Với mục đích làm cho công tác quản lý của mình đơn giản, hiệu quả hơn, Em đã tạo được một “Thư viện điện tử” từ ứng dụng Microsoft powerpoint 2003 chạy trên nền tảng mạng LAN. Qua hơn 10 năm hoạt động,“Thư viện điện tử” tại Bệnh viện đã góp phần giúp cho đồng nghiệp tại Bệnh viện đa khoa Trần Văn Thời thuận tiện trong việc tra cứu văn bản, cập nhật kiến thức chuyên môn, trao đổi kinh nghiệm…
Tuy nhiên với Smartphone thì không đăng nhập vào “Thư viện điện tử” được. Nhờ có Câu Lạc bộ quản lý chất lượng và An toàn người bệnh, Em đã biết đến Google form. Từ tìm hiểu Google form mà Em đã biết đến Google Drive.
Từ đó em đã chuyển “Thư viện điện tử” chạy Offline được thiết kế từ Microsoft powerpoint thành “Thư viện Online” chạy trực tuyến với nhiều chức năng hữu ích hơn bằng Google Drive. Bây giờ, nhân viên y tế Bệnh viện đa khoa Trần Văn Thời có Smartphone đều có thể vào được Thư viện Online để thực hiện một số công việc của mình như cập nhật kiến thức, trao đổi, chia sẻ kiến thức, tra cứu lại các văn bản, quy định, quy trình, phác đồ điều trị.... hoặc cả việc báo cáo thực hiện các trực tuyến gửi về phòng KHTH [báo cáo tháng, xếp lịch trực…]
Em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến Cô Linh và hai bạn đã chia sẻ Google form [Xin lỗi vì Em đã quên tên, hình như 1 bạn Dang]. Google form đã giúp ít cho Em rất nhiều trong công tác quản lý. Nhờ có Google form, em biết được Google Drive và Google docs. Ba ứng dụng này đã giúp Em làm được rất nhiều việc, đơn giản hóa, thuận tiện hóa công tác quản lý của một Trưởng phòng KHTH.
Nhờ có Câu Lạc bộ Quản lý chất lượng và An toàn người bệnh mà em đã chuyển được Thư viện chạy Offline thành Thư viện chạy online, Nên em thấy mình có trách nhiệm phải chia sẻ lại với các anh em trên diễn đàn Câu lạc bộ. Đó là trách nhiệm của một thành viên của câu lạc bộ. Em nhờ Cô lan tỏa tinh thần này giúp em.
Một lần nữa xin chân thành gửi cảm ơn Câu Lạc bộ quản lý chất lượng và An toàn người bệnh, Xin Cảm ơn Cô Linh và hai bạn đã chia sẻ Google form.
Giới thiệu thư viện online
Với công cụ miễn phí Google Drive, các anh, chị, em đồng nghiệp làm tại Phòng KHTH/Phòng Quản lý chất lượng của các Bệnh viện có thể tự tay thành lập một Thư viện trực tuyến [Thư viện Online] với mục đích:
- Lưu trữ các văn bản, tài liệu chuyên ngành….giúp cho nhân viên y tế làm việc tại bệnh viện có thể tra cứu, truy xuất thuận tiện, dễ dàng thông qua các thiết bị như Smartphone, máy tính bảng, máy tính bàn, laptop [Kể cả các văn bản, tài liệu đã triển khai/ban hành nhiều năm. Các phần mềm triển khai văn bản hiện nay khó mà tìm kiếm được các văn bản đã triển khai qua nhiều năm]. Văn bản, tài liệu gồm:
Văn bản do Bệnh viện ban hành như: Kế hoạch, báo cáo, thông báo, quy định, quy trình, quy chế, bảng kiểm, quyết định, hướng dẫn, văn bản chỉ đạo, các biểu mẫu…[nhất là các văn bản cần phải sử dụng nhiều năm như quy trình, quy định, phác đồ....]. Mỗi lần kiểm tra bệnh viện không cần phải tìm kiếm văn bản giấy - khó khăn khi lưu trữ và tìm kiếm. Văn bản trên thư viện trực tuyến có mọi lúc, mọi nơi với Smartphone.
Văn bản của cấp trên [Sở Y tế, Bộ Y tế, Chính phủ…] như Quy trình, hướng dẫn chẩn đoán điều trị, quy định, thông tư, ...
Lưu trữ, chia sẻ tài liệu chuyên ngành như: sách, tạp chí y học, các bài giảng, các chuyên đề y khoa mới cập nhật, tài liệu về quản lý chất lượng bệnh viện, về nghiên cứu khoa học, sáng kiến cải tiến...
