Kỹ NĂNG
XỬ LÝ VĂN BẢN
1
Tháng 5/2016
Kỹ NĂNG XỬ LÝ VĂN BẢN CƠ BẢN
I.
Khái niệm cơ bản
II.
Những yêu cầu chung
III. Định dạng một văn bản hành chính
2
I. Khái niệm văn bản
Khái niệm văn bản theo nghĩa thông thường: văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng
ngôn ngữ [hay ký hiệu] nhất định. Tùy theo lĩnh vực hoạt động quản lý đối với các mặt đời sống xã hội
mà văn bản được sản sinh ra với các nội dung và hình thức khác nhau
Cách tổ chức một văn bản: một văn bản thường có 3 phần
[1] Đặt vấn đề;
[2] Giải quyết vấn đề;
[3] Kết luận vấn đề.
3
II. Những yêu cầu chung
Trong quá trình soạn thảo văn bản, người soạn thảo cần đảm bảo thực hiện các yêu cầu chung sau đây:
Nắm vững chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước
Văn bản ban hành phải đúng thẩm quyền, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt
động của cơ quan
Nắm vững nội dung cần soạn thảo, phương thức giải quyết và công việc đưa ra phải rõ ràng, phù hợp
Văn bản phải được trình bày đúng các yêu cầu về mặt thể thức theo quy định của Nhà nước.
4
II. Soạn thông điệp và văn bản hành chính
Cách soạn một thông điệp: Thông báo
Xây dựng bố cục thông báo: Bản thông báo cần có các yếu tố: [1] địa danh, ngày, tháng, năm ra thông
báo; [2] tên cơ quan thông báo; [3] số, ký hiệu công văn; [4] tên văn bản [thông báo] và trích yếu nội
dung thành các mục, các điều cho dễ nhớ.
Trong thông báo: Đề cập ngay vào nội dung cần thông tin và không cần nêu lý do, căn cứ, hoặc nêu tình
hình chung như các văn bản khác. Loại thông báo cần giới thiệu các chủ trương, chính sách, thì phải
nêu rõ tên, số và ngày tháng ban hành văn bản đó, trước khi nêu những nội dung khái quát.
Trong thông báo, dùng cách hành văn phải rõ ràng, dễ hiểu và mang tính đại chúng cao, cần viết rất
ngắn gọn, đủ thông tin, không bắt buộc phải lập luận hay biểu lộ tình cảm như trong các công văn, phần
kết thúc chỉ cần tóm tắt lại mục đích và đối tượng cần được thông báo. Ngoài ra, phần kết thúc không
yêu cầu lời lẽ xã giao như công văn hoặc xác định trách nhiệm thi hành như văn bản pháp quy
Đại diện ký thông báo: Không bắt buộc phải là thủ trưởng cơ quan, mà là những người giúp việc có
trách nhiệm về các lĩnh vực được phân công hay được uỷ quyền ký và trực tiếp thông báo dưới danh
nghĩa thừa lệnh thủ trưởng cơ quan.
5
III. Định dạng một văn bản hành chính
Phông chữ [font]
Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo
Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.
Khổ giấy: Văn bản được trình bày trên khổ giấy khổ A4.
Kiểu trình bày : Văn bản được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 [định hướng bản in theo
chiều dài].
Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn
bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy [định hướng bản in theo chiều rộng].
Căn lề trang văn bản [đối với khổ giấy A4]
cách mép trên từ 20 - 25 mm;
Lề trên:
cách mép dưới từ 20 - 25 mm;
Lề dưới:
cách mép trái từ 30 - 35 mm;
Lề trái:
cách mép phải từ 15 - 20 mm.
Lề phải:
6
Một một số phần mềm xử lý văn bản thường gặp:
LibreOffice Writer
OpenOffice Writer
Microsoft Word
7
WORLD 2010
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
GIỚI THIỆU
SOẠN THẢO TÀI LIỆU CƠ BẢN
ĐỊNH DẠNG TÀI LIỆU
KIỂU DÁNG
BẢNG BIỂU
HÌNH MINH HỌA, HỘP VĂN BẢN, IN VĂN BẢN
TRỘN TÀI LIỆU
MỤC LỤC VÀ CHỈ MỤC
BIỂU MẪU VĂN BẢN
LẦN VẾT RÀ SOÁT
BẢO MẬT TÀI LIỆU
8
CHƯƠNG 1
BÀI MỞ ĐẦU
9
1. Giới thiệu
Công dụng:
Soạn thảo văn bản, tạp chí và trang quảng cáo đơn giản.
Tập tin lưu trữ:
*.docx -> tập tin lưu trữ thông thường [Word Document]
*.dotx -> tập tin mẫu được phép sử dụng lại nhiều lần.
Khởi động:
Cách 1: Start /Programs /Microsoft Word
Cách 2: Click đúp vào biểu tượng Word
Cách 3: Start -> Run: winword.exe
Đóng ứng dụng: [Alt + F4]
10
2. MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC
Môi trường làm việc WinWord thường như sau:
11
3. TẠO MỘT TÀI LIỆU MỚI
Khởi động Word, một màn hình trắng xuất hiện, đây là tài liệu mới mà Word tự động
tạo ra. Tuy nhiên để tạo một tài liệu mới, bạn có thể sử dụng một trong các cách sau:
Chọn phím Microsof Office
-> New;
Hoặc
Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + N.
