Email xin việc là phần nội dung mà ứng viên sẽ viết trực tiếp trên khung văn bản của email. Email này sẽ được đính kèm cùng với các giấy tờ của bộ hồ sơ xin việc để gửi đến nhà tuyển dụng.
Với nội dung email này, ứng viên không cần viết lại quá nhiều thông tin bởi nó đã có trong hồ sơ xin việc rồi. Thay vào đó, ứng viên chỉ cần viết ngắn gọn, rõ ràng với những thông tin nổi bật nhất nhằm thu hút nhà tuyển dụng, đưa họ đến với việc xem xét kỹ lưỡng hồ sơ xin việc của mình.
Nếu giới thiệu chi tiết quá sẽ bị dài dòng và lặp lại các thông tin trong hồ sơ xin việc, từ đó sẽ bị tạo ra hiệu ứng nhàm chán.
Bên cạnh đó, ứng viên cũng cần phân biệt rõ giữa email xin việc và thư xin việc [Cover Letter]. Rất nhiều người lầm tưởng chúng là một nhưng không phải. Email xin việc là nội dung được viết trong mail, giới thiệu qua về bản thân và vị trí ứng tuyển. Còn thư xin việc là một file đính kèm với bộ hồ sơ xin việc.
Cách viết email xin việc đúng chuẩn [Ảnh minh họa]
2/ Bí quyết để có được email xin việc chuyên nghiệp
Viết email xin việc không phải là một việc quá phức tạp, nhưng để có được chiếc email chuyên nghiệp thì không phải ai cũng biết cách làm. Chưa xem xét đến nội dung nhưng hình thức của email cũng là một trong những yếu tố để nhà tuyển dụng đánh giá rằng ứng viên có chuyên nghiệp hay không.
Vì vậy, ứng viên cần hết sức chú ý những vấn đề sau:
* Tên email:
Lời khuyên trong ứng viên trong trường hợp này đó là không nên sử dụng tên email đáng yêu hay quá trẻ con hoặc tên mail quá dài. Email xin việc nên thể hiện sự nghiêm túc và chuyên nghiệp của ứng viên. Tên email nên để ngắn gọn gồm họ tên và một số ký tự khác để không bị trùng như , ,...
Nếu đang sử dụng email như kiểu , , ,... ứng viên nên lập một email mới phù hợp vs mình hơn. Chỉ mất khoảng 5 - 7 phút để sở hữu tài khoản email mới để tạo ấn tượng chuyên nghiệp trong mắt nhà tuyển dụng.
* Tên hiển thị email:
Ứng viên cũng cần lưu ý đến tên hiển thị email. Đây là tên sẽ hiển thị khi thư gửi đến nhà tuyển dụng nhưng nhiều người lại không chú ý
Thường có 02 lỗi chủ yếu liên quan tới tên hiển thị email khi viết email xin việc đó là: Tên hiển thị không phải tên thật hoặc tên thật nhưng lại không được viết hoa. Tuy đây đều không phải là những lỗi quá lớn, nhưng chúng sẽ khiến bạn mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng.
* Chữ ký mail:
Khi đã có địa chỉ email ưng ý, việc thiết lập chữ ký email cũng rất cần thiết. Chữ ký mail bao gồm họ tên, địa chỉ nơi ở, địa chỉ email, số điện thoại, trang mạng xã hội [nếu có].
Điều này vừa góp phần thể hiện tính chuyên nghiệp vừa để nhà tuyển dụng có thêm thông tin để dễ dàng liên hệ với ứng viên trong trường hợp có vấn đề phát sinh.
3/ Cách viết mail xin việc đúng chuẩn
Để ghi điểm với nhà tuyển dụng, ứng viên có thể tham khảo cách viết mail xin việc sau đây:
* Tiêu đề email:
Nếu nhà tuyển dụng yêu cầu cụ thể về tiêu đề email xin việc theo mẫu chỉ định thì ứng viên thực hiện đúng như yêu cầu. Điều này sẽ giúp họ lọc email dễ dàng và tiện cho công việc tuyển dụng của họ hơn.
