Căn lề văn bản tiêu chuẩn giấy tờ công chứng năm 2024

Cách căn chỉnh lề, khổ giấy trên Word chuẩn theo quy định của nhà nước. Việc này cực kỳ quan trọng đối với những văn bản hành chính, bạn không nên bỏ qua.

Lề mặc định trên Word không chính xác theo quy định của nhà nước. Nếu bạn sử dụng lề mặc định này để soạn thảo các văn bản hành chính thì quả thật là thảm họa. Hãy thay đổi lại khổ giấy và lề theo quy định của nhà nước nha (xem chi tiết bên dưới).

1. Thay đổi số đo từ inch sang mm cho dễ dùng:

+ Với Word 2003:

Vào Tool -> Options -> General để chỉnh đổi đơn vị đo trên Word 2003.

+ Với Word 2003 và 2007:

Bước 1: Bạn chọn Menu -> Word Options .

Bước 2: Các bạn chọn tab Advanced trong menu bên phải, sau đó nhìn sau bên phải, trong phần Display chọn đơn vị trong mục Show measurements in units of centimeters là Millimeters . Sau đó nhấn OK để lưu lại thay đổi.

+ Với Word 2010, 2013 và 2016:

Bước 1: Bạn nhấn vào tùy chọn File trên thanh công cụ của Word.

Căn lề văn bản tiêu chuẩn giấy tờ công chứng năm 2024

Bước 2: Chọn Options .

Căn lề văn bản tiêu chuẩn giấy tờ công chứng năm 2024

Bước 3: Chọn Advanced trong menu bên trái, sau đó nhìn sang bên phải kéo xuống phần Display , trong phần Show measurements in units of bạn chọn đơn vị là Millimeters .

Cuối cùng là nhấn nút OK để lưu lại thay đổi.

Căn lề văn bản tiêu chuẩn giấy tờ công chứng năm 2024

3. Hướng dãn cách căn chỉnh lề, khổ giấy chuẩn trên Word:

+ Với Word 2003:

Bạn chọn File -> Page setup và thay đổi theo quy định của nhà nước ở đây. Sau khi thay đổi xong nhấn OK để lưu lại thay đổi.

* Word 2003 quá cũ nên mình chưa kiếm được hình ảnh minh họa cho phần này. Sẽ cập nhật sau.

+ Với Word 2007, 2010, 2013 và 2016:

Bước 1: Trên thanh công cụ, chọn Page Layout -> Margins -> Custom Margins…

Căn lề văn bản tiêu chuẩn giấy tờ công chứng năm 2024

Bước 2: Sau khi cửa sổ Page Setup được mở, bạn chọn tab Paper , chọn Paper size là A4 .

Căn lề văn bản tiêu chuẩn giấy tờ công chứng năm 2024

Bước 3: Chọn tab Margins , nhập các thông số căn chỉnh lề theo quy định quả nhà nước (khổ giấy A4 đã chỉnh ở trên rồi). Cụ thể là:

Đóng dấu giáp lai là dùng con dấu đóng lên lề bên trái hoặc lề bên phải văn bản gồm 2 tờ trở lên để trên tất cả các tờ đều có thông tin về con dấu nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản và ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo văn bản. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản. Việc đóng dấu giáp lai lên các văn bản được nêu cụ thể tại một số văn bản của Trung ương. Tuy nhiên thực tế hiện nay vẫn có nhiều người chưa nắm rõ các quy định này khi làm công tác văn thư, lưu trữ. Việc đóng dấu giáp lai có ý nghĩa gì? Khi nào cần đóng dấu giáp lai? Văn bản nào cần đóng dấu giáp lai? Đây là những câu hỏi vẫn thường được đặt ra.

* Theo quy định tại Điều 26, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 về công tác văn thư, việc đóng dấu được quy định như sau:

- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.

- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

- Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.

- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.

* Theo quy định tại Điều 49 Luật Công chứng 2014 quy định: Văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự. Văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ.

* Theo quy định tại Khoản 3, Điều 20, Nghị định số 23/2015 ngày 16/02/2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch quy định:

- Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;

- Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

- Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

- Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.

* Theo Khoản 2, Điều 13, Thông tư số 01/2011 ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính có quy định: Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 5 trang văn bản.

Từ những quy định trên có thể thấy việc đóng dấu giáp lai tùy thuộc vào tính chất văn bản, quy định của pháp luật cũng như quy định của các cơ quan quản lý ngành riêng. Dấu giáp lai thường được sử dụng tại các văn bản, hợp đồng, các loại giấy tờ,... có từ hai trang trở lên đối với văn bản in một mặt và từ ba trang trở lên đối với văn bản in hai mặt.

Việc đóng dấu giáp lai nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản, tránh việc thay đổi các nội dung trong tài liệu. Việc đóng giấu giáp lai góp phần đảm bảo sự khách quan của tài liệu, tránh việc thay thế hoặc cố tình làm sai lệch kết quả đã thể hiện trong văn bản trước đó./.