Microsoft Excel được lập trình trước để việc nhập ngày tháng trở nên dễ dàng hơn. Ví dụ, 12/2 sẽ đổi thành 2-Dec. Điều này trở nên bất tiện khi bạn không muốn thông tin mà bạn nhập vào bị đổi thành ngày tháng. Rất tiếc không có cách nào để tắt chức năng này. Nhưng có các cách để ứng phó với nó.
Hãy định dạng trước các ô mà bạn muốn nhập số dưới dạng Văn bản. Bằng cách này Excel sẽ không tìm cách đổi số sang dạng ngày tháng.
Nếu bạn chỉ phải nhập một vài số, bạn có thể dừng việc Excel đổi các số đó sang dạng ngày tháng bằng cách nhập:
- Một khoảng trống trước khi nhập số. Khoảng trống này sẽ vẫn còn ở trong ô khi bạn nhấn Enter. [Xem Ghi chú]
- Dấu nháy đơn [‘] trước khi nhập số, ví dụ như ’11-53 hoặc ‘1/47. Dấu nháy đơn sẽ không hiển thị trên ô sau khi bạn nhấn Enter.
- Số không và một khoảng trống trước khi bạn nhập một phân số chẳng hạn như 1/2 hay 3/4 để không bị đổi thành 2 tháng 1 hoặc 4 tháng 3. Gõ 0 1/2 hay 0 3/4. Số không sẽ không còn nằm trong ô sau khi bạn nhấn Enter và các ô trở thành kiểu số Phân số.
- Chọn các ô mà bạn sẽ nhập số.
- Nhấn Ctrl + 1 [số 1 nằm ở hàng số bên trên các phím chữ QWERTY] để mở Định dạng Ô.
- Chọn Văn bản, rồi bấm OK.
- Chọn những ô mà bạn muốn nhập số vào.
- Bấm Trang đầu > Dạng thức Số >Văn bản.
Lưu ý:
- Chúng tôi khuyên bạn dùng dấu nháy đơn thay vì khoảng trống để nhập dữ liệu nếu bạn dự định dùng hàm lookup cho dữ liệu. Các hàm như MATCH hay VLOOKUP bỏ qua dấu nháy đơn khi tính toán kết quả.
- Nếu số được căn lề trái trong ô thì thường có nghĩa là nó không được định dạng như là số.
- Nếu bạn gõ một số có chữ “e”, như 1e9, thì nó sẽ tự động cho kết quả dưới dạng số khoa học: 1,00E+09. Nếu bạn không muốn số khoa học, hãy nhập dấu nháy đơn trước số đó: ‘1e9
- Tùy thuộc vào số được nhập, bạn sẽ có thể nhìn thấy hình tam giác nhỏ màu xanh lá cây ở góc trên bên trái của ô, chỉ báo rằng số được lưu dưới dạng văn bản, mà đối với Excel thì đây là lỗi. Bạn có thể bỏ qua tam giác đó hoặc bấm vào đó. Một hộp sẽ xuất hiện phía bên trái. Bấm vào hộp đó rồi chọn Bỏ qua Lỗi để tam giác này biến mất.
Bạn cần thêm trợ giúp?
Bạn luôn có thể hỏi chuyên gia trong Cộng đồng kỹ thuật Excel hoặc nhận hỗ trợ trong Cộng đồng.
Bạn cần thêm trợ giúp?
Bạn muốn xem các tùy chọn khác?
Khám phá các lợi ích của gói đăng ký, xem qua các khóa đào tạo, tìm hiểu cách bảo mật thiết bị của bạn và hơn thế nữa.
Cộng đồng giúp bạn đặt và trả lời các câu hỏi, cung cấp phản hồi và lắng nghe ý kiến từ các chuyên gia có kiến thức phong phú.
Trong quá trình nhập dữ liệu trong Excel, đôi khi bạn gặp phải lỗi định dạng ngày tháng không như ý muốn. Cùng Tinhocmos tìm hiểu nguyên nhân và 5 cách khắc phục lỗi ngày tháng trong Excel trong bài viết dưới đây nhé.
