Với nhiều nhà tư tưởng cấp tiến, những tồn đọng của việc lập ngân sách theo phương pháp truyền thống đã làm cho tiến trình này trở nên rất nhập nhằng. Tuy nhiên, trên thực tế, lập ngân sách theo phương pháp truyền thống vẫn đóng vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch tài chính doanh nghiệp. Do đó, để trung hòa các cuộc tranh luận về lập ngân sách theo phương pháp truyền thống, các doanh nghiệp nên có những hành động để cải thiện quy trình lập ngân sách.
1. Gắn kết lập ngân sách với chiến lược
Nói cách khác, nó nên tự động cập nhật những hạn mức và quy định cho doanh nghiệp.
Thẻ cân bằng điểm [Balanced Scorecard - BSC] là một cơ chế sắp xếp hữu ích có thể hỗ trợ kết hợp quy trình lập ngân sách và đánh giá. Mặc dù BSC không thể hoàn toàn thay thế tính năng điều hành các hoạt động và lập dự tính lợi nhuận của ngân sách, nó có thể hỗ trợ chức năng điều phối mà việc lập ngân sách nên thực hiện.
Giảm tập trung vào các mục tiêu liên quan đến việc lập ngân sách và tăng cường các mục tiêu liên quan đến BSC [như là các khả năng đầu tư dài hạn, mối quan hệ với khách hàng]
2. Đưa vào các chỉ số hiệu suất phi tài chính trong việc lập ngân sách
Các hệ thống quản lý hiệu quả nhất bao gồm cả tác nhân hiệu suất tài chính và phi tài chính được thể hiện trong bản ngân sách. Đây là những chỉ số đo lường hiệu suất cấp cao [KPI], liên kết chặt chẽ với những mục tiêu của doanh nghiệp. Một khi các KPI đã được xác định, chúng nên được truyền đạt rõ ràng trong toàn bộ tổ chức
3. Sử dụng ngân sách tổng hợp để giảm các chi tiết
Do đó, nhằm giảm các chi tiết trong ngân sách, các doanh nghiệp có thể::
- Tập trung vào việc lập ngân sách cho những nhóm sản phẩm chính, những đơn vị tổ chức, các kiểu quy trình và chi phí của doanh nghiệp
- Sử dụng ngân sách tổng hợp thay vì ngân sách chi tiết để phù hợp với việc đưa ra các quyết định ở từng bộ phận
- Cho phép các lãnh đạo tản quyền phân bổ tài nguyên cho các phòng ban và các hoạt động dưới thẩm quyền của họ mà không cần phải ghi chép tài liệu chi phí cho từng phòng ban.
4. Sử dụng ngân sách cuốn chiếu [linh hoạt] thay vì ngân sách cố định
Các doanh nghiệp hàng đầu áp dụng kỹ thuật của các dự báo cuốn chiếu trong năm quý và chuyển đổi chúng thành các ngân sách cuốn chiếu tổng hợp
Ngân sách và dự báo chi tiết về mặt thống kê
- Tiến hành cho năm quý tới, trải dài qua năm sau cộng thêm 1 quý - Một khi thiết lập, chúng có thể được cập nhật trong từng quý. Các ngân sách cuốn chiếu được thiết lập dựa trên các dự báo cuốn chiếu và các quyết định phân bổ tài nguyên bổ sung - Đưa các nhà quản lý ra xa khỏi mục tiêu cuối năm, giúp cân bằng các tư duy ngắn hạn và trung hạn - Khi các thay đổi về điều kiện thị trường diễn ra, các doanh nghiệp có thể nắm lấy cơ hội hoặc tăng nguồn tài nguyên
5. Sử dụng các mục tiêu tương đối để thúc đẩy nhân viên
Các doanh nghiệp nên đánh giá hiệu suất của các nhà quản lý bằng các thước đo hiệu suất tương đối, tự điều chỉnh. Chúng cũng hỗ trợ các nhà quản lý
- Vượt qua khỏi những ranh giới được thiết lập bởi các mục tiêu cố định
