Hướng dẫn tạo mục lục word 2016

Quản Trị Mạng - Tạo mục lục tự động trong Word giúp tiết kiệm thời gian và tăng tính tiện dụng khi làm việc trên trình soạn thảo văn bản này. Dưới đây là hướng dẫn tạo mục lục Word tự động chi tiết, mời các bạn theo dõi.

• In 2 mặt trong Excel
• Tạo dòng chấm nhanh

Bài hướng dẫn dưới đây sử dụng Word 2007, bạn có thể làm tương tự để tạo mục lục tự động trên Word 2016, Word 2013, Word 2010 thậm chí Word 2019, Word 365 vì cách làm của chúng về cơ bản không khác nhau mấy. Nếu đang dùng Word 2003, bạn tham khảo cách Tạo mục lục tự động trong Word 2003 tại đây.

Xem nhanh các bước tạo mục lục trong Word

• 1. Tạo mục lục tự động trong Word
  • Bước 1: Đánh dấu mục lục trong Word
  • Bước 2: Chèn mục lục tự động trong Word
• 2. Cập nhật mục lục khi có sự thay đổi
• 3. Xóa mục lục trong Word
• 4. Một số lỗi thường gặp khi tạo mục lục trong Word
• Video cách tạo mục lục tự động trong Word 2019

1. Cách làm mục lục trong Word tự động

Để dễ hình dung, việc tạo mục lục tự động cần trải qua 2 bước, bước 1 là đánh dấu mục lục, bước 2 là hiển thị mục lục. Việc đánh dấu mục lục là quan trọng nhất và nó quyết định đến độ chính xác của mục lục, bạn cần phải làm thật cẩn thận.

Bước 1: Đánh dấu mục lục trong Word

Bạn có thể đánh dấu các mục trong mục lục tự động theo một trong hai cách sau: sử dụng các Heading được xây dựng sẵn, hoặc đánh dấu các mục văn bản riêng.

Cách 1: Sử dụng các Heading Styles được cài sẵn

• Lựa chọn nội dung bạn muốn định dạng thành Heading, bôi đen cẩn thận để không bị thêm khoảng trắng hoặc văn bản vào mục lục.
• Kích tab Home
• Trong nhóm Styles, kích Heading 1 (hoặc chọn heading tùy ý)

• Nếu bạn không thấy Style bạn muốn, kích vào mũi tên để mở rộng Quick Styles Gallery
• Nếu style bạn muốn không xuất hiện, kích Save Selection as New Quick Style

Cách 2: Đánh dấu các mục bằng Add Text của Table of Contents

• Lựa chọn nội dung bạn muốn tạo Heading bằng cách bôi đen nó, bôi vừa đủ dòng cần tạo Heading, tránh bôi đen thừa
• Kích tab References
• Kích Add Text trong nhóm Table of Contents
• Kích Level bạn muốn áp dụng cho nội dung đã chọn

Bước 2: Chèn mục lục tự động trong Word

Để tạo mục lục tự động, bạn làm theo các bước sau:

• Đặt con trỏ vào tài liệu nơi bạn muốn đặt mục lục tự động (thường là trang đầu tiên hoặc trang cuối)
• Kích Tab References
• Kích nút Table of Contents và chọn các mẫu mục lục có sẵn. Nếu không thích, bạn có thể kích vào Insert Table of Contents và định dạng mục lục theo cách riêng của mình.
• Trên các phiên bản Word 2016, 2019, Word 365 bạn có thêm một tùy chọn là Custom Table of Contents để chỉnh sửa kiểu mục lục.

2. Cập nhật mục lục khi có sự thay đổi

Nếu bạn thêm hoặc xóa các Heading. Mục lục có thể được cập nhập bởi:

• Áp dụng các Heading hoặc đánh dấu các mục như đã nói ở trên
• Kích tab References trong nhóm Ribbon
• Kích Update Table, ở đây có 2 tùy chọn cập nhật mục lục:
  • Update page numbers only: Chọn khi sửa tên heading, thêm trang
• là cập nhật số trang và cập nhật toàn bộ. Nếu bạn không sửa tên của các Heading, mà chỉ chỉnh sửa văn bản dẫn đến thay đổi số trang thì chỉ cần chọn cập nhật số trang (Update page numbers only) là được.