Nếu họ không yêu cầu cụ thể về tiêu đề email xin việc, ứng viên có thể tự mình sáng tạo nhưng phải đảm bảo ngắn gọn với tên, vị trí ứng tuyển. Không nên viết dài dòng hay đan xen cảm xúc.
Mẫu tiêu đề mail mà bạn có thể tham khảo “Họ và tên - Vị trí ứng tuyển - Tên công ty - Ngày ứng tuyển”. Ví dụ: Nguyễn Thị Mai Ly - Ứng tuyển vị trí nhân viên kinh doanh- Công ty ABC - 12/08/2021.* Phần mở đầu:
Mở đầu email bằng cụm từ “Kính gửi…” sẽ là cách tốt nhất để thể hiện sự tôn trọng dành cho nhà tuyển dụng. Không nên sử dụng “Gửi…” hay “Chào anh/ chị…” sẽ gây mất cảm tình với nhà tuyển dụng.
Nếu biết rõ tên của người phụ trách tuyển dụng, ứng viên có thể soạn “Kính gửi + Ms/Mr + Tên + chức vụ của họ” để mở đầu email. Còn không biết cụ thể người nhận, ứng viên nên viết là “Kính gửi phòng tuyển dụng Nhân sự + Tên công ty”.
* Nội dung chính:
Phần nội dung chính trong email là đoạn mà ứng viên có thể thỏa sức “dốc bầu tâm sự” với nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, dù viết về điều gì thì cũng nên nhớ rằng không nên viết quá dài dòng mà chỉ cần nêu những gì nổi bật nhất thuộc về mình để gây chú ý. Từ đó dẫn nhà tuyển dụng đến việc mở hồ sơ xin việc và đánh giá chi tiết hơn.
Nội dung chủ yếu của email xin việc nên bao gồm những vấn đề sau:
Câu 1: Thông tin cơ bản về bản thân: Tên đầy đủ, nơi đang học hoặc vị trí từng công tác,…
Câu 2: Mục đích gửi email để ứng tuyển cho vị trí nào, được đăng tải trên đâu [nơi bạn biết đến thông tin tuyển dụng].
Câu 3: Tóm tắt ngắn gọn kỹ năng hoặc kinh nghiệm mà ứng viên cho là phù hợp nhất với công việc ứng tuyển.
Câu 4: Giới thiệu về hồ sơ đính kèm.
* Phần kết email:
Kết thúc email đừng quên gửi lời cảm ơn chân thành tới nhà tuyển dụng vì đã dành thời gian xem email ứng tuyển. Đồng thời, thể hiện sự mong chờ lời hồi âm từ nhà tuyển dụng.
Email xin việc viết thế nào để thu hút nhà tuyển dụng? [Ảnh minh họa]
4/ Mẫu email xin việc tạo ấn tượng trong mắt nhà tuyển dụng
Nếu còn đang hoang mang không viết email xin việc như thế nào, ứng viên có thể dựa theo các mẫu sau đây để sáng tạo cho mình chiếc email xin việc phù hợp:
Mẫu số 01
Tiêu đề mail: Họ và tên - Vị trí ứng tuyển - Tên công ty
Nội dung:
Kính gửi Phòng nhân sự của Công ty [tên công ty],
Tôi là [họ và tên], tôi xin nộp hồ sơ ứng tuyển vào vị trí […] theo như thông tin tuyển dụng của Quý công ty tại […].
Theo như mô tả công việc trong nội dung tuyển dụng của Quý công ty và với kinh nghiệm … năm làm việc trong lĩnh vực này, tôi thực sự tin rằng mình có thể đáp ứng 100% các yêu cầu công việc cho vị trí này và có đủ tiềm năng để trở thành nhân viên ưu tú mà Quý công ty đang tìm kiếm.