- Nhận ra và nắm bắt các cơ hội tăng trưởng
- Quản lý tốt hơn các khả năng phân bổ nguồn lực của doanh nghiệp từ đó có thể đánh bại đối thủ trên thị trường thay vì cạnh tranh nội bộ
6. Tập trung vào các quy trình thay vì các hiệu suất của từng đơn vị phòng ban và tổ chức
Theo sau những biện pháp trên, các doanh nghiệp nên tập trung vào các quy trình cốt lõi như tinh gọn hiệu suất hoạt động thay vì tuân thủ các yêu cầu của từng phòng ban. Các nhà quản lý sau đó có thể tập trung vào các tác nhân chi phí chủ yếu thay vì những tác nhân chi phí đơn lẻ. Một lần nữa, điều này sẽ hỗ trợ các nhà quản lý gắn kết việc lập ngân sách với những chiến lược doanh nghiệp và thúc đẩy việc hợp tác trên toàn doanh nghiệp
Quá trình sản xuất ra một sản phẩm đòi hỏi phải tốn kém nhiều chi phí bao gồm các nguyên vật liệu khác nhau từ nhà cung cấp. Công ty sử dụng nhân công trong các công đoạn khác nhau. Ngoài ra còn có các phụ liệu cần thiết khác, những chi phí chung như điện, công cụ dụng cụ cần trong quá trình bán hàng và quản lý của toàn doanh nghiệp. Bằng việc lập ngân sách và dự toán chi phí đã đề ra ở dự toán, các kế toán sẽ đánh giá được thành quả hoạt động. Trong bài viết này, TACA sẽ:
- Làm rõ quy trình lập ngân sách và dự toán chi phí trong doanh nghiệp và mối quan hệ giữa các bộ phận dự toán.
- Áp dụng để lập ngân sách và dự toán chi phí cơ bản trong doanh nghiệp.
Lập ngân sách và dự toán chi phí
Lập ngân sách và dự toán chi phí là một trong những công cụ được sử dụng rộng rãi bởi các kế toán và các nhà quản lý trong việc hoạch định kiểm soát các dự án. Lập ngân sách và dự toán chi phí phản ánh một kế hoạch cho tương lai, được biểu hiện dưới dạng số lượng và giá trị. Quy trình lập ngân sách và dự toán chi phí được hiểu đơn giản gồm 2 khâu Kế hoạch và Kiểm soát như sau:
- Khâu kế hoạch: Nhân viên kế toán quản trị sẽ được yêu cầu cung cấp thông tin của các kỳ trước. Các số liệu, thông tin trong quá khứ sẽ được kết hợp với thông tin hiện hành để lập dự toán.
- Khâu kiểm soát: Khi các hoạt động được tiến hành, các số liệu thực tế được ghi nhận và sẽ được so sánh với số liệu dự toán. Các chênh lệch sẽ được nhân viên kế toán quản trị tính toán và ghi nhận.
Khi bắt đầu lập kế ngân sách và dự toán, phòng tài chính thường bắt đầu từ khâu sản xuất . Tính toán được số lượng bán ước tính cho năm tới, lúc này phòng tài chính điều hành làm việc với các giám đốc chi nhánh, marketing, sản xuất, nhân sự để đưa ra dự báo về tình hình bán hàng. Đây là căn cứ để toàn đơn vị sẽ thống nhất ước tính chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung.
\>> Để có góc nhìn chi tiết hơn về phương pháp dự toán ngân sách, quy trình lập ngân sách, bạn có thể xem thêm:
- Phương pháp lập dự toán ngân sách
- Quy trình lập kế hoạch ngân sách bắt đầu từ đâu?
Là xác định số lượng sản phẩm cần phải sản xuất nhằm đáp ứng nhu cầu bán hàng và mức tồn kho cần thiết. Với thông tin dự báo về số lượng bán, phòng tài chính sẽ lập được dự báo, thành phẩm tồn kho đầu kỳ và thành phẩm tồn kho dự kiến.
