ email liên lạc sẽ đồng bộ, nhưng nhìn chung là rất nhanh.
Khi thấy popup với thông điệp Complete xuất hiện trên khay hệ thống hoặc dòng chữ Last synced at… hiện ra dưới trường Sync Details là hoàn tất.
Bây giờ, từ giao diện chính của Microsoft Outlook, khi nhấp vào nút Contacts, bạn đã thấy danh sách những địa chỉ email quen thuộc mà mình thường liên lạc thông qua hộp thư Gmail chạy trên nền web.
Trong cửa sổ soạn thư của Microsoft Outlook, sau khi soạn xong nội dung thư, bạn nhấp vào nút To [hoặc CC], rê chuột vào địa chỉ email của người sẽ nhận thư [nếu muốn gửi cho nhiều người thì giữ phím Ctrl và dùng chuột trái đánh dấu chọn những địa chỉ email tương ứng] rồi bấm OK Send để gửi thư đi.
Sử dụng Microsoft Outlook để quản lý các Email là cách đơn giản nhất bạn không cần phải đăng nhập vào Webmail với Microsoft Outlook bạn có thể cấu hình để đồng bộ Email giữa Webmail và ứng dụng Microsoft Outlook từ đó bạn có thể sử dụng hiệu quả hơn. Nhưng trong quá trình sử dụng, một số Khách hàng của We Can đã gặp phải một số lỗi từ Outlook mà đa số là dùng tại khoản Gmail hoặc G Suite để sử dụng, dẫn đến khó khăn trong quá trình làm việc. Hãy cùng We Can Service tìm hiểu cách khắc phục “Lỗi hiển thị cửa sổ đăng nhập liên tục từ Outlook” khi dùng tài khoản Gmail hoặc G suite nhé!
Nguyên nhân chính xảy ra lỗi
Vì Google đã tăng cường các biện pháp bảo mật cho các tài khoản Gmail để tránh việc bị tấn công, cho nên khi bạn sử dụng Microsoft Outlook tức là một ứng dụng thứ 3 để sử dụng nên khi cài đặt tài khoản vào Outlook sẽ hiển thị lỗi không thể kết nối do bị chặn.
Nếu trước đó bạn sử dụng Outlook một cách bình thường, nhưng đột nhiên một ngày cửa sổ đăng nhập liên tục hiện lên. Mặc dù đã điền đầy đủ thông tin và chính xác nhưng vẫn không được. Nguyên nhân có thể là do bạn đã bật chế độ bảo mật “Xác minh 2 bước” của Gmail.
Cách khắc phục
Bước 1: Truy cập //myaccount.google.com/
- Đăng nhập thông tin tài khoản Gmail/G Suite của bạn.
- Chọn phần “Đăng nhập và bảo mật”.
Bước 2: Đặt mật khẩu ứng dụng
Vì Microsoft Outlook được xem như một ứng dụng thứ 3, nên bạn cần tạo một “Mật khẩu ứng dụng” để đăng nhập vào ứng dụng một cách an toàn.
- Bên thanh công cụ tay trái, bạn click vào “Hoạt động của thiết bị và sự kiện bảo mật”
- Sau đó trang sẽ đưa bạn về mục tương ứng bên phải. Tiếp theo bạn chọn “Mật khẩu ứng dụng” để đặt mật khẩu cho ứng dụng Outlook
Bước 3: Tạo mật khẩu và đăng nhập lại vào Outlook
Tại “Chọn ứng dụng và thiết bị bạn muốn tạo mật khẩu ứng dụng”, bạn có thể chọn các thẻ tương ứng có sẵn của Google. Hoặc bạn có thể đặt một tên bất kỳ, vì điều đó không quan trọng.
Bấm vào nút “TẠO” để lấy mật khẩu ứng dụng.
- Khi có được mật khẩu ứng dụng bằng 16 ký tự [như hình bên dưới]. Bạn copy mật khẩu và past vào ô “Password” trong cửa sổ đăng nhập của Outlook.
Vậy là các lỗi liên tục hiện cửa sổ đăng nhập trên Microsoft Outlook đã không còn làm phiền bạn nữa !
Mong rằng các thông tin trên sẽ góp phần giúp ích cho các Khách hàng của Công ty We Can trong quá trình làm việc. Chúng tôi luôn hy vọng được phục vụ một cách tốt nhất đến Quý khách hàng!