Tôi có gửi kèm theo email này là hồ sơ xin việc của tôi bao gồm:
- CV
- Thư xin việc
- Bảng điểm
- Các bằng cấp khác theo yêu cầu của Quý công ty
Rất mong Quý công ty dành thời gian xem xét. Tôi xin chân thành cảm ơn và mong sớm nhận được hồi âm của Quý công ty!
Trân trọng,
[Tên của ứng viên]
Mẫu số 02
Tiêu đề mail: Họ và tên - Vị trí ứng tuyển
Nội dung:
Kính gửi Mr/Mrs [tên người nhận] - Trưởng phòng nhân sự Công ty [tên công ty]
Tôi tên là […], tốt nghiệp loại [xuất sắc/giỏi/khá/trung bình] trường […].
Thông qua …., tôi được biết Quý công ty đang có nhu cầu cần tuyển vị trí [...]. Với kinh nghiệm hiện có, tôi tự tin có thể đảm nhiệm tốt vai trò này. Thực tế tôi đã có … năm làm việc trong lĩnh vực … Ngoài ra tôi còn có kinh nghiệm về mảng … trong thời gian làm việc tại công ty cũ.
Vì vậy, tôi cho rằng mình sẽ là một trong những ứng viên tiềm năng mà công ty đang tìm kiếm. Đính kèm theo email này là toàn bộ hồ sơ xin việc của tôi.
Cảm ơn Quý công ty đã dành thời gian để xem xét hồ sơ ứng tuyển của tôi. Tôi rất mong nhận được sự hồi âm từ phía công ty để có cơ hội được làm việc tại Quý công ty.
Trân trọng,
[Tên ứng viên]
5/ Email xin việc cần đính kèm giấy tờ gì trước khi gửi?
Để đảm bảo hồ sơ ứng tuyển được đầy đủ khi gửi đến nhà tuyển dụng, ngoài việc chuẩn bị nội dung cho email xin việc, ứng viên cũng cần lưu ý đính kèm đầy đủ các giấy tờ mà nội dung tuyển dụng yêu cầu và những giấy tờ liên quan. Cụ thể gồm:
- CV xin việc.
- Thư xin việc.
- Bằng tốt nghiệp và bảng điểm.
- Chứng chỉ tiếng anh, chứng chỉ tin học, chứng chỉ chuyên ngành yêu cầu.
- Sơ yếu lý lịch, sổ hộ khẩu,...
Xem thêm: Hồ sơ xin việc đầy đủ gồm những giấy tờ gì?
Trên đây là hướng dẫn cách viết mail xin việc chuyên nghiệp, tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng. Nếu gặp vướng mắc pháp lý trong quá trình tuyển dụng hoặc làm việc, bạn đọc vui lòng liên hệ tổng đài 1900.6192 để được hỗ trợ.
>> Người lao động làm giả hồ sơ xin việc bị xử lý thế nào?>> Cách trả lời email phỏng vấn gây ấn tượng với nhà tuyển dụng
>> Tổng hợp những mẫu Đơn xin việc 'hút hồn' nhà tuyển dụng
Email xin việc là phần nội dung mà bạn viết trực tiếp trên email khi gửi đính kèm CV xin việc cho nhà tuyển dụng. Trong email này, bạn cần ngắn gọn, rõ ràng nhưng đảm bảo đầy đủ thông tin cũng như thể hiện được sự chuyên nghiệp để nhà tuyển dụng dễ dàng xem hồ sơ xin việc mà không mất nhiều quá thời gian.
Hãy nhớ rằng không cần giới thiệu quá chi tiết về bản thân vì nội dung chính đã có trong CV. Email này là lời mở đầu và giới thiệu sơ qua giúp nhà tuyển dụng nhận biết bạn đã gửi mail và ứng tuyển vào vị trí nào.