Ví dụ: Quản lý của Công ty may Tấn Phát muốn có mức tồn kho thành phẩm là 15% doanh số dự báo của tháng kế tiếp để đảm bảo không bị thiếu hàng cho việc bán. Doanh số bán dự báo cộng với mức tồn kho dự kiến lúc cuối kỳ sẽ là tổng thành phẩm tồn kho.
Ta có: Tổng thành phẩm cần có – Số tồn kho đầu kỳ = Số sản phẩm sản xuất trong kỳ. Trong đó: Tổng thành phẩm cần có = Số lượng tồn kho cuối kỳ dự kiến + số lượng bán dự kiến.
Bảng: Lập ngân sách và dự toán chi phí sản xuất
Thông thường việc Lập ngân sách và dự toán chi phí nguyên vật liệu mua trong kỳ có quan hệ trực tiếp với Lập ngân sách và dự toán chi phí sản xuất. Sau khi đã có dự toán sản xuất, trưởng bộ phận mua sẽ xác định số vật liệu cần cho sản xuất chung.
Lập ngân sách & Dự toán chi phí mua NVL
Lập ngân sách và dự toán chi phí nguyên vật liệu xác định số nguyên vật liệu cần thiết để đáp ứng nhu cầu sản xuất của công ty. Việc xác định nhu cầu mua nguyên vật liệu của đơn vị cần phải căn cứ vào tính chất nguyên vật liệu cần thiết để tạo ra thành phẩm của đơn vị. Nếu nguyên vật liệu thuộc dạng khan hiếm thì nhu cầu lưu kho càng tăng và ngược lại.
Ví dụ: Xét tình huống của Công ty may Tấn phát, do công ty không trực tiếp sản xuất ra vải, và việc đặt mua vải thường bị chậm trễ nên công ty phải duy trì mức tồn kho vải nguyên liệu tương đối cao, 25% nhu cầu sản xuất của tháng kế tiếp để tránh thiếu hụt cho sản xuất. Tuy nhiên, với phụ liệu thì công ty đã có hợp đồng cam kết giao hàng theo ngày nên công ty không cần lưu kho cho số liệu phụ này.
Giả sử mỗi chiếc áo cần 2,4m2 vải, như vậy tổng số vải cần có cho sản xuất sẽ được xác định bằng cách lấy tổng số sản phẩm [] với 2,4m2 . Mức tồn kho vải cần thiết cuối tháng được cộng với tổng nhu cầu cho sản xuất trong tháng để tính ra toàn bộ số vải cần có trong tháng. Cuối kỳ, ta lấy tổng số vải cần có trong tháng [–] số vải tồn kho đầu tháng để tính ra số vải cần mua trong tháng.
Từ lập ngân sách và dự toán chi phí của sản xuất, công ty dự định sản xuất 650 áo trong tháng 10, nên số vải cần cho sản xuất sẽ là 1.560 [650 × 2,4m]. Ngoài ra do công ty cần có số vải tồn kho cuối kỳ là 25% nhu cầu cho tháng kế tiếp. Trong tháng 10, mức tồn kho cần có cuối kỳ sẽ là 963m2 [25% × 3.852]. Vậy tổng số vải cần mua để phục vụ sản xuất sẽ là 2.133m2 [1.560 + 963 – 390]. Giá của một mét vải là 12.000 đồng nên tổng trị giá vải mua trong tháng 10 sẽ là 2.133m2 × 12.000đồng = 25.596.000 đồng.
Bảng: Lập ngân sách và dự toán chi phí nguyên vật liệu
Sau khi hoàn thành khâu dự toán sản xuất, phòng tài chính đi đến bước lập ngân sách và dự toán chi phí nhân công để việc xác định nguồn nhân lực cần thiết,đáp ứng nhu cầu sản xuất của đơn vị.
\>> Bài viết Giải pháp lập ngân sách vốn sẽ giúp bạn có góc nhìn cụ thể hơn về vốn doanh nghiệp
Lập ngân sách & Dự toán chi phí nhân công
Ví dụ: Theo các kỹ thuật viên xác định, mỗi cái áo cần 1,2 giờ công lao động trực tiếp với đơn giá trung bình là 22.000 đồng/ giờ công.
