Điều khoản 5.2 tiêu chuẩn ISO 9001:2015 – Chính sách: Phải có thông tin dạng văn bản về Chính sách. Mẫu chính sách Chất lượng cho doanh nghiệp.
1. Chính sách chất lượng là gì?
Mỗi một doanh nghiệp có những con đường riêng [Chính sách] để hướng tới thành công của Tổ chức [Mục tiêu ]: Lợi nhuận và thị phần…
- Doanh nghiệp A:: Giá thành luôn rẻ nhất thị trường;
- Doanh nghiệp B: Giao hàng đúng hẹn;
- Doanh nghiệp C: Không có sản phẩm lỗi đến tay người tiêu dùng;
- Còn doanh nghiệp của bạn đang lựa chọn chính sách gì?
Kết luận: Chính sách về chất lượng giống như một con đường. Phụ thuộc vào nguồn lực và định hướng của mỗi doanh nghiệp mà họ sẽ lựa chọn.
2.1 Thiết lập chính sách [Điều khoản 5.2.1]
Lãnh đạo cao nhất phải thiết lập, thực hiện và duy trì chính sách:
a] Phù hợp với mục đích, bối cảnh của tổ chức và hỗ trợ định hướng chiến lược của tổ chức
Lý giải: Đây chính là đầu vào cho việc xây dựng Chính sách. Như đã nói ở phần 1, mỗi tổ chức sẽ có định hướng chiến lược khác nhau. Nên không ai khác thay thế lãnh đạo cao nhất hiểu rõ vấn đề này.
Với mỗi bối cảnh của tổ chức [Điều khoản 4.1] khác nhau, tổ chức cũng cần xem xét và đưa ra hành động: Chính sách có cần thay đổi hay không.
Ví dụ:
- Chính sách về chất lượng năm 2015: Tập trung nâng cao năng lực sản xuất đáp ứng nhu cầu thị trường.
- Chính sách về chất lượng năm 2021: Đa dạng hóa sản phẩm đáp ứng thị hiếu của người tiêu dùng.
b] Đưa ra khuôn khổ cho việc thiết lập Mục tiêu chất lượng
Lý giải: Chính sách là đầu vào cho việc xây dựng mục tiêu chất lượng. Nếu chính sách là con đường thì mục tiêu chính là đích đến. Nếu bạn đang bị lệch khỏi con đường, có nghĩa là mục tiêu của bạn có thể không đạt như kỳ vọng.
Ví dụ:
- Chính sách: Tập trung nâng cao năng lực sản xuất đáp ứng nhu cầu thị trường.
- Mục tiêu năm 2021: Năng lực sản xuất tăng 30% [sản lượng tăng 30%] so với năm 2014.
c] Bao gồm việc cam kết thỏa mãn các yêu cầu được áp dụng
Lý giải: Đầu vào cho việc xây dựng chính sách đến từ nhu cầu và mong đợi các bên quan tâm [Điều khoản 4.2]. Nếu chính sách không hướng đến việc cam kết thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng hay luật định và chế định, tổ chức có thể xao nhãng và quên đi nghĩa vụ của mình là gì đối với các bên quan tâm.
Ví dụ:
- Cam kết tiếp nhận, giải quyết mọi khiếu nại của khách hàng về sản phẩm và dịch vụ;
- Cam kết tuân thủ công bố chất lượng sản phẩm theo quy định pháp luật liên quan.
d] Đưa ra cam kết cải tiến liên tục Hệ thống quản lý chất lượng
Lý giải: Chu trình PDCA là một trong những giá trị cốt lõi của tiêu chuẩn, cụ thể hơn đó là tinh thần cải tiến liên tục.
- Chính sách ngày hôm qua chưa chắc ngày hôm nay đã còn phù hợp.
- Từng chỉ tiêu cho Mục tiêu chất lượng [xây dựng dựa trên khuôn khổ Chính sách] cũng phải cải tiến để doanh nghiệp không dậm chân tại chỗ.
2.2 Trao đổi thông tin về chính sách [Điều khoản 5.2.2]
a] Sẵn có và được duy trì bằng thông tin dạng văn bản
Lý giải: Như vậy Chính sách phải tồn tại ở dạng văn bản và thông thường sẽ quan sát thấy tại:
- Một tấm biển: Ngay tại cổng công ty, phòng họp, hay được in ra dán trực tiếp tại các phòng ban.