Mục lục
Excel bị lỗi ngày tháng thường xuất phát từ việc Excel không nhận diện đúng được định dạng ngày tháng, cụ thể:
- Lỗi định dạng ngày tháng sau khi sao chép dữ liệu từ nơi khác vào Excel
- Excel nhận diện sai khiến ngày và tháng bị đảo ngược [ví dụ: ngày 5 tháng 9 nhưng Excel nhận diện thành ngày 9 tháng 5]
- Trong khi làm việc với tệp Excel được xuất từ các nguồn khác, bạn có thể gặp tình trạng sau khi chuyển định dạng của ô có chứa ngày tháng sang Date thì Excel trả về dữ liệu sai
Vậy tại sao Excel lại nhận diện sai định dạng ngày tháng? Có 2 khả năng chính:
- Hệ thống đang nhận dạng ngày ở định dạng dd/MM/yy [ngày/ tháng/ năm], trong khi file gốc của bạn hoặc dữ liệu từ nơi bạn đang sao chép/nhập dữ liệu lại tuân theo định dạng ngày tháng MM/dd/yy [tháng/ ngày/ năm].
- Khả năng thứ hai là trong khi bạn sắp xếp cột ngày tháng đó, tất cả dữ liệu được sắp xếp theo thứ tự không chính xác.
- Do khác biệt về vị trí hoặc cài đặt ngôn ngữ [tiếng Việt/ tiếng Anh] dẫn đến định dạng ngày tháng mặc định có sự khác biệt.
\> Xem thêm: 2 Cách Cực Nhanh Định Dạng Ngày Tháng Năm Trong Excel
Cách phát hiện và lọc nhanh những dữ liệu bị lỗi định dạng ngày tháng trong Excel
Đôi khi trong một file Excel với rất nhiều dữ liệu, không phải dữ liệu ngày tháng nào cũng bị sai định dạng, mà vì quá trình nhập liệu và sao chép, chỉ một số dữ liệu bị lỗi. Điều bạn cần làm là kiểm tra để phát hiện và lọc nhanh những ô bị lỗi định dạng ngày tháng trong Excel bằng bộ lọc Filter. Cách làm như sau:
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần kiểm tra. Tại thẻ Data chọn Filter.
Bước 2: Chọn những dữ liệu có đầy đủ ngày – tháng – năm và không thuộc nhóm năm nào [vì những dữ liệu có định dạng ngày sẽ được sắp xếp theo năm].
\> Xem thêm: Tổng Hợp 8 Lỗi Trong Excel Thường Gặp Và Cách Xử Lý Chi Tiết
Sửa lỗi bằng cách thiết lập định dạng ngày tháng mặc định cho máy
Điều đầu tiên bạn cần làm trước khi sửa lỗi định dạng ngày tháng trong Excel là thiết lập lại định dạng ngày tháng mặc định cho máy tính của bạn.
Bước 1: Mở Control Panel -> vào mục Clock and Region
Bước 2: Vào mục Region để thiết lập hiển thị ngôn ngữ và ngày giờ
Bước 3: Cửa sổ Region hiện ra, chọn Additional Settings…
Trong cửa sổ Customize Format, tại thẻ Date điều chỉnh định dạng ngày tháng dài ngắn theo ý muốn. Ở trường Short date bạn chọn định dạng dd-MM-yy [ngày/ tháng/ năm]. Ở trường Long date chọn định dạng dddd, MMMM d, yyyy.
Nhấn OK để lưu.
\> Xem thêm: 3 Cách Chuyển Đổi Chữ Thành Số Trong Excel Mà Nhân Viên Văn Phòng Nhất Định Phải Biết
5 cách khắc phục lỗi định dạng ngày tháng trong Excel do nhập dữ liệu không chuẩn
Giả sử bạn nhận được một file Excel có định dạng ngày tháng bị sai do người nhập không đúng chuẩn, chẳng hạn như 06-06-2022, hay 06.06.2022. Làm cách nào để khắc phục nhanh lỗi định dạng này? Tinhocmos sẽ chỉ cho bạn 6 cách sửa lỗi định dạng ngày tháng với từng trường hợp cụ thể:
Cách 1: Dùng hàm VALUE
Hàm VALUE có thể chuyển đổi bất kỳ chuỗi văn bản nào “giống như một số” thành định dạng số nên có thể được ứng dụng để sửa lỗi định dạng ngày tháng.