3. Xóa mục lục trong Word

Để xóa mục lục tự động, bạn làm theo các bước sau:

• Kích tab References trên nhóm Ribbon
• Kích Table of Contents
• Kích Remove Table of contents.

4. Một số lỗi thường gặp khi tạo mục lục trong Word

Tạo mục lục tự động nhưng không có chấm ở mục lục?

Bạn vào cài đặt mục lục bằng cách: nhấp vào tab References > Table of Contents > Custom Table of Contents:

Trong Tab Leader > chọn .... > OK:

Mục lục chỉ hiện 3 cấp (level)?

Bạn cũng vào cài đặt mục lục như trên, sau đó, trong phần Show levels: bạn chọn các cấp mục lục muốn hiện, tối đa là 9. Và phải đảm bảo rằng, bạn đã đánh dấu các heading đủ theo cấp đã chọn thì nó mới hiện nhé.

Mục lục không hiển thị tất cả các heading

Lỗi 1: Mục lục không chứa tiêu đề bạn vừa thêm vào tài liệu của mình.

Cách khắc phục: Cập nhật toàn bộ bảng mục lục. Nếu vẫn không hiển thị, hãy kiểm tra xem liệu một kiểu có được áp dụng cho tiêu đề bạn đang cố gắng đưa vào hay không. Nếu đúng, hãy áp dụng kiểu phù hợp và update lại mục lục.

Lỗi 2: Mục lục không hiển thị tất cả các cấp heading (tức là cấp 1 được hiển thị nhưng không hiển thị một tiêu đề phụ).

Cách khắc phục: Điều này có thể liên quan đến việc không áp dụng kiểu (xem ở trên) hoặc mục lục không được thiết lập để chọn đúng kiểu bạn đã áp dụng.

Chọn Table of Contents rồi nhấp vào tab References và chọn Table of Contents/Custom Table of Contents để kiểm tra cài đặt tùy chỉnh.

Mục lục hiển thị quá nhiều thông tin

Lỗi 1: Mục lục đang hiển thị toàn bộ đoạn văn bản

Cách khắc phục: Chuyển đến vị trí (những) đoạn đang hiển thị trong mục lục. Có thể chúng đang được áp dụng kiểu không chính xác. Điều này đôi khi xảy ra khi bạn tiếp tục từ các đoạn trước khiến kiểu không được đặt chính xác.

Hãy chọn đoạn văn và áp dụng lại kiểu phù hợp, để nội dung đoạn không bị đưa nhầm vào mục lục. Kiểm tra các đoạn văn trước xem định dạng của chúng có đúng hay không, sau đó sao chép đúng kiểu phù hợp sang một đoạn văn khác.

Lỗi 2: Mục lục đang hiển thị tất cả các đoạn văn bản

Cách khắc phục: Trường hợp này là cùng một kiểu áp dụng cho cả đề mục và đoạn văn, vì vậy cần sửa lại kiểu cho đúng như hướng dẫn ở trên. Nếu không mục lục có thể đưa nhầm một số mục vào bảng.

Video cách tạo mục lục tự động trong Word 2019

Xem thêm

Cách dễ nhất để tạo mục lục tự động là tận dụng các Heading Styles mà bạn muốn gộp chúng trong mục lục. Ví dụ: Có Heading 1, Heading 2… tùy theo nội dung của tài liệu. Khi bạn thêm hoặc xóa bất kỳ Heading nào từ tài liệu, Word sẽ cập nhật vào mục lục tự động. Word cũng cập nhật số trang trong mục lục khi thông tin trong tài liệu được thêm hoặc xóa. Khi bạn tạo một mục lục tự động, điều đầu tiên bạn nghĩ là đánh dấu các mục trong tài liệu. Mục lục được định dạng lựa vào các cấp độ của các Heading. Cấp độ 1 sẽ bao gồm bất kỳ nội dung nào được định dạng với kiểu Heading 1.

