Cách sắp xếp lịch làm việc cho giám đốc

Tìm hiểu về kỹ năng sắp xếp công việc

Xem thêm: Học cách quản lý thời gian, cải thiện hiệu suất công việc

I. Kỹ năng sắp xếp công việc là gì?

Kỹ năng sắp xếp công việc là kỹ năng phân bổ thời gian hợp lý cho các nhiệm vụ khác nhau trong một khoảng thời gian nhất định. Kỹ năng này góp phần lớn vào quyết định xem bạn có đủ năng lực hoàn thành công việc được giao hay không.

II. Cách phát triển kỹ năng sắp xếp, quản lý công việc

1. Chủ động

Cách tốt nhất để tận dụng tối đa ngày của bạn là chủ động chuần bị kỹ càng. Hãy xác định những gì bạn cần làm cho ngày hôm sau và chuẩn bị trước khi rời đi. Điều này không chỉ giúp bạn có nhiều thời gian hơn mà thậm chí còn mang đến cho bạn một số hiểu biết hoặc ý tưởng về cách cải thiện chất lượng, hiệu suất công việc.

2. Lập danh sách những việc cần làm

Hãy lập danh sách tất cả những việc bạn cần làm mỗi ngày. Tất nhiên, lợi ích hàng đầu của việc này là bạn sẽ không quên bất cứ nhiệm vụ nào. Bên cạnh đó, bạn còn có thể theo dõi các nhiệm vụ cần làm, tiến độ thực hiện. Khi hoàn thành được một công việc cụ thể, bạn sẽ có cảm giác hài lòng vì cảm giác thành tựu.

3. Chia thời gian hợp lý

Đồng thời, khi lên kế hoạch trong ngày và lập danh sách các nhiệm vụ của mình, bạn nên lập một lịch trình, chia thời gian cho mỗi nhiệm vụ. Bằng cách này, bạn sẽ đảm bảo rằng mình có thể hoàn thành tất cả công việc mà không bị thiếu thời gian.

4. Sớm bắt đầu công việc

Bạn sẽ có nhiều thời gian để thực hiện công việc hơn nếu bạn bắt đầu sớm. Tất nhiên, giờ làm việc của bạn là cố định và bạn không thể thay đổi, nhưng bắt đầu sớm có thể chỉ là một bài tập thể dục hàng ngày hay một bữa ăn sáng không vội vàng. Bắt đầu sớm cũng có nghĩa là bạn tránh căng thẳng bằng cách đi làm sớm hơn để tránh tắc đường chẳng hạn.

5. Tận dụng tối đa thời gian

Mọi người đều có một khoảng thời gian nhất định trong ngày mà họ làm việc hiệu quả nhất. Một số làm việc tốt hơn vào sáng sớm, trong khi những người khác làm việc tốt nhất vào buổi tối. Bạn nên sắp xếp tất cả các công việc đòi hỏi sự tập trung hoặc có tính thách thức nhất vào thời gian này trong ngày. Để biết ngày làm 8 tiếng, quản lý quỹ thời gian như thế nào cho hiệu quả, bạn đọc tham khảo bài viết đã được cập nhật nhé.

6. Hạn chế gián đoạn

Hãy tuân thủ lịch trình đã lập sẵn và tránh những việc làm gián đoạn càng nhiều càng tốt. Tắt điện thoại di động của bạn, đóng cửa vào văn phòng và tránh các cuộc họp vô ích. Nếu bạn thường xuyên phải di chuyển, hãy chọn môi trường thoải mái nhất để có thể tập trung làm việc.

7. Học cách ủy thác

Bạn có thể cho rằng bản thân có thể tự hoàn thành tất cả mọi việc, nhưng thực tế thì bạn có thể tiết kiệm thời gian và công sức nếu có thể chia sẻ nhiệm vụ cho đúng người và tập trung vào các hoạt động trọng tâm.

Xem thêm: Mẹo nâng cao kỹ năng quản lý bản thân và tinh thần tự tôn

8. Sắp xếp nơi làm việc gọn gàng

Cho dù bạn làm việc một mình hay với nhiều đồng nghiệp, bạn vẫn nên sắp xếp khu vực làm việc của mình một cách gọn gàng và khoa học. Chẳng hạn vị trí đặt máy photocopy ở vị trí phù hợp cũng sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tăng năng suất công việc.

III. Những vai trò nào cần kỹ năng sắp xếp, quản lý công việc?

Công việc nào thì cũng cần phải có kỹ năng sắp xếp và quản lý công việc hiệu quả; tuy nhiên, sẽ có những vị trí yêu cầu vô cùng khắt khe như:

• Nhân viên nhập liệu.
• Nhân viên tổ chức sự kiện.
• Nhân viên kho.
• Thủ thư [cán bộ thư viện].
• Nhân viên hành chính nhân sự.
• Trợ lý, thư ký.
• Nhân viên lễ tân.
• Giám đốc dự án.
• Luật sư.
• Nhân viên xuất nhập khẩu, logistics.
• Quản lý/Giám đốc sản xuất.

Sắp xếp và tổ chức là kỹ năng vô cùng cần thiết cho những công việc như trợ lý hay hành chính, góp phần quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp. Một số người tự nhiên đã có sẵn kỹ năng quản lý thời gian và thực hiện công việc, trong khi những người khác phải rèn luyện và học hỏi dần theo thời gian. Do đó, khi biết cách làm thế nào để sắp xếp công việc hợp lý, bạn hãy tự điều chỉnh và thay đổi thói quen quản lý thời gian của mình theo hướng tích cực nhé.