Tra cứu thông tin thuốc: Giúp cho các bác sĩ điều trị có thể tra cứu các thông tin về thuốc do Đơn vị Thông tin thuốc của bệnh viện chia sẻ.
- Tạo mục Công khai: để công khai cho tất cả nhân viên y tế bệnh viện một số nội dung liên quan như: Danh mục kỹ thuật bệnh viện, kết quả đánh giá chất lượng bệnh viện hàng năm, Biểu giá dịch vụ kỹ thuật, lịch trực…
- Lấy ý kiến dự thảo: dự thảo phác đồ, dự thảo quy trình, quy định,....
- Cung cấp tài liệu cho người tham dự: các cuộc họp, các lớp đào tạo, các buổi Hội thảo chuyên đề, bình bệnh án...; Thí dụ: Trước khi Hội thảo chuyên đề, Ban Tổ chức sẽ gửi các chuyên để lên Thư viện trực tuyến để Hội thảo viên có thể xem trước hoặc xem ngay trong buổi sinh hoạt chuyên đề bằng Smartphone, không cần in ra tài liệu giấy.
- Nhận báo cáo: Tạo một Hộp thư để nhận báo cáo từ các Khoa/phòng gửi về Phòng KHTH/Quản lý chất lượng như: báo cáo tháng, quý, các dự trù gửi, các đề tài, sáng kiến, chuyên đề…đăng ký nghiệm thu, đăng ký báo cáo... Không cần dùng văn bản giấy.
- Tạo ra Kho lưu trữ trực tuyến: Giúp người dùng [là cá nhân, hoặc tập thể khoa/phòng] có thể lưu trữ văn bản, tài liệu riêng của mình hoặc chia sẻ tài liệu của mình cho đồng nghiệp.
Tạo Thư viện trực tuyến [Thư viện Online] như sau:
Thư viện trực tuyến được cấu tạo từ những tài khoản Google Drive. Mỗi một tài khoản đều phân quyền sử dụng riêng và có mật khẩu bảo vệ riêng. Thư viện trực tuyến hoạt động được là nhờ chức năng “Chia sẻ” dữ liệu giữa các tài khoản Google Drive với nhau.
Thư viện trực tuyến gồm 2 loại tài khoản cụ thể như sau:
- Tài khoản quản trị: là tài khoản lưu trữ dữ liệu. Có thể tạo một hoặc nhiều Tài khoản quản trị khác nhau nếu có nhiều cá nhân cùng quản trị dữ liệu. Mỗi tài khoản hoạt động độc lập với nhau. Dữ liệu trong Tài khoản quản trị được chia sẻ đến các “Tài khoản sử dụng” để người sử dụng tra cứu, truy xuất.
- Tài khoản sử dụng: là tài khoản của người dùng, dùng để đăng nhập vào Thư viện để tra cứu, truy xuất dữ liệu trên thư viện hoặc làm việc trực tiếp trên thư viện như lưu trữ, chia sẻ, trao đổi thông tin...Có thể tạo ra nhiều Tài khoản sử dụng khác nhau để cấp cho người dùng là cá nhân hay tập thể khác nhau. Mỗi tài khoản có thể được phân quyền sử dụng khác nhau tuy theo chức năng, nhiệm vụ.
Tóm lại, để có một Thư viện trực tuyến nhằm phục vụ nhu cầu lưu trữ, tra cứu, cập nhật các văn bản, kiến thức chuyên ngành cho nhân viên y tế là việc làm hữu ích góp phần phát triển chuyên môn kỹ thuật, Quý đồng nghiệp hoàn toàn có thể tự thành lập một thư viện trực tuyến bằng Google Drive với những nội dung và chức năng phù hợp nhưng hoàn toàn miễn phí và tiện ích.
* Lời ngỏ của tác giả:
Với mục tiêu muốn chia sẻ với các đồng nghiệp những lợi ích từ những công cụ miễn phí của google để áp dụng trong hoạt động nâng cao chất lượng bệnh viện. Nếu Thư viện Online là hữu ích cho công việc của Quý đồng nghiệp, hãy liên hệ, tác giả sẽ hướng dẫn miễn phí.
Đồng nghiệp có thể đăng nhập vào “Tài khoản Demo” để sử dụng thử Thư viện Online đang hoạt động tại Bệnh viện đa khoa Trần Văn Thời.
- Tên tài khoản:
- Password: Thuviendemo123
[xem cách đăng nhập hình phía dưới]
*Tác giả BS TRẦN HẢI LÂM, là người trực tiếp thành lập và thiết kế của Thư viện Online của Bệnh viện đa khoa Trần Văn Thời, tỉnh Cà Mau. Điện thoại, Zalo: 0989667760.