Nếu bạn đang cần phải tạo danh mục bảng biểu cho tài liệu của mình, đừng ngồi gõ thủ công bằng tay, hãy tham khảo hướng dẫn tạo danh mục bảng biểu tự động trong Word của Quantrimang.com nhé.

Bài tiếp theo: MS Word - Bài 14: Tạo Web Pages

Với những tài liệu Word dài nhiều trang, hay các bài báo cáo, luận văn … để dễ dàng tóm lược các nội dung chính trong một tài liệu dài như vậy thì các bạn cần tạo mục lục tự động. Mục lục tự động không chỉ giúp các bạn tổng hợp các nội dung chính mà nó còn giúp các bạn dễ dàng tìm đến nội dung bạn muốn xem. Nếu các bạn chưa biết cách làm mục lục tự động trong Word thì các bạn hãy cùng tham khảo bài viết hướng dẫn cách làm mục lục dưới đây.

Dưới đây là hướng dẫn cách làm mục lục tự động trong Word 2016, với Word 2007, 2010, 2013 các bạn thực hiện tương tự.

Tạo Heading trong Word

Sử dụng heading các bạn sẽ dễ dàng tạo mục lục và quản lý tài liệu Word của mình, đầu tiên các bạn cần định dạng cho các heading:

Trong thẻ Home, tại mục Styles các bạn chọn biểu tượng mở rộng Styles như hình dưới hoặc tổ hợp Alt + Ctrl + Shift + S.

Các bạn chỉ cần sử dụng Heading 1 đến Heading 6 tùy theo tài liệu Word 2016 của bạn có bao nhiêu cấp, các kiểu Style khác các bạn có thể ẩn đi trên thanh Styles bằng cách di chuyển chuột vào phía bên phải tên Style xuất hiện hình tam giác ngược thì các bạn nhấn chọn và chọn Remove from Style Gallery.

Nếu Styles của bạn không hiện đủ từ Heading 1 đến Heading 6 thì các bạn chọn biểu tượng như hình dưới để mở Manage Styles.

Tại đây các bạn chọn thẻ Recommend, tiếp theo chọn từ Heading 1 đến Heading 6 và chọn Show sau đó chọn OK.

Lưu ý: Trong quá trình tạo Heading nếu các bạn chỉ muốn thực hiện tạo Heading cho duy nhất tài liệu Word đang tạo thì các bạn chọn Only in this document còn nếu bạn muốn tao Heading cho tất cả các tài liệu Word tạo mới lần sau thì các bạn chọn New documents based on this template.

Như vậy là trong hộp thoại Styles đã xuất hiện đầy đủ Heading mà bạn chọn, tiếp theo các bạn cần định dạng cho từng Heading.

Định dạng Heading trong Word

Dưới đây sẽ hướng dẫn các bạn định dạng 1 Heading, các Heading sau các bạn định dạng tương tự. Lưu ý các bạn có thể định dạng thế nào tùy thích nhưng để cho tài liệu Word đẹp và hài hòa hơn thì các bạn nên thiết lập chung một định dạng cho Heading.

Đầu tiên các bạn nhấn vào biểu tượng tam giác ngược bên cạnh tên Heading (ví dụ định dạng cho Heading 1) -> Modify.

Xuất hiện cửa sổ Modify Style các bạn chọn font chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, màu chữ, căn lề… trong phần Formatting.

Để định dạng Paragraph các bạn chọn Format -> Paragraph.

Xuất hiện cửa sổ Paragraph các bạn thiết lập trong phần Spacing, khoảng cách với đoạn trước (before), khoảng cách với đoạn sau (after), khoảng cách dòng (line spacing) phù hợp với tài liệu của bạn. Sau khi thiết lập xong các bạn chọn OK để đóng Paragraph, nhấn OK để đóng Modify Style.

Các bạn định dạng tiếp tục với các Heading sau tương tự như trên nhé.

Thêm Heading vào các đề mục trong Word

Đầu tiên các bạn nhấn tổ hợp Ctrl + F để mở hộp thoại Navigation, trong thẻ Headings các bạn sẽ thấy rõ các Heading khi bạn thêm đề mục vào.

Với các mục lớn như I, II, III… thì các bạn đặt Heading 1, còn các mục nhỏ hơn 1.1, 1.2, 1.3… thì các bạn đặt Heading 2, mục 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3… thì đặt Heading 3,…

Thêm Heading bằng cách nhấn chọn chuột vào mục cần thêm ví dụ “CHƯƠNG I…” như hình dưới và chọn Heading 1 trong Styles trên thẻ Home, hoặc các bạn có thể chọn Heading 1 ngay trong bảng Styles mà bạn vừa thiết lập.

Các bạn thực hiện đến đâu thì trong thẻ Headings của Navigation sẽ hiển thị đến đó, tiếp theo phần 1.1 chọn Heading 2, các bạn cũng thực hiện tương tự, chọn chuột vào dòng 1.1 sau đó nhấn chọn Heading 2, bên hộp Navigation sẽ xuất hiện thêm Heading 2 mà bạn vừa thêm.

Tương tự các bạn kéo văn bản xuống và thêm Heading vào tất cả các đề mục tài liệu word.

Đánh số trang cho tài liệu Word

Chọn Insert -> Page Number -> chọn vị trí và kiểu đánh số trang.

Nếu muốn đánh số trang từ trang bất kỳ các bạn cùng tham khảo bài hướng dẫn chi tiết tại đây http://thuthuatphanmem.vn/cach-danh-so-trang-tu-trang-bat-ky-trong-word-2016/

Tạo mục lục tự động trong Word

Sau khi đã thêm xong Heading và đánh số trang, các bạn thực hiện tạo mục lục tự động bằng cách đặt con trỏ chuột vào trang muốn tạo mục lục tự động, tiếp theo chọn thẻ References -> Table of Contents -> chọn mẫu mục lục tự động (nếu muốn tự tạo kiểu mục lục tự động thì các bạn chọn Custom Table of Contents).

Mục lục sẽ được tạo theo các heading mà bạn đã đặt.

Để xóa mục lục tự động các bạn chọn mục lục, các bạn chọn vào biểu tượng như hình dưới và chọn Remove Table of Contents (hoặc chọn References -> Table of Contents -> Remove Table of Contents).

Nếu bạn muốn cập nhật lại mục lục do trong quá trình soạn thảo đã thay đổi thứ tự trang của các đề mục thì các bạn chọn toàn bộ mục lục và chọn Update Table (hoặc chọn thẻ References -> Update Table trong phần Table of Contents).

Để di chuyển tới nội dung theo ý muốn thì các bạn chỉ cần nhấn phím Ctrl + nhấn chuột vào mục lục mà bạn muốn xem, Word sẽ tự động kéo xuống trang chứa phần bạn chọn. Nếu các bạn không thực hiện được thì các bạn cần cài đặt trong Word Options như sau:

Chọn File -> Options.

Trong Word Options -> Advanced -> đánh dấu chọn trước ô Use CTRL + Click to follow hyperlink, cuối cùng nhấn OK để lưu lại.

Như vậy các bạn đã tạo xong mục lục trong Word 2016 sử dụng các Heading, nếu các bạn không muốn sử dụng Heading các bạn có thể tham khảo thêm cách tạo mục lục tự động khác tại đây http://thuthuatphanmem.vn/cach-tao-muc-luc-tu-dong-trong-word-2016/

Chúc các bạn thành công!