12
4. MỞ TÀI LIỆU ĐÃ TỒN TẠI TRÊN ĐĨA
Để mở một tài liệu Word đã có trên đĩa,
chọn một trong các cách sau đây:
Chọn
->Open;
Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl+O
Tìm đến thư mục nơi chứa tệp tài liệu
cần mở. Chọn tệp tài liệu. Chọn Open
13
5. GHI TÀI LIỆU LÊN ĐĨA
Sau khi làm việc xong, nội dung thay đổi trong tài liệu cần được lưu trữ lại trên ổ đĩa bằng 1 trong cách
cách sau:
Cách 1: mở mục chọn
-> Save
Cách 2: nút Save
trên thanh công cụ Standard
Cách 3: tổ hợp phím tắt Ctrl + S
14
5. GHI TÀI LIỆU LÊN ĐĨA
Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + S sẽ có hai khả năng xảy ra:
Trường hợp 1: Nếu đây là tài liệu mới, hộp thoại Save As xuất hiện, cho phép ghi tài
liệu này bởi một tệp tin mới.
Xác định thư mục nơi sẽ chứa tệp tin mới này rồi gõ tên tệp tin vào mục File name:
[ví dụ mau giay moi ]
Save để kết thúc việc ghi nội dung tài liệu.
nhËp tªn tµi liÖu
vµo ®©y
15
5. GHI TÀI LIỆU LÊN ĐĨA
Trường hợp 2: Nếu tài liệu của bạn đã được ghi vào một tệp, khi ra lệnh, tất cả
những sự thay đổi mới trên tài liệu sẽ được ghi lại lên tệp đã có trên ổ đĩa lưu trữ.
Chú ý: Bạn nên thực hiện thao tác ghi tài liệu vừa rồi thường xuyên trong khi soạn
tài liệu, để tránh mất dữ liệu khi gặp các sự cố mất điện, hay những trục trặc của
máy tính.
Hoặc đặt lệnh Save tự động sau khoảng 5 phút 1 lần.
Lưu tập tin đã có với tên khác:
Chọn Office Button-> Save As
16
6. THOÁT KHỎI MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC
Nếu không muốn ghi lại dữ liệu, và không làm việc với Word nữa, thực hiện theo một trong các cách
sau:
Chọn phím Microsof Office
-> Exit
Hoặc
Nhấn tổ hợp phím tắt Alt + F4.
17
CHƯƠNG 2
SOẠN THẢO
TÀI LIỆU CƠ BẢN
18
1. MỘT SỐ THAO TÁC SOẠN THẢO CƠ BẢN
1.1 NhËp v¨n b¶n
Chuẩn bị:
Bộ gõ tiếng Việt [ VietKey hoặc UniKey]
Chọn cách gõ
Bảng mã
Chọn Định dạng Font chữ
19
1.1 NHẬP VĂN BẢN
Bộ gõ tiếng Việt hiện nay đang được sử dụng phổ biến VietKey và UniKey
20
1.1 NHẬP VĂN BẢN
Kiểu gõ phổ biến ở phía Bắc là Telex.
Kiểu gõ phổ biến ở phía Nam là VNI.
Bảng mã thường được lựa chọn hiện nay là Unicode.
21
1.1 NHẬP VĂN BẢN
Phím Tab: dịch điểm Tab;
Phím Space Bar: chèn dấu cách;
Phím mũi tên: ←↑↓→ dịch chuyển con trỏ trên tài liệu;
Phím Page Up và Page Down: dịch chuyển con trỏ về đầu hoặc cuối từng trang màn hình;
Phím Home, End: đưa con trỏ về đầu hoặc cuối dòng văn bản;
Phím Delete: xoá ký tự văn bản đứng kề sau điểm trỏ;
Phím Backspace: xoá ký tự đứng kề trước điểm trỏ.
22
2. THAO TÁC TRÊN KHỐI VĂN BẢN
2.1 Sao chép:
Bước 1: Lựa chọn [bôi đen] khối văn bản cần sao chép.
Bước 2: Ra lệnh sao chép dữ liệu bằng một trong các cách:
Tab Home nhấn nút
Nhấn tổ hợp phím Ctrl + C;
Click phải chuột -> Copy
Bước 3: Chọn vị trí cần chép tới
Bước 4: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + V
Hoặc Click phải chuột -> Paste
23
2. THAO TÁC TRÊN KHỐI VĂN BẢN
2.2 Cắt dán:
Bước 1: Lựa chọn khối văn bản cần di chuyển;
Bước 2: Home -> Cut
Hoặc nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + X.
Bước 3: Thực hiện lệnh dán văn bản [Paste] như đã giới thiệu ở trên vào vị trí định trước.
2.3 Phục hồi thao tác:
Click vào biểu tượng
Undo:
lấy lại thao tỏc trước đó
Hoặc nhấn tổ hợp phím nóng CTRL+ Z
Redo:
lấy lại thao tỏc sau đó
Hoặc nhấn tổ hợp phím nóng CTRL + Y
24
3. TÌM KIẾM THAY THẾ VĂN BẢN
Tìm kiếm [Find]
B 1: Chọn vùng văn bản muốn tìm kiếm. Nếu không lựa chọn một vùng văn bản, Word sẽ thực hiện tìm
kiếm trên toàn bộ tài liệu.
B 2: Ctrl + F
o B 3: Find what: nhập ký tự cần tìm.
25