Nếu bạn làm việc tại các Phòng chức năng, tham mưu cho BGĐ bệnh viện, thì có một Thư viện Online để lưu trữ các văn bản [VB] dưới dạng file là rất cần thiết. Vì:
-Khi lãnh đạo BV hoặc NVYT tại các Khoa cần một VB, nếu có điện thoại trên tay, thì bạn có thể chuyển văn bản đó cho người cần. VB giấy thì không được; còn VNPT-iOffice thì không có chức năng lưu trữ VB. [VB triển khai qua nhiều năm tìm trên VNPT-iOffice rất khó khăn].
-Tìm kiếm một VB đã ban hành: Việc tìm VB lưu trên Thư viện Online sẽ dễ dàng hơn nếu bạn có 1 quy tắc lưu thống nhất. Hoặc dùng lệnh tìm kiếm cũng dễ dàng hơn tìm kiếm VB lưu trên giấy. Ví dụ: mỗi lần khí có kiểm tra, phải tìm nhiều văn bản để trình với Đoàn kiểm tra.
-NVYT tại các Khoa, nếu cần tìm VB trên Thư viện cũng dễ dàng hơn khi có điện thoại smartphone trên tay. Nếu gửi VB giấy đến Khoa thì NVYT chỉ nghe triển khai được một lần, sau đó phải lưu trữ cẩn thận để cuối năm trình cho đoàn kiểm tra xem là có VB đó. Còn nếu để ngoài cho NVYT xem thường xuyên VB giấy thì dễ dàng thất lạc, cuối năm khi kiểm tra tìm không thấy thì Khoa bị mất điểm. Do đó triển khai VB giấy thường không hiệu quả bằng VB điện tử.
-Đối với Quy trình kỹ thuật, Hướng dẫn chẩn đoán và điều trị của BYT ban hành, BV không thể photo cho mỗi Khoa một bản vì thường rất là nhiều trang, tốn kém. Mặt khác, lưu trên giấy rất dễ thất lạc nếu Khoa quản lý không tốt. Còn lưu trên Thư viện, sẽ không mất, cần là có. [BỘ TIÊU CHÍ cho phép sử dụng VB điện tử tại các khoa đối với Quy trình kỹ thuật, Hướng dẫn chẩn đoán và điều trị]
-Các quy trình, quy định, phác đồ... của BV nếu lưu trữ trên Thư viện Online sẽ giúp cho NVYT dễ xem khi cần thiết. nếu lưu VB giấy vừa tốn kho/tủ lưu vừa tìm kiếm khó khăn, khi dùng lại bất tiện…
Khi Lãnh đạo BV tiếp xúc với cử tri, với người dân cũng tiện lợi khi cần tìm VB để giải quyết ý kiến cử tri tại nơi gặp gỡ…
-Khi bạn tổ chức một lớp tập huấn, sinh hoạt chuyên đề: Nếu tài liệu gửi qua Zalo, qua email, qua VNPT-iOfice... cho các học viên thì mất thời gian. Sau này học viên xem lại khó khăn do dữ liệu bị “trôi” theo thời gian. Còn lưu tài liệu buổi tập huấn trên Thư viện online thì học viên dễ dàng, bất cứ khi nào. Vì lưu trữ là cố định, không bị “trôi” như Zalo, qua email. qua VNPT-iOfice...
-Cuối năm xét đề tài, đề cương,... Thư viện rất cần vì chủ đề tài, đề cương vì chỉ cần nộp báo cáo đề tài thông qua thư viện, các thành viên Hội đồng vào xem và nhận xét, trước khi ra nghiệm thu. Không cần in ra cấp cho các thành viên Hội đồng 1 người 1 cuốn tốn kém chi phí. Sau khi hoàn chỉnh rồi in ra báo cáo về Sở Y tế là xong.
Một NVYT nào có tài liệu chuyên môn mới, muốn chia sẻ với ACE đồng nghiệp thì chỉ cần gửi lên Thư viện Online, ai cần thì xem, không cần thì thôi, rất là tiện.
-Hàng tháng, các khoa cần nộp báo cáo về phòng KHTH thì nộp báo cáo qua Hộp thư báo cáo trên thư viện Online dễ quản lý hơn gửi báo cáo qua địa chỉ email.
-Và còn nhiều lắm vấn đề có thể triển khai trên thư viện… bạn có thể tự nghĩ: như các đường links, dữ liệu giám sát hoạt động tại BV, lấy ý kiến dự thảo...