- Giao diện tại trang chủ Website của Công ty.
b] Được truyền đạt, thấu hiểu và thực hiện trong tổ chức
Lý giải: Để chính sách được truyền đạt, thấu hiểu [xem các biện pháp tại phần a điều khoản này]. Hoặc thông qua các hoạt động lồng ghép với đào tạo nội bộ nhân viên mới, đào tạo định kỳ…
Thấu hiểu không có nghĩa là đọc rõ từng câu chữ trong chính sách: mà chỉ cần nhân sự trong tổ chức hiểu được rằng công việc của mình sẽ ảnh hưởng như thế nào tới chính sách của tổ chức.
Ví dụ chính sách của Công ty: Không để sản phẩm lỗi tới tay người tiêu dùng.
- Bộ phận sản xuất hiểu rằng cần chú ý thao tác sản xuất để hạn chế tối đa sai sót lỗi công đoạn.
- Bộ phận QC hiểu rằng cần tuân thủ thủ tục kiểm tra chất lượng sản phẩm để hạn chế hàng lỗi nhập kho thành phẩm.
Để thấu hiểu chính sách trong tổ chức: Một khẩu hiệu xúc tích 5-10 từ [Slogan] ngay tại bảng tin hoặc in trên thẻ nhân viên sẽ giúp ích cho tổ chức bạn.
c] Sẵn có cho các bên quan tâm liên quan, khi thích hợp
Cách thực hiện như phần a điều khoản 5.2.2 là một hướng dẫn thường thấy cho mỗi tổ chức.
3. Mẫu chính sách chất lượng
Lưu ý: Trong tiêu chuẩn yêu cầu cam kết cải tiến liên tục không có nghĩa là bắt buộc trong Chính sách phải có cụm từ “cải tiến liên tục”.
Hành động cải tiến liên tục được thể hiện trong các thủ tục được sửa đổi qua các phiên bản, các hành động khắc phục thực hiện cho các điểm không phù hợp. Việc thiết lập mục tiêu thay đổi qua các giai đoạn khác nhau…
Xem thêm: Điều khoản 5.3 – Vai trò trách nhiệm và quyền hạn trong tổ chức; Điều khoản 6.2 – Mục tiêu chất lượng và hoạch định để đạt được mục tiêu.
Chính sách quản lý chất lượng theo ISO 9001 là cơ sở để thực hiện, triển khai cũng như áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng vào thực tế. Vậy có những yêu cầu gì khi xây dựng chính sách chất lượng, Quý Doanh nghiệp hãy đọc bài viết dưới đây để tìm hiểu rõ hơn về điều này.
CHẤT LƯỢNG LÀ GÌ?
Tiêu chuẩn ISO 9000:2015 Hệ thống quản lý chất lượng – Cơ sở và từ vựng định nghĩa:
“Một tổ chức định hướng vào chất lượng sẽ thúc đẩy văn hóa giúp dẫn đến hành vi, thái độ, hoạt động và quá trình mang lại giá trị thông qua việc đáp ứng nhu cầu và mong đợi của khách hàng và các bên quan tâm khác có liên quan.
Chất lượng sản phẩm và dịch vụ của tổ chức được xác định bằng khả năng thỏa mãn khách hàng và ảnh hưởng mong muốn và không mong muốn tới các bên quan tâm liên quan.
Chất lượng của sản phẩm và dịch vụ không chỉ bao gồm chức năng và công dụng dự kiến mà còn bao gồm cả giá trị và lợi ích được cảm nhận đối với khách hàng”
CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG LÀ GÌ?
Tiêu chuẩn ISO 9000:2015 Hệ thống quản lý chất lượng – Cơ sở và từ vựng định nghĩa:
“Chính sách chất lượng là Chính sách liên quan đến chất lượng.
CHÚ THÍCH 1: Chính sách chất lượng thường nhất quán với chính sách chung của tổ chức, có thể thống nhất với tầm nhìn và sứ mệnh của tổ chức và đưa ra khuôn khổ cho việc lập các mục tiêu chất lượng.
CHÚ THÍCH 2: Các nguyên tắc quản lý chất lượng nêu trong tiêu chuẩn này có thể hình thành cơ sở cho việc thiết lập chính sách chất lượng”
CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG ISO 9001 LÀ GÌ?
Chính sách chất lượng ISO 9001 là chính sách chất lượng được xây dựng tuân thủ theo các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 về Hệ thống quản lý chất lượng.
YÊU CẦU VỀ LÃNH ĐẠO KHI XÂY DỰNG CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG CỦA CÔNG TY
Lãnh đạo cao nhất giữ vai trò quan trọng quá trình xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng. Khi xây dựng chính sách chất lượng, tiêu chuẩn ISO 9001 yêu cầu lãnh đạo phải thực hiện tốt nghĩa vụ của mình và thể hiện cam kết đối với Hệ thống quản lý chất lượng. Để làm được điều này, lãnh đạo cao nhất phải:
- Chịu trách nhiệm giải trình đối với hiệu lực của Hệ thống quản lý chất lượng
- Đảm bảo chính sách chất lượng và những mục tiêu chất lượng đã được thiết lập và có sự tương thích với định hướng chiến lược cũng như bối cảnh của tổ chức
- Đảm bảo tích hợp giữa yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng với các hoạt động chủ chốt của tổ chức
- Đảm bảo nguồn lực sẵn có đáp ứng được yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng
- Duy trì trao đổi thông tin về tầm quan trọng của quản lý chất lượng
- Đảm bảo Hệ thống quản lý chất lượng đạt được những kết quả theo dự kiến
- Định hướng cũng như khuyến khích mọi người trong tổ chức đóng góp vào việc xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng;
- Tiến hành thúc đẩy quá trình cải tiến liên tục Hệ thống quản lý chất lượng;
- Hỗ trợ các quản lý liên quan khác
YÊU CẦU VỀ CHÍNH SÁCH QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
Việc xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 phải được thực hiện theo đúng yêu cầu của tiêu chuẩn. Chính sách chất lượng hoàn chỉnh phải đảm bảo:
- Phù hợp với mục đích và bối cảnh của tổ chức và hỗ trợ định hướng chiến lược của tổ chức
- Đưa ra khuôn khổ cho việc thiết lập các mục tiêu chất lượng
- Có cam kết bảo vệ chất lượng, kể cả cam kết với việc ngăn ngừa ô nhiễm và các cam kết cụ thể khác có liên quan tới bối cảnh của tổ chức.
- Có cam kết của tổ chức thỏa mãn các yêu cầu được áp dụng
- Có cam kết trong hoạt động cải tiến liên tục đối với Hệ thống quản lý chất lượng
- Chính sách chất lượng ISO 9001 cần phải được duy trì dưới hình thức thông tin dạng văn bản
- Chính sách quản lý chất lượng phải được truyền đạt, thấu hiểu và thực hiện trong tổ chức
- Chính sách chất lượng của công ty cần sẵn có cho các bên quan tâm liên quan, khi thích hợp
VÍ DỤ VỀ CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG
Dưới đây là toàn văn Chính sách chất lượng được công khai trên trang web chính thức của Sở Lao động – Thương binh & Xã hội UBND tỉnh Cà Mau. Quý Doanh nghiệp có thể tham khảo để hình dung rõ hơn về Chính sách chất lượng:
CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG
Để cán bộ, công chức, viên chức của Sở Lao động – TB&XH tỉnh Cà Mau nhận thức và hành động “Đúng luật, công tâm, trách nhiệm, kịp thời và hiệu quả”. Trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính theo chức năng, nhiệm vụ được giao, thực hiện tốt một số nội dung sau:
- Thường xuyên cải tiến kỹ năng, phương pháp làm việc, phương thức lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành.
- Thực hiện tốt Quy tắc ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức trong thực thi công vụ, đảm bảo tiêu chí “sự hài lòng của tổ chức, cá nhân là mục tiêu phục vụ của Sở Lao động – TB&XH tỉnh Cà Mau”
- Thường xuyên rà soát, đơn giản hóa thủ tục hành chính trên tất cả các lĩnh vực, thực hiện đầy đủ các quy định về kiểm soát thủ tục hành chính.
- Xây dựng tổ chức bộ máy hành chính thông suốt, trong sạch, hiện đại, hiệu lực, hiệu quả; chú trọng công tác đào tạo, bồi dưỡng, xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có đủ phẩm chất, năng lực và trình độ đáp ứng yêu cầu phục vụ tổ chức, công dân.
- Quan tâm các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin để hỗ trợ công tác chỉ đạo, điều hành, triển khai thực hiện của cơ quan, đơn vị và tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức, công dân trong việc tiếp cận, giải quyết thủ tục hành chính.
- Duy trì, liên tục cải tiến để nâng cao hiệu lực, hiệu quả của Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với TCVN ISO 9001:2015.
—————————————————————————————————
Để được tư vấn ISO 9001 với chi phí tốt nhất, Quý Khách hàng vui lòng liên hệ với Chúng Tôi theo số hotline: 0948.690.698 hoặc Emai: