3 cách sửa lỗi định dạng số lúc dùng Mail Merge trong Microsoft Word
Định dạng số trong Mail Merge là 1 tác dụng bổ ích của Microsoft Word. Tuy nhiên, thỉnh thoảng nó cũng xảy ra lỗi. Dưới đây là gợi ý sửa lỗi định dạng số trong Mail Merge dễ dãi nhất.[adsbygoogle=window.adsbygoogle||[]].push[{}]Microsoft Word là ứng dụng soạn thảo văn bản bình thường nhất ngày nay. Nó dễ dùng và hỗ trợ đầy đủ công dụng biên soạn, biên tập tài liệu thiết yếu như căn lề, đổi font, bôi đậm, chèn ảnh, thậm chí cả thống nhất mail. Đúng vậy, tất cả nhờ Mail Merge trong Word.Mail Merge trong Microsoft Word là gì?Dùng tác dụng Mail Merge trong Microsoft Word là cách tốt nhất để gửi hàng loạt email hay thư mang dấu ấn tư nhân đến bất cứ người nào bạn muốn. Dùng Mail Merge, bạn có thể tư nhân hóa nhiều email, thư điện tử đồng thời bằng các placeholder. Về căn bản, bạn chỉ cần danh sách liên lạc và 1 mẫu email để gửi đến họ. Thật dễ dãi phải ko?[adsbygoogle=window.adsbygoogle||[]].push[{}]Tác dụng này đặc trưng bổ ích lúc bạn muốn gửi nhiều thư cùng 1 khi đến người dùng hoặc viên chức trong cùng 1 doanh nghiệp, tổ chức. Nó hoạt động chuẩn xác như mong chờ. Tuy nhiên, đôi lúc, khách hàng Word lại gặp phải lỗi định dạng số trong Mail Merge. Vậy làm thế nào để giải quyết? Hãy cùng Ôn Thi HSG học cách sửa lỗi định dạng số trong Mail Merge nhé![adsbygoogle=window.adsbygoogle||[]].push[{}]Cách định dạng số trong Mail Merge1. Chọn trường, thí dụ về cách định dạng số tiền trong mail merge – Amount ở đoạn sau:2. Nhấn [Alt] + F9 để mở code của trường đấy hoặc click chuột phải vào trường Mail Merge và chọn Toggle Field Code. Bạn sẽ thấy code thực cho trường đấy kiểu như sau: { MERGEFIELD Amount }.3. Chỉnh sửa trường bằng cách chèn code chuyển số vào cuối trường đấy. Thí dụ: Để hiển thị định dạng tiền tệ, đổi trường hiển thị dưới dạng { MERGEFIELD Amount # $,0.00 }.4. Nhấn [Alt] + F9 1 lần nữa.5. Đặt con trỏ ở địa điểm bất cứ và nhấn phím F9 để update nó. Hoặc click chuột phải vào trường đấy và chọn Update Field.6. Xem trước kết quả để công nhận số hiển thị ở định dạng bạn muốn thấy trong tài liệu. Thí dụ, số tiền sẽ hiện dưới dạng $1,000.00.7. Chạy Mail Merge.Đáng tiếc, việc làm chủ tất cả tính năng của Mail Merge có thể khiến bạn phải đau đầu. 1 trong những rối rắm của tác dụng trộn thư là nó chẳng thể định dạng chính xác số trong bảng tính Excel. Thí dụ, kết quả bán hàng trong Excel hiện 100 mà sang Word, nó bất chợt trở thành 99.99999999996!Thật may, giải quyết lỗi này ko khó. Thực tế, chúng ta có 3 cách xử lý lỗi định dạng số lúc dùng Mail Merge. Bạn có thể biên tập bảng tính, tài liệu Mail-Merge hoặc chỉnh sửa cách 2 file kết nối với nhau. Mặc dầu biện pháp này ít người biết tới mà nó có thể là chọn lựa tốt nhất – không kể việc ko còn cung ứng cho Word 2016.[adsbygoogle=window.adsbygoogle||[]].push[{}]Xem xét: Dù các bước dưới đây được tiến hành trên Office 2016 mà nó vẫn vận dụng được trên các bạn dạng Word và Excel khác.Cách sửa lỗi định dạng số lúc dùng Mail Merge1. Sử dụng “Numeric Switch” trong WordNumeric Switches cho trường trộn Mail-Merge2. Chỉnh sửa bảng tính ExcelCác code định dạng cho hàm TEXT của ExcelCẩn thận lúc xử lý với hàm ROUND3. Sử dụng DDE Link1. Sử dụng “Numeric Switch” trong WordCách trước hết để Mail Merge định dạng số từ Excel chuẩn xác là biên tập tài liệu Word. Chi tiết, bạn sẽ vận dụng mã định dạng số mong muốn vào các trường trộn – Merge Field trong file Word. [Về căn bản các trường trộn công bố cho tài liệu Word biết cột nào trong bảng tính Excel chứa dữ liệu cần xử lý.] Để vận dụng định dạng cho 1 trường, bạn phải bao gồm 1 Numeric Switch [tên cũ là Picture Switch] trong ô code của trường đấy.Việc trước hết bạn phải làm là biết code trường thực tiễn. Mở tài liệu Mail Merge và click vào tab Mailings ở phía trên cửa sổ. Bảo đảm đã tắt nút Preview Results để bạn có thể thấy các trường Mail-Merge. Sau đấy, click chuột phải vào 1 ô Mail-Merge [thí dụ «Donation»] và chọn Toggle Field Code. Bạn sẽ thấy code cho trường đấy, được xác định bởi các dấu ngoắc nhọn, thí dụ: { MERGEFIELD Donation }. Giờ biên tập code trường này chỉ bằng cách chèn code numeric switch vào cuối code như sau:{ MERGEFIELD Donation # $#,##0.00 }Phần mềm hỗ trợ sẵn nhiều code ảnh. Dưới đây là 4 thí dụ tương ứng với kết quả:{ MERGEFIELD Cost # 00.00 } 01.00 { MERGEFIELD Sales # $### } $ 15 { MERGEFIELD Sales # $#,##0.00 } $ 1,500.00
{ MERGEFIELD Date @ “MMMM d” } November 26Như bạn thấy, code Numeric Switch tương đồng với code định dạng Excel, không kể việc trước số là “#” và ngày là “@”. [Xem xét: sử dụng dấu trích dẫn trong code ngày mà ko có trong code số]. Để xem nhiều code hơn, hãy đến bảng bên dưới hoặc truy cập viện trợ trực tuyến cho “numeric switch” trong Microsoft Word.[adsbygoogle=window.adsbygoogle||[]].push[{}]Dưới đây là 1 số thí dụ cách các code trường số xử lý dữ liệu trong cột “Sales” ở bảng tính Excel.Numeric Switch cho trường trộn Mail-MergeThực tế, Word và Excel sử dụng cùng mã định dạng, vậy vì sao chúng ko sử dụng cùng tác dụng Format? Thí dụ, vì sao ko dùng hàm MergeField như thế này:{ MERGEFIELD[Donation,”$#,##0.00″] }Đây đích thực là băn khoăn của nhiều người và có nhẽ chỉ có Microsoft mới biết câu giải đáp.Xem xét: Nhớ rằng lúc bạn thêm hoặc chỉnh sửa Numeric Switch, kết quả sẽ ko xuất hiện ngay ngay lập tức. Bạn phải cập nhật trường [click chuột phải vào nó vào chọn Update Field], hoặc nhấp nút Mailings > Preview Results. Thỉnh thoảng, bạn phải lặp lại 2 đến 3 lần thao tác này. Nếu bạn đang dùng Mail-Merge Wizard, bạn có thể phải lùi lại 1 bước và hoàn tác để xem tác động của những chỉnh sửa vừa tiến hành.Các Numeric Switch hoạt động tốt trong trường trộn mà công đoạn sử dụng nó hơi khó nhớ và dễ mắc lỗi. Nếu bạn cũng thấy thế, hãy thử 1 trong 2 cách tiếp theo.2. Chỉnh sửa bảng tính ExcelĐây là cách giúp bạn tránh gặp phải lỗi định dạng sai số lúc dùng Mail Merge. Trong bảng tính Excel, chèn 1 cột chứa công thức biến đổi số hoặc ngày trong Excel sang định dạng text bạn muốn hiện ở tài liệu Mail Merge.Để làm điều này, bạn cần sử dụng hàm TEXT của Excel. Nó cho phép khách hàng biến đổi số hoặc ngày sang định dạng văn bản tương đương chuẩn xác theo cách khách hàng muốn. Nhược điểm của biện pháp này là bạn cần biết các code định dạng đấy. Mặc dầu những code này y hệt với mã được dùng trong tác dụng định dạng Custom Number mà hiếm khách hàng Excel biết đến sự còn đó của chúng.Thí dụ, các công thức TEXT[B3, “$#,##0.00”] và TEXT[C5, “M/dd/yy”] biến đổi dữ liệu số và ngày thành dữ liệu dạng text [ở thí dụ này, chúng là “$12,345.67” và “12/01/10”].Mẹo: Bạn nên định dạng các ô chứa những công thức này theo các kiểu không giống nhau như in nghiêng hoặc bằng 1 số màu lạ khác để nhắc bạn rằng những số đấy chỉ thuần tuý là văn bản. Ở bạn dạng Excel cũ hơn, những “con số” này chẳng thể được dùng trong phép tính. Ở Excel 2016, bạn có thể dùng chúng trong mọi công thức, không kể các hàm tổng như SUM và AVERAGE.[adsbygoogle=window.adsbygoogle||[]].push[{}]Thế mạnh của định dạng số và ngày như text là đoạn text đấy được chuyển từ Excel vào tài liệu sử dụng Mail Merge ko bị biến dạng. Các tùy chọn định dạng như font, kích tấc, màu sắc đều ko chỉnh sửa.Các code định dạng cho hàm TEXT của ExcelDưới đây là bộ sưu tập các code thường dùng nhất ở bên phải. Điều cần ghi nhớ là cả “0” và “#” đều là các placeholder [dấu giữ chỗ] cho các con số, mà “0” sẽ buộc số 0 hiện ở địa điểm trước hết hoặc chung cuộc. “#” sẽ được thay thế bằng 1 số nếu nó chẳng phải số 0 đứng đầu hoặc chung cuộc. Do đấy, mã “00000” sẽ bảo đảm số 0 ở đầu ko bị giảm bớt khỏi các mã bưu điện New Jersey.Những code dành cho số, tháng ngày và thời kì có thể được sử dụng trong hàm TEXT hoặc định dạng số tùy biến [Custom] của Excel. Ngoài ra, chúng cũng có thể được dùng trong “Numeric Switches” ở Word Mail-Merge Field.Xem xét, có sự dị biệt bé giữa cách code hoạt động trong Excel và Word ở Microsoft 2013. Trong Excel, bạn có thể sử dụng “M” hoặc “m” cho tháng và phút. Trong gần như trường hợp, Excel đủ sáng dạ để biết bạn đang nói đến đơn vị nào. Thế mà, Word ko “khôn ngoan” tương tự. Bạn phải sử dụng chữ in hoa để chỉ tháng. Kế bên đấy, Excel cũng có 1 code bổ sung, “MMMMM”, trả về độc nhất vô nhị 1 chữ viết tắt cho tháng [thí dụ: J, F, M, A, …].Bổ sung 1 vài cột chứa hàm TEXT vào bảng tính là biện pháp sửa lỗi định dạng số lúc dùng Mail Merge dễ dãi. Bạn chỉ cần nhớ rằng những ô này dù trông như đang chứa các con số mà chẳng thể vận dụng hàm SUM và AVERAGE cho chúng. Nếu cần biến đổi chúng sang dạng số lần nữa, bạn chỉ cần dùng hàm VALUE.Cẩn thận lúc xử lý với hàm ROUNDThay vì hàm TEXT[], 1 số người thích dùng hàm ROUND[] để cắt bớt lượng số thập phân. Đúng như tên gọi, hàm ROUND[] của Excel mặc định sẽ làm tròn số thập phân lên hoặc xuống ở địa điểm khách hàng chọn lựa. Thế mạnh của cách này là các con số làm tròn đấy chẳng phải văn bản và vẫn có thể được dùng để tính toán. Trong nhiều trường hợp, dù hàm ROUND[] đều hoạt động tốt với Mail Merge, mà bạn có thể muốn tránh xa nó bởi những nguyên cớ sau:Hàm ROUND ko giữ dấu USD hay dấu phẩy phân cách số hàng ngàn trở lên.Hàm ROUND sẽ giảm bớt các số 0 ở cuối.Hàm ROUND đôi lúc khiến Mail Merge hiển thị sai số thập phân. Thí dụ, tài liệu Mail Merge hiển thị 4 địa điểm số thập phân khi mà hàm ROUND đã chọn 2 hoặc 3.Ở 1 số trường hợp hiếm gặp, hàm ROUND khiến Mail Merge hiện lệch lạc số 1 chút. Thí dụ, thay vì hiện 1.0014, Mail Merge lại hiện 1.0013.[adsbygoogle=window.adsbygoogle||[]].push[{}]3. Sử dụng DDE LinkHai cách ở trên kha khá dễ dãi, mà nếu có nhiều trường cần định dạng, chúng có thể khiến bạn sớm nản chí bởi cần phải nhớ mã định dạng và dù mã giống nhau mà chúng có thể được dùng theo nhiều cách không giống nhau.1 biện pháp nhẹ nhõm, đơn giản là kết hợp Word với workbook Excel qua DDE [Dynamic Data Exchange], tốt hơn việc tiến hành công đoạn kết hợp cố định thông thường. Nghe có vẻ phức tạp mà nếu bạn đã thuần thục Mail Merge, DDE chỉ là “chuyện bé”. Nó là công đoạn 2 bước dễ dãi. Bước trước hết, bạn chỉ cần bật Word để mở file qua DDE. Quá trình này chỉ cần tiến hành 1 lần nhưng thôi.Office 2016 có cung ứng DDE? Dynamic Data Exchange là công nghệ cũ. Có khi nó chạy ổn mà cũng có khi ko có chức năng gì trong Office 2016. Bạn nên mở nguồn dữ liệu Excel trước lúc truy cập nó từ Word. Thông thường với các nguồn dữ liệu Excel, bạn phải mở đầu nhập dữ liệu từ bậc nhất tiên của bảng tính. Nếu đủ nhẫn nại, bạn có thể dùng DDE trong Office 2016].Để thiết lập Word 2013 cho kết hợp DDE, hãy tiến hành những bước sau:Click File > Options.Nhấp tab Advanced ở phía bên trái và cuộn xuống mục General.Tích vào ô Confirm file format conversion on open.Từ giờ trở đi, bạn ko bao giờ phải làm lại những thao tác trên. Khi này, bạn có thể mở bản sao Word dưới nhiều định dạng và đường dẫn không giống nhau, bao gồm IDE. Tác động độc nhất vô nhị là mỗi lần mở file chẳng phải Word, chương trình sẽ cho bạn chỉnh sửa chọn lựa.Bước thứ 2 và chung cuộc là chọn nguồn dữ liệu cho công đoạn Mail Merge [ở bước 3 của Mail Merge Wizard trong Word hoặc sau lúc nhấn nút Select Recipients trong ribbon Mailings]. Giờ bạn chỉ cần tiến hành thêm 3 click chuột.Sau lúc đã chọn dữ liệu muốn sử dụng, 1 hộp thoại “Confirm Data Source” mới sẽ xuất hiện.Loại kết hợp mặc định là OLE, mà chẳng phải liên kết thân muốn.Trong hộp thoại Confirm Data Source, click vào ô Show all.Trong danh sách loại file mở mang, chọn MS Excel Worksheets via DDE [*.xls]. [Sử dụng tùy chọn này ngay cả lúc đang dùng định dạng file Excel mới hơn: *.xlsx.]Nếu được đề nghị, hãy công nhận rằng bạn đang chọn Entire Spreadsheet.Nếu đã chọn bảng tính cho tài liệu Word, bạn có thể phải chọn lại nó mà lần này qua kết hợp DDE. Thế là xong! Từ giờ, định dạng Excel của bạn sẽ được vận dụng chuẩn xác trên các tài liệu Word Mail Merge và bạn chỉ cần nhớ đặt dữ liệu muốn thống nhất nằm trong bảng tính trước hết của workbook Excel.Ngoài ra, Word ko có cung ứng định dạng %. Tuy nhiên, bạn có 1 chọn lựa là nhân trường thống nhất với 100 trong Excel và khiến code Merge Field giống như sau: { MERGEFIELD MyField # “0%” }.Tuyển lựa thứ 2 là nhân với 100 trong Word: { =100*{ MERGEFIELD MyField } # “0%” }. Nhớ dùng Ctrl+9 để chèn dấu ngoắc đóng mở trường dữ liệu { }, ko tự mình nhập chúng.Tuyển lựa thứ 3 là bật “Confirm file format conversion at open” trong phần General của tab Advanced ở File > Options.Khi bạn kết nối với 1 workbook Excel để thống nhất mail, Word sẽ nhắc bạn cách làm việc này. Click Show All, sau đấy chọn “MS Excel worksheets via DDE”. Hành động này sẽ mở Excel và nhập hoàn chỉnh các trị giá Excel ở định dạng của chúng.Trên đây là cách sửa lỗi định dạng số trong Mail Merge. Hi vọng chúng bổ ích với các bạn. Nếu có cách nào khác, đừng ngại san sẻ với chúng tôi nhé.
#cách #sửa #lỗi #định #dạng #số #lúc #dùng #Mail #Merge #trong #Microsoft #Word
3 cách sửa lỗi định dạng số lúc dùng Mail Merge trong Microsoft Word
Định dạng số trong Mail Merge là 1 tác dụng bổ ích của Microsoft Word. Tuy nhiên, thỉnh thoảng nó cũng xảy ra lỗi. Dưới đây là gợi ý sửa lỗi định dạng số trong Mail Merge dễ dãi nhất.[adsbygoogle=window.adsbygoogle||[]].push[{}]Microsoft Word là ứng dụng soạn thảo văn bản bình thường nhất ngày nay. Nó dễ dùng và hỗ trợ đầy đủ công dụng biên soạn, biên tập tài liệu thiết yếu như căn lề, đổi font, bôi đậm, chèn ảnh, thậm chí cả thống nhất mail. Đúng vậy, tất cả nhờ Mail Merge trong Word.Mail Merge trong Microsoft Word là gì?Dùng tác dụng Mail Merge trong Microsoft Word là cách tốt nhất để gửi hàng loạt email hay thư mang dấu ấn tư nhân đến bất cứ người nào bạn muốn. Dùng Mail Merge, bạn có thể tư nhân hóa nhiều email, thư điện tử đồng thời bằng các placeholder. Về căn bản, bạn chỉ cần danh sách liên lạc và 1 mẫu email để gửi đến họ. Thật dễ dãi phải ko?[adsbygoogle=window.adsbygoogle||[]].push[{}]Tác dụng này đặc trưng bổ ích lúc bạn muốn gửi nhiều thư cùng 1 khi đến người dùng hoặc viên chức trong cùng 1 doanh nghiệp, tổ chức. Nó hoạt động chuẩn xác như mong chờ. Tuy nhiên, đôi lúc, khách hàng Word lại gặp phải lỗi định dạng số trong Mail Merge. Vậy làm thế nào để giải quyết? Hãy cùng Ôn Thi HSG học cách sửa lỗi định dạng số trong Mail Merge nhé![adsbygoogle=window.adsbygoogle||[]].push[{}]Cách định dạng số trong Mail Merge1. Chọn trường, thí dụ về cách định dạng số tiền trong mail merge – Amount ở đoạn sau:2. Nhấn [Alt] + F9 để mở code của trường đấy hoặc click chuột phải vào trường Mail Merge và chọn Toggle Field Code. Bạn sẽ thấy code thực cho trường đấy kiểu như sau: { MERGEFIELD Amount }.3. Chỉnh sửa trường bằng cách chèn code chuyển số vào cuối trường đấy. Thí dụ: Để hiển thị định dạng tiền tệ, đổi trường hiển thị dưới dạng { MERGEFIELD Amount # $,0.00 }.4. Nhấn [Alt] + F9 1 lần nữa.5. Đặt con trỏ ở địa điểm bất cứ và nhấn phím F9 để update nó. Hoặc click chuột phải vào trường đấy và chọn Update Field.6. Xem trước kết quả để công nhận số hiển thị ở định dạng bạn muốn thấy trong tài liệu. Thí dụ, số tiền sẽ hiện dưới dạng $1,000.00.7. Chạy Mail Merge.Đáng tiếc, việc làm chủ tất cả tính năng của Mail Merge có thể khiến bạn phải đau đầu. 1 trong những rối rắm của tác dụng trộn thư là nó chẳng thể định dạng chính xác số trong bảng tính Excel. Thí dụ, kết quả bán hàng trong Excel hiện 100 mà sang Word, nó bất chợt trở thành 99.99999999996!Thật may, giải quyết lỗi này ko khó. Thực tế, chúng ta có 3 cách xử lý lỗi định dạng số lúc dùng Mail Merge. Bạn có thể biên tập bảng tính, tài liệu Mail-Merge hoặc chỉnh sửa cách 2 file kết nối với nhau. Mặc dầu biện pháp này ít người biết tới mà nó có thể là chọn lựa tốt nhất – không kể việc ko còn cung ứng cho Word 2016.