Tin tuyển dụng có thể bạn quan tâm - việc làm Hành chính Nhân sự:
- Nhân viên Tuyển Dụng
- Nhân viên HR Data Analyst/ HR Data Admin
II. Các lưu ý trước khi gửi email xin việc
1. Tìm hiểu kỹ địa chỉ email nhận hồ sơ ứng tuyển
Hãy kiểm tra kỹ và xác nhận chính xác thông tin của nhà tuyển dụng trước khi gửi email thông tin của bạn đi, tránh nhầm lẫn “mất cả chì lẫn chài” nhé.
2. Kiểm tra địa chỉ và tên hiển thị email cá nhân
Sẽ không phải là một ý kiến hay nếu như sử dụng email “conangdangiukut3” để gửi email xin việc. Tên email là tiêu chí đánh giá đầu tiên mà bạn cần lưu ý trước khi bắt tay vào viết email xin việc vì thế hãy thể hiện sự chuyên nghiệp và nghiêm túc của mình khi chọn tên email.
Lời khuyên dành cho tên email của bạn là nên chứa tên bạn và có thể kèm một vài con số như năm sinh, ngày sinh, lĩnh vực chuyên môn, trường đại học, quê quán…
III. Cách viết email xin việc chuẩn
1. Đặt tiêu đề email
Trường hợp nhà tuyển dụng ghi rõ ràng thông tin về tiêu đề email xin việc, thông thường ở cuối thông tin tuyển dụng, nhà tuyển dụng sẽ ghi rõ ràng về yêu cầu của mình như: Ứng viên vui lòng gửi CV và hồ sơ xin việc thông qua địa chỉ “” với tiêu đề rõ ràng: “Họ và tên - Vị trí ứng tuyển - Tên công ty”.
Và bạn chỉ cần sao chép y nguyên công thức đó và thay tên, vị trí, tên công ty vào là xong. Bạn nên làm theo đúng hướng dẫn vì điều này sẽ giúp họ lọc email dễ dàng và tiện cho công việc tuyển dụng của họ hơn.
Nếu nhà tuyển dụng không nêu cụ thể yêu cầu về tiêu đề email xin việc, bạn nên đảm bảo tiêu chí ngắn gọn, có chứa tên và vị trí ứng tuyển, đừng viết quá dài dòng hay đan xen cảm xúc của bạn vào nhé!
2. Gửi lời chào đến nhà tuyển dụng
Bạn đang gửi email cho một tổ chức, một nhà tuyển dụng có thể lớn tuổi hơn bạn, hãy dùng “Kính gửi” để thể hiện sự tôn trọng với họ. Trong nhiều trường hợp các nhà tuyển dụng dễ tính hoặc đã có nói chuyện với nhau trước, bạn có thể dùng “Dear” thay vì “Kính gửi”.
3. Trình bày khái quát về bản thân
Đây là phần quan trọng thể hiện được mục đích khi bạn gửi email này. Thông thường sẽ bao gồm những nội dung sau:
- Giới thiệu vắn tắt về bản thân bạn ngắn gọn bao gồm: họ tên, ngày tháng năm sinh, trường học…
- Mục đích viết email hay bạn gửi email này để ứng tuyển vào vị trí nào: Bạn gửi email này để ứng tuyển cho vị trí nào, thấy được tin tuyển dụng đăng tải trên đâu [nơi bạn biết đến tuyển dụng].
- Nêu kỹ năng, kinh nghiệm làm việc, mục tiêu nghề nghiệp nổi bật để chứng tỏ bạn là ứng viên sáng giá cho vị trí bạn ứng tuyển: Hãy tóm tắt ngắn gọn một kỹ năng hoặc kinh nghiệm mà bạn cho là phù hợp nhất với công việc ứng tuyển vì cơ bản tất cả đã gói gọn trong CV, nhớ đừng dài dòng nhắc lại tất cả thông tin nhé.