Khi đó, lấy tổng số sản phẩm cần sản xuất trong tháng nhân [×] 1,2 ta có tổng số giờ công cần có với đơn giá trung bình 22.000 đồng ta có tổng chi phí nhân công.
Bảng: Lập ngân sách và dự toán chi phí nhân công
Xem thêm:
- Xây dựng ngân sách phòng ban theo mục tiêu hoạt động
- Triển khai Kế hoạch ngân sách ngắn hạn với 3 bước
Lập ngân sách và Dự toán chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung thường liên quan đến các hoạt động phục vụ cho quá trình sản xuất mà khó xác định mối liên hệ của chúng đến một sản phẩm cụ thể nào, nói cách khác, thông thường người ta xác định tiêu thức phân bổ chi phí sản xuất chung tuỳ theo đặc điểm sản phẩm và yêu cầu quản lý của đơn vị như giờ công, lượng doanh thu…
Ví dụ: Xét tình huống của công ty Tấn Phát:
Giả sử công ty ước tính tỷ lệ chi phí sản xuất chung là 40.000 đồng trên một giờ công trực tiếp. Mà mỗi một áo cần 1,2 giờ công trực tiếp, từ đó xác định được tổng số giờ công cần có nhân [×] 40.000 đồng ta sẽ có tổng chi phí sản xuất chung.
Sau khi hoàn thành các lập ngân sách và dự toán chi phí nguyên vật liệu, nhân công và sản xuất chung, nhà quản trị có thể ước tính giá thành sản phẩm bằng cách cộng các khoản chi phí nguyên vật liệu chính, nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung, chúng ta sẽ xác định được giá thành của sản phẩm.
Bảng: Lập ngân sách và chi phí sản xuất chung
Có thể thấy rằng, lập ngân sách và chi phí sản xuất cần rất nhiều bước, đòi hỏi sự thông thạo lý thuyết và rèn luyện kiến thức thực tế liên tục. Với kinh nghiệm của các chuyên gia hàng đầu tại TACA, chúng tôi tâm huyết mang đến Khoá học lập kế hoạch ngân sách.
Khoá học Lập kế hoạch ngân sách sẽ giúp kế toán chấm dứt các điểm mù khiến cho việc lập kế hoạch ngân sách trở nên khó khăn và thất bại. Thay vào đó, các chuyên gia sẽ cầm tay chỉ việc hướng dẫn một cách chi tiết từng – bước – một giúp bạn đi từng bước nhỏ tới việc triển khai một kế hoạch ngân sách có tính thực thi đến từng phòng ban.
Sau khi kết thúc khoá học, bạn có thể
– Hiểu sâu sắc về 5 loại kế hoạch ngân sách mà kế toán cần
– Nắm vững quy trình và phương pháp lập ngân sách: Phân tích dữ liệu năm cũ, đặt mục tiêu tài chính, các chiến lược thực thi…
– Thực hành ứng dụng Power Query, Power Pivot trong việc lập báo cáo phân tích ngân sách kinh doanh, dòng tiền, phương pháp quản trị, kiểm soát ngân sách trực tiếp trên máy tính của học viên.
– Biết cách quản trị, kiểm soát ngân sách, có tầm nhìn và mục tiêu về ngân sách. Vượt qua các cản trở trong quá trình lập ngân sách
– Kiểm soát tính hiệu quả về sự luân chuyển của dòng tiền, biết cách tối ưu từng hoạt động với kế hoạch ngân sách tương ứng. Tính toán được doanh thu mong đợi, tính được giá bán hàng, tính được các thu nhập hoạt động dự kiến, triển khai các tình huống thực tế.
– Giúp doanh nghiệp “điều phối” được dòng tiền hiệu quả. Cũng như giúp cấp quản lý KIỂM SOÁT được hành động của các cấp phòng ban đi theo đúng các mục tiêu đã đề ra trước đó.