[adsbygoogle=window.adsbygoogle||[]].push[{}]Xem xét: Dù các bước dưới đây được tiến hành trên Office 2016 mà nó vẫn vận dụng được trên các bạn dạng Word và Excel khác.Cách sửa lỗi định dạng số lúc dùng Mail Merge1. Sử dụng “Numeric Switch” trong WordNumeric Switches cho trường trộn Mail-Merge2. Chỉnh sửa bảng tính ExcelCác code định dạng cho hàm TEXT của ExcelCẩn thận lúc xử lý với hàm ROUND3. Sử dụng DDE Link1. Sử dụng “Numeric Switch” trong WordCách trước hết để Mail Merge định dạng số từ Excel chuẩn xác là biên tập tài liệu Word. Chi tiết, bạn sẽ vận dụng mã định dạng số mong muốn vào các trường trộn – Merge Field trong file Word. [Về căn bản các trường trộn công bố cho tài liệu Word biết cột nào trong bảng tính Excel chứa dữ liệu cần xử lý.] Để vận dụng định dạng cho 1 trường, bạn phải bao gồm 1 Numeric Switch [tên cũ là Picture Switch] trong ô code của trường đấy.Việc trước hết bạn phải làm là biết code trường thực tiễn. Mở tài liệu Mail Merge và click vào tab Mailings ở phía trên cửa sổ. Bảo đảm đã tắt nút Preview Results để bạn có thể thấy các trường Mail-Merge. Sau đấy, click chuột phải vào 1 ô Mail-Merge [thí dụ «Donation»] và chọn Toggle Field Code. Bạn sẽ thấy code cho trường đấy, được xác định bởi các dấu ngoắc nhọn, thí dụ: { MERGEFIELD Donation }. Giờ biên tập code trường này chỉ bằng cách chèn code numeric switch vào cuối code như sau:{ MERGEFIELD Donation # $#,##0.00 }Phần mềm hỗ trợ sẵn nhiều code ảnh. Dưới đây là 4 thí dụ tương ứng với kết quả:{ MERGEFIELD Cost # 00.00 } 01.00 { MERGEFIELD Sales # $### } $ 15 { MERGEFIELD Sales # $#,##0.00 } $ 1,500.00
{ MERGEFIELD Date @ “MMMM d” } November 26Như bạn thấy, code Numeric Switch tương đồng với code định dạng Excel, không kể việc trước số là “#” và ngày là “@”. [Xem xét: sử dụng dấu trích dẫn trong code ngày mà ko có trong code số]. Để xem nhiều code hơn, hãy đến bảng bên dưới hoặc truy cập viện trợ trực tuyến cho “numeric switch” trong Microsoft Word.[adsbygoogle=window.adsbygoogle||[]].push[{}]Dưới đây là 1 số thí dụ cách các code trường số xử lý dữ liệu trong cột “Sales” ở bảng tính Excel.Numeric Switch cho trường trộn Mail-MergeThực tế, Word và Excel sử dụng cùng mã định dạng, vậy vì sao chúng ko sử dụng cùng tác dụng Format? Thí dụ, vì sao ko dùng hàm MergeField như thế này:{ MERGEFIELD[Donation,”$#,##0.00″] }Đây đích thực là băn khoăn của nhiều người và có nhẽ chỉ có Microsoft mới biết câu giải đáp.Xem xét: Nhớ rằng lúc bạn thêm hoặc chỉnh sửa Numeric Switch, kết quả sẽ ko xuất hiện ngay ngay lập tức. Bạn phải cập nhật trường [click chuột phải vào nó vào chọn Update Field], hoặc nhấp nút Mailings > Preview Results. Thỉnh thoảng, bạn phải lặp lại 2 đến 3 lần thao tác này. Nếu bạn đang dùng Mail-Merge Wizard, bạn có thể phải lùi lại 1 bước và hoàn tác để xem tác động của những chỉnh sửa vừa tiến hành.Các Numeric Switch hoạt động tốt trong trường trộn mà công đoạn sử dụng nó hơi khó nhớ và dễ mắc lỗi. Nếu bạn cũng thấy thế, hãy thử 1 trong 2 cách tiếp theo.2. Chỉnh sửa bảng tính ExcelĐây là cách giúp bạn tránh gặp phải lỗi định dạng sai số lúc dùng Mail Merge. Trong bảng tính Excel, chèn 1 cột chứa công thức biến đổi số hoặc ngày trong Excel sang định dạng text bạn muốn hiện ở tài liệu Mail Merge.Để làm điều này, bạn cần sử dụng hàm TEXT của Excel. Nó cho phép khách hàng biến đổi số hoặc ngày sang định dạng văn bản tương đương chuẩn xác theo cách khách hàng muốn. Nhược điểm của biện pháp này là bạn cần biết các code định dạng đấy. Mặc dầu những code này y hệt với mã được dùng trong tác dụng định dạng Custom Number mà hiếm khách hàng Excel biết đến sự còn đó của chúng.Thí dụ, các công thức TEXT[B3, “$#,##0.00”] và TEXT[C5, “M/dd/yy”] biến đổi dữ liệu số và ngày thành dữ liệu dạng text [ở thí dụ này, chúng là “$12,345.67” và “12/01/10”].Mẹo: Bạn nên định dạng các ô chứa những công thức này theo các kiểu không giống nhau như in nghiêng hoặc bằng 1 số màu lạ khác để nhắc bạn rằng những số đấy chỉ thuần tuý là văn bản. Ở bạn dạng Excel cũ hơn, những “con số” này chẳng thể được dùng trong phép tính. Ở Excel 2016, bạn có thể dùng chúng trong mọi công thức, không kể các hàm tổng như SUM và AVERAGE.[adsbygoogle=window.adsbygoogle||[]].push[{}]Thế mạnh của định dạng số và ngày như text là đoạn text đấy được chuyển từ Excel vào tài liệu sử dụng Mail Merge ko bị biến dạng. Các tùy chọn định dạng như font, kích tấc, màu sắc đều ko chỉnh sửa.Các code định dạng cho hàm TEXT của ExcelDưới đây là bộ sưu tập các code thường dùng nhất ở bên phải. Điều cần ghi nhớ là cả “0” và “#” đều là các placeholder [dấu giữ chỗ] cho các con số, mà “0” sẽ buộc số 0 hiện ở địa điểm trước hết hoặc chung cuộc. “#” sẽ được thay thế bằng 1 số nếu nó chẳng phải số 0 đứng đầu hoặc chung cuộc. Do đấy, mã “00000” sẽ bảo đảm số 0 ở đầu ko bị giảm bớt khỏi các mã bưu điện New Jersey.Những code dành cho số, tháng ngày và thời kì có thể được sử dụng trong hàm TEXT hoặc định dạng số tùy biến [Custom] của Excel. Ngoài ra, chúng cũng có thể được dùng trong “Numeric Switches” ở Word Mail-Merge Field.Xem xét, có sự dị biệt bé giữa cách code hoạt động trong Excel và Word ở Microsoft 2013. Trong Excel, bạn có thể sử dụng “M” hoặc “m” cho tháng và phút. Trong gần như trường hợp, Excel đủ sáng dạ để biết bạn đang nói đến đơn vị nào. Thế mà, Word ko “khôn ngoan” tương tự. Bạn phải sử dụng chữ in hoa để chỉ tháng. Kế bên đấy, Excel cũng có 1 code bổ sung, “MMMMM”, trả về độc nhất vô nhị 1 chữ viết tắt cho tháng [thí dụ: J, F, M, A, …].Bổ sung 1 vài cột chứa hàm TEXT vào bảng tính là biện pháp sửa lỗi định dạng số lúc dùng Mail Merge dễ dãi. Bạn chỉ cần nhớ rằng những ô này dù trông như đang chứa các con số mà chẳng thể vận dụng hàm SUM và AVERAGE cho chúng. Nếu cần biến đổi chúng sang dạng số lần nữa, bạn chỉ cần dùng hàm VALUE.Cẩn thận lúc xử lý với hàm ROUNDThay vì hàm TEXT[], 1 số người thích dùng hàm ROUND[] để cắt bớt lượng số thập phân. Đúng như tên gọi, hàm ROUND[] của Excel mặc định sẽ làm tròn số thập phân lên hoặc xuống ở địa điểm khách hàng chọn lựa. Thế mạnh của cách này là các con số làm tròn đấy chẳng phải văn bản và vẫn có thể được dùng để tính toán. Trong nhiều trường hợp, dù hàm ROUND[] đều hoạt động tốt với Mail Merge, mà bạn có thể muốn tránh xa nó bởi những nguyên cớ sau:Hàm ROUND ko giữ dấu USD hay dấu phẩy phân cách số hàng ngàn trở lên.Hàm ROUND sẽ giảm bớt các số 0 ở cuối.Hàm ROUND đôi lúc khiến Mail Merge hiển thị sai số thập phân. Thí dụ, tài liệu Mail Merge hiển thị 4 địa điểm số thập phân khi mà hàm ROUND đã chọn 2 hoặc 3.Ở 1 số trường hợp hiếm gặp, hàm ROUND khiến Mail Merge hiện lệch lạc số 1 chút. Thí dụ, thay vì hiện 1.0014, Mail Merge lại hiện 1.0013.[adsbygoogle=window.adsbygoogle||[]].push[{}]3. Sử dụng DDE LinkHai cách ở trên kha khá dễ dãi, mà nếu có nhiều trường cần định dạng, chúng có thể khiến bạn sớm nản chí bởi cần phải nhớ mã định dạng và dù mã giống nhau mà chúng có thể được dùng theo nhiều cách không giống nhau.1 biện pháp nhẹ nhõm, đơn giản là kết hợp Word với workbook Excel qua DDE [Dynamic Data Exchange], tốt hơn việc tiến hành công đoạn kết hợp cố định thông thường. Nghe có vẻ phức tạp mà nếu bạn đã thuần thục Mail Merge, DDE chỉ là “chuyện bé”. Nó là công đoạn 2 bước dễ dãi. Bước trước hết, bạn chỉ cần bật Word để mở file qua DDE. Quá trình này chỉ cần tiến hành 1 lần nhưng thôi.Office 2016 có cung ứng DDE? Dynamic Data Exchange là công nghệ cũ. Có khi nó chạy ổn mà cũng có khi ko có chức năng gì trong Office 2016. Bạn nên mở nguồn dữ liệu Excel trước lúc truy cập nó từ Word. Thông thường với các nguồn dữ liệu Excel, bạn phải mở đầu nhập dữ liệu từ bậc nhất tiên của bảng tính. Nếu đủ nhẫn nại, bạn có thể dùng DDE trong Office 2016].Để thiết lập Word 2013 cho kết hợp DDE, hãy tiến hành những bước sau:Click File > Options.Nhấp tab Advanced ở phía bên trái và cuộn xuống mục General.Tích vào ô Confirm file format conversion on open.Từ giờ trở đi, bạn ko bao giờ phải làm lại những thao tác trên. Khi này, bạn có thể mở bản sao Word dưới nhiều định dạng và đường dẫn không giống nhau, bao gồm IDE. Tác động độc nhất vô nhị là mỗi lần mở file chẳng phải Word, chương trình sẽ cho bạn chỉnh sửa chọn lựa.Bước thứ 2 và chung cuộc là chọn nguồn dữ liệu cho công đoạn Mail Merge [ở bước 3 của Mail Merge Wizard trong Word hoặc sau lúc nhấn nút Select Recipients trong ribbon Mailings]. Giờ bạn chỉ cần tiến hành thêm 3 click chuột.Sau lúc đã chọn dữ liệu muốn sử dụng, 1 hộp thoại “Confirm Data Source” mới sẽ xuất hiện.Loại kết hợp mặc định là OLE, mà chẳng phải liên kết thân muốn.Trong hộp thoại Confirm Data Source, click vào ô Show all.Trong danh sách loại file mở mang, chọn MS Excel Worksheets via DDE [*.xls]. [Sử dụng tùy chọn này ngay cả lúc đang dùng định dạng file Excel mới hơn: *.xlsx.]Nếu được đề nghị, hãy công nhận rằng bạn đang chọn Entire Spreadsheet.Nếu đã chọn bảng tính cho tài liệu Word, bạn có thể phải chọn lại nó mà lần này qua kết hợp DDE. Thế là xong! Từ giờ, định dạng Excel của bạn sẽ được vận dụng chuẩn xác trên các tài liệu Word Mail Merge và bạn chỉ cần nhớ đặt dữ liệu muốn thống nhất nằm trong bảng tính trước hết của workbook Excel.Ngoài ra, Word ko có cung ứng định dạng %. Tuy nhiên, bạn có 1 chọn lựa là nhân trường thống nhất với 100 trong Excel và khiến code Merge Field giống như sau: { MERGEFIELD MyField # “0%” }.Tuyển lựa thứ 2 là nhân với 100 trong Word: { =100*{ MERGEFIELD MyField } # “0%” }. Nhớ dùng Ctrl+9 để chèn dấu ngoắc đóng mở trường dữ liệu { }, ko tự mình nhập chúng.Tuyển lựa thứ 3 là bật “Confirm file format conversion at open” trong phần General của tab Advanced ở File > Options.Khi bạn kết nối với 1 workbook Excel để thống nhất mail, Word sẽ nhắc bạn cách làm việc này. Click Show All, sau đấy chọn “MS Excel worksheets via DDE”. Hành động này sẽ mở Excel và nhập hoàn chỉnh các trị giá Excel ở định dạng của chúng.Trên đây là cách sửa lỗi định dạng số trong Mail Merge. Hi vọng chúng bổ ích với các bạn. Nếu có cách nào khác, đừng ngại san sẻ với chúng tôi nhé.
#cách #sửa #lỗi #định #dạng #số #lúc #dùng #Mail #Merge #trong #Microsoft #Word