4. Gửi lời cảm ơn ở cuối email
Lời chào cuối email rất quan trọng, nhớ đi kèm lời cảm ơn vì nhà tuyển dụng đã quan tâm và đọc email của bạn. Bên cạnh đó hãy bày tỏ nguyện vọng nhận được phản hồi từ họ, điều này thể hiện sự thiện chí bạn dành cho vị trí này, đây cũng là cơ hội giúp bạn có được một buổi hẹn phỏng vấn trực tiếp đấy nhé.
5. Đính kèm các tài liệu liên quan
Một mẫu hồ sơ xin việc qua email sẽ thường bao gồm: đơn xin việc, CV và một số chứng chỉ đi kèm khác. Ngoài việc bạn viết một email xin việc gửi tới nhà tuyển dụng, bạn còn cần đính kèm các tài liệu nêu trên để có thể chứng minh năng lực của mình và giúp nhà tuyển dụng hiểu hơn về bạn.
Hiện nay, CV là thứ duy nhất để nhà tuyển dụng bước đầu đánh giá ứng viên. Việc đính kèm CV không hề khó, nhưng lại có rất nhiều người nhấn gửi email rồi mới nhận ra mình quên chưa đính kèm CV. Thậm chí, nếu bạn nhận ra mình đã quên đính kèm CV và sửa lỗi bằng cách gửi ngay một email khác, thì bạn vẫn sẽ trở thành người thiếu chuyên nghiệp trong mắt nhà tuyển dụng. Hãy lưu ý nhé!
6. Nên có chữ ký email
Chữ ký email là một trong những dấu hiệu minh chứng cho sự chuyên nghiệp của bạn trong cách gửi CV xin việc qua email. Khi bạn đã có tên và tên hiển thị email chuyên nghiệp rồi, hãy bổ sung ngay chữ ký email nhé!
7. Kiểm tra lại email trước khi gửi
Dù làm việc gì thì bước cuối cùng cũng luôn cần là kiểm tra lại để tránh những sai sót không đáng có. Vì vậy việc kiểm tra email lần cuối trước khi gửi email xin việc vô cùng quan trọng. Bạn cần kiểm tra theo thứ tự như bên dưới đây:
- Tên email
- Tên hiển thị email
- Tiêu đề email
- Địa chỉ người nhận/ Phòng ban tuyển dụng
- Nội dung email
- Các tài liệu kèm theo
IV. Mẫu email xin việc
Thư xin việc và CV xin việc là hai nội dung có liên quan mật thiết với nhau, chính vì thế các bạn cần chú trọng và chuẩn bị kỹ lưỡng. Bạn có thể tham khảo mẫu thư xin việc dưới đây để thuận tiện sử dụng khi có nhu cầu nhé:
Tiêu đề thư: [tên của bạn] hồ sơ ứng tuyển vị trí [tên vị trí mà bạn ứng tuyển]
Nội dung thư:
Kính gửi Phòng Tuyển dụng của công ty ABC,
Tôi là..., tôi xin nộp hồ sơ ứng tuyển vào vị trí XYZ theo như thông tin tuyển dụng của Quý công ty tại website.
Theo như mô tả công việc trong trang tin tuyển dụng của Quý công ty, tôi thực sự tin rằng mình có thể đáp ứng 100% các yêu cầu công việc cho vị trí này và có đủ tiềm năng để trở thành một nhân viên giỏi mà Quý công ty đang tìm kiếm.
Tôi có gửi kèm theo email này là hồ sơ xin việc của tôi bao gồm:
- CV
- Thư xin việc
- Bảng điểm
- Các bằng cấp khác theo yêu cầu của Quý công ty
Rất mong Quý công ty dành thời gian xem xét.
Tôi xin chân thành cảm ơn và mong sớm nhận được hồi âm của Quý công ty cho vị trí tuyển dụng này.
Trân trọng
TÊN CỦA BẠN
V. Những lưu ý khi viết email xin việc
1. Trình bày thư khoa học, thận trọng với tất cả các lỗi chính tả
Sai chính tả là một trong những lỗi rất thường hay mắc phải bởi bất cứ ai. Bạn hãy nhớ kiểm tra chính tả thật kỹ trước khi gửi, hoặc thậm chí là nhờ người khác kiểm tra giúp. Chỉ một lỗi sai chính tả đơn giản cũng có thể khiến nhà tuyển dụng nghĩ bạn là người cẩu thả, bất cẩn trong công việc.
Độ dài của thư cũng rất quan trọng, cân bằng đừng để quá ngắn hoặc quá dài vì khi viết quá ngắn, bạn cũng không thể cho nhà tuyển dụng thấy hết được tiềm năng của bạn đối với công ty. Nhưng ngược lại, email viết quá dài cũng sẽ là một điểm trừ, nhà tuyển dụng sẽ có xu hướng bỏ qua và chuyển ngay sang một ứng viên khác.
2. Nên trình bày ngắn gọn trong phần nội dung thư
Đừng mải mê nói quá nhiều về bản thân, điều này dễ khiến bạn mắc lỗi đáng lưu ý khi viết thư xin việc. Mục đích của nhà tuyển dụng là tìm kiếm một ứng viên có thể mang lại những giá trị tốt đẹp cho công ty của họ. Hơn hết, họ muốn biết bạn sẽ làm được những gì cho họ nếu như được tuyển.
3. Tạo điểm nhấn, thể hiện cá tính người ứng tuyển
Thể hiện một chút điểm hài hước để tạo điểm nhấn, thể hiện cá tính của bản thân cũng là một điểm hay. Nhưng hãy biết kiểm soát và thể hiện đúng lúc để phù hợp với hoàn cảnh đang viết email xin việc nhé!
4. Phần nội dung thư không nên trùng lặp 100% so với CV
Việc chia sẻ những kinh nghiệm làm việc, trình độ học vấn, và thậm chí là thành công trong quá khứ cũng rất quan trọng, nhưng nếu như nó không liên quan gì đến yêu cầu của nhà tuyển dụng, thì những thông tin này hoàn toàn vô nghĩa. Do đó, hãy cố gắng nêu thành tích dựa trên những gì mà nhà tuyển dụng đang tìm kiếm, trọng tâm và ngắn gọn ở phần nội dung nhé, tránh trùng lặp ý 100% so với CV đính kèm.
5. Tuyệt đối không được quên lời chào hỏi, và cảm ơn cuối thư với nhà tuyển dụng
Để tạo được ấn tượng trong email xin việc một cách chuyên nghiệp, hãy chào hỏi và cảm ơn ở đầu thư và cuối thư. Không nên sử dụng những biểu cảm hoặc lời chào quá mức thân mật như ở các tin nhắn thông thường. Hãy đề cập đến tên của người nhận và đặc biệt không được rút gọn tên của họ nhé.
6. Gắn dấu thư quan trọng để thư không bị gửi vào mục Spam
Nếu có thể, hãy gắn thẻ “Thư quan trọng” vào email xin việc của mình để đảm bảo nhà tuyển dụng sẽ nhận thư của bạn, tránh thư sẽ bị gửi vào mục Spam bạn nhé.
[Xem thêm]
>> Cách viết CV cho sinh viên chưa tốt nghiệp chuẩn, ấn tượng mạnh
>> Cách gửi CV qua email thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng
>> Cách viết thư cảm ơn nhà tuyển dụng sau phỏng vấn ấn tượng
Chắc hẳn bài viết này đã ít nhiều cung cấp cho bạn thêm những kiến thức bổ ích liên quan tới ứng tuyển và xin việc. Mình tin với những lưu ý trên sẽ giúp bạn ghi điểm với nhà tuyển dụng khi gửi email xin việc. Hãy chia sẻ bài viết hữu ích và chúc các bạn thành công!