Cú pháp hàm VALUE: \= VALUE[text]
Trong đó: text là tham chiếu đến ô chứa chuỗi văn bản ngày tháng của bạn.
Cách 2: Sử dụng hàm DATEVALUE
Cú pháp hàm DATEVALUE: \=DATEVALUE[date_text]
Trong đó: date_text là tham chiếu đến ô chứa chuỗi văn bản ngày.
Cách 3: Sử dụng Find and Replace để sửa lỗi định dạng ngày tháng ngăn cách bởi dấu chấm [.]
Nếu file Excel gặp lỗi ngày tháng bị hiểu nhầm là số thập phân do sử dụng dấu chấm [.] ngăn cách thì hàm VALUE hay DATEVALUE cũng trở nên vô dụng.
Để chuyển định dạng ngày tháng bị lỗi [chẳng hạn 06.06.2022] sang định dạng short date chuẩn [06/06/200] rất đơn giản, bạn chỉ cần chọn tất cả phần ngày tháng bị lỗi cần sửa và sử dụng chức năng Find and Replace [phím tắt Ctrl + H] để thay thế dấu chấm [.] thành dấu gạch chéo [/]. Chọn Replace All và đợi kết quả nhé.
Excel sẽ phát hiện văn bản của bạn đã trở thành dạng số và sẽ tự động định dạng thành ngày tháng. Tương tự, bạn cũng có thể sử dụng chức năng Find and Replace để sửa lỗi định dạng ngày tháng do dùng dấu gạch ngang [-] bằng cách thay thế dấu gạch ngang bằng dấu gạch chéo.
Cách 4: Dùng Text to Column để sửa lỗi định dạng ngày tháng do viết liền DDMMYY
Nếu dữ liệu ngày tháng của bạn là một dãy số viết dạng như sau:
Bạn muốn chuyển dãy số này thành định dạng ngày tháng [ví dụ: 150802 thành 15/08/2002]? Bạn hoàn toàn có thể làm được điều này với Text to Column.
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu chứa ngày tháng cần sửa. Tại thẻ Data, trong mục Data Tools chọn Text to Column
Bước 2: Cửa sổ Convert Text to Column Wizard hiện ra, chọn Fixed width… -> chọn Next 2 lần để tới bước 3
Bước 3: Trong mục Column Data Format chọn Date, sau đó chọn định dạng ngày thích hợp trong droplist. Ở đây Tinhocmos chọn định dạng DMY [ngày/ tháng/ năm]. Nhấn Finish để hoàn thành.
Cách 5: Sử dụng chức năng kiểm tra lỗi Error Checking để sửa lỗi định dạng ngày tháng trong Excel
Nếu một ô trong Excel gặp lỗi, bạn sẽ thấy xuất hiện một hình tam giác màu xanh lục ở góc trên bên trái của ô bị lỗi. Nhấp vào ô màu hình con thoi màu vàng với dấu chấm than ! bên phải của ô, bạn sẽ được Excel đề xuất các cách sửa lỗi.
Bạn có thể nhanh chóng sửa chữa tất cả các ngày bằng cách sử dụng tính năng kiểm tra lỗi bằng cách chọn tất cả các ô của bạn có chứa chuỗi văn bản ngày trước khi nhấp vào dấu chấm than trên ô được chọn đầu tiên.
Lời kết về cách sửa lỗi định dạng ngày tháng trong Excel
Như vậy qua bài viết này, Tinhocmos đã giúp bạn tìm hiểu nguyên nhân và cách khắc phục lỗi định dạng ngày tháng Excel, đồng thời giới thiệu 5 cách sửa lỗi định dạng ngày tháng cho từng trường hợp do quá trình nhập chưa đúng chuẩn: