26/11/2021 08:49
Trong một ngày, kế toán phải xử lý không biết bao nhiêu loại chứng từ kế toán với số lượng vô cùng khó kiểm soát. Vậy làm sao để sắp xếp và lưu trữ chứng từ kế toán thuế một cách thật khoa học, hợp lý để việc quản lý với kế toán không còn khó khăn? Sau đây Đức Minh sẽ hướng dẫn quy trình lưu trữ sổ sách để các bạn tham khảo:
Bước 01: Khai báo thuế
– Bìa xanh
– Báo cáo thuế tháng/ quý
+ Bảng kê phụ lục bán ra và mua vào
+ Giấy xác nhận nộp tờ khai qua mạng của tổng cục thuế
– Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: BC26/AC
– Phiếu thu, phiếu chi, phiếu hạch toán công nợ
+ Hóa đơn đầu ra liên xanh sắp trước
+ Hóa đơn đầu vào liên đỏ sắp sau
– Thông báo phát hành hóa đơn trong kỳ nếu có, hóa đơn mẫu và các hợp đồng in ...
Bước 02: Phiếu Thu – Chi – Hạch Toán
1. In toàn bộ Phiếu Thu từ tháng 01 đến tháng 12
2. In toàn bộ Phiếu Chi từ tháng 01 đến tháng 12
3. In toàn bộ Phiếu Hạch Toán từ tháng 01 đến tháng 12
4. In toàn bộ Phiếu Xuất - Phiếu Nhập Kho trong năm đóng thành tập, nếu nhiều chia làm nhiều cuốn, ít thì đóng lại thành 01 cuốn
Bước 03: In sổ sách kế toán
+ Bìa NKC & In NKC từ tháng 01 đến tháng 12
+ Bìa Sổ Cái & In toàn bộ sổ cái 1 tháng đóng thành cuốn mỗi tháng là 01 cuốn từ TK loại 01 – đến TK loại 09
– Cân Đối Phát Sinh
– Kết Quả Hoạt Động Kinh Doanh
+ Bìa Sổ Quỹ: tiền mặt và tiền gửi: in Sổ quỹ tiền mặt+ Sổ tiền gửi Ngân Hàng
+ Bìa Bảng Tổng Hợp Công Nợ và Sổ Chi Tiết Công Nợ
– Bảng tổng hợp Công nợ phải thu, phải trả
– Sổ chi tiết công nợ từng đối tượng khách hàng
– Tài khoản in là: 131,331
+ Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho NVL, HH
– In tổng hợp NXT từ tháng 01 đến tháng 12 thành 01 cuốn hoặc nhiều cuốn
– Ịn sổ chi tiết NVL, HH thành nhiều cuốn
– Tài khoản in là: 152,153,155,156
+Bảng Phân bổ khấu hao và phân bổ chi phí trả trước
– Bìa & In Bảng khấu hao và phân bổ chi phí trả trước ngắn và dài hạn từ tháng 01 đến tháng 12
– Tài khoản in là: 214, 242
+ Bảng tổng hợp giá thành xây lắp TK 154
– Bìa xanh: In bảng tổng hợp giá thành 154 toàn bộ từ tháng 01 đến tháng 12
– Sổ chi tiết tài khoản 154 cho từng đối tượng công trình
– Lập 1 bảng tổng hợp những hợp đồng kinh tế bán ra đã xuất hóa đơn và tình trạng của hợp đồng
– Phân tách giá thành chi tiết cho từng mục đã xuất hóa đơn: 621,622,623,627 theo từng tháng phát sinh của tài khoản giá thành công trình cần theo dõi
Bước 04: Báo cáo tài chính
* Báo cáo tài chính
– Bảng cân đối kế toán
– Bảng cân đối tài khoản phát sinh
– Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
– Lưu chuyển tiền tệ
– Thuyết minh báo cáo tài chính
* Tờ khai quyết toán thuế TNDN
– Phụ lục Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
– Phụ lục chuyển lỗ [ nếu có]
– Phụ lục ưu đãi thuế [nếu có]
* Tờ khai quyết toán thuế TNCN
– Giấy xác nhận nộp tờ khai qua mạng của tổng cục thuế
Chú ý: in báo cáo tài chính đã nộp cơ quan thuế >= 02 bản để sau này 1 bản gửi cơ quan thuế khi kiểm tra tại doanh nghiệp
– Báo cáo tài chính sau khi nộp cơ quan thuế lập 01 bản nộp cơ quan thông kê, và nộp cái mẫu cho cơ quan thống kê
Bước 05: Hợp đồng
+ Hợp đồng kinh tế các loại: Ra + Vào
+ Bìa xanh: Hợp đồng Ra + Vào
– Lưu trữ toàn bộ các hợp đồng Đầu Vào của các nhà cung cấp lại thành 1 bìa còng hoặc Alco
– Lưu trữ toàn bộ các hợp đồng Bán Ra của người mua lại thành 1 bìa còng hoặc Alco
+ Hồ Sơ Lao Động
– Bìa xanh: Lao Động
– In Quyết toán thuế TNCN năm đã nộp
– In toàn bộ hợp đồng lao động ra giấy, kẹp cùng chứng minh nhân dân photo.
– In toàn bộ Bảng Lương, Chấm công 12 tháng liên tục
– Lưu toàn bộ hợp đồng lao động đã ký với người lao động: ký tá đầy đủ, phụ lục hợp đồng, quyết định tăng và giảm lương.
-ST-
Với mục tiêu “Sự thành công của học viên là niềm tự hào của Đức Minh”, Công ty đào tạo kế toán và tin học Đức Minh là nơi đào tạo kế toán thực tế và tin học văn phòng uy tín và chuyên nghiệp nhất Hà Nội hiện nay. Đức Minh luôn sẵn sàng hỗ trợ hết mình vì học viên, luôn đồng hành cùng học viên trên bước đường đi tới thành công.
Lịch học dạy kèm linh động từ thứ 2 đến thứ 7 hàng tuần cho tất cả các học viên:
Ca 1: Từ 8h -> 11h30 * Ca 2: Từ 13h30 -> 17h * Ca 3: Từ 18h -> 20h
Bảng giá khóa họcTỔ CHỨC THI VÀ CẤP CHỨNG CHỈ CỦA VIỆN KẾ TOÁN ĐỨC MINH
Mọi chi tiết vui lòng liên hệ:
HỌC VIỆN ĐÀO TẠO KẾ TOÁN - TIN HỌC ĐỨC MINH
Cơ Sở 1: Tầng 2 - Tòa nhà B6A Nam Trung Yên - đường Nguyễn Chánh – Cầu Giấy HN - 0339.156.806
Cơ Sở 2: P902 tầng 9 tòa Licogi 12 . Số 21 Đại Từ - Đại Kim [ đối diện khu chung cư Eco Lake View] - Hoàng Mai - Hà Nội. ĐT / ZALO: 0342.254.883
Cơ Sở 3: Tầng 2, Nhà số 2, Ngõ 4 - Đường Nguyễn Khuyến - Văn Quán - Hà Đông - Hà Nội - 0339.421.606
Kế toán xây dựng là kế toán đặc thù và khó hơn nhiều kế toán trong các lĩnh vực khác. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn các bạn các bước làm sổ sách kế toán trong doanh nghiệp xây dựng, xây lắp.
1. Các loại sổ sách kế toán xây dựng cơ bản trong DN
Sổ sách kế toán là khâu trung gian của toàn bộ công tác kế toán. Sổ của phần kế toán tổng hợp được gọi là sổ kế toán tổng hợp. Các doanh nghiệp sử dụng sổ kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ, dụng cụ tuỳ thuộc vào hình thức kế toán áp dụng tại doanh nghiệp.
– Sổ nhật ký chung: đây là cuốn sổ tổng hợp, ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ kế toán của doanh nghiệp.
– Sổ cái tài khoản, sổ chi tiết tài khoản: các nghiệp vụ phát sinh như: mua hàng, mua CCDC, mua TSCĐ, bán hàng, vay, chi lương…đều phát sinh từ sổ cái, sổ chi tiết tài khoản.
– Bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng hóa: đây có thể coi như loại sổ quan trọng bậc nhất trong công ty thương mại. Vì nó phản ánh nhập – xuất – tồn của tất cả hàng hóa trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
– Sổ chi tiết hàng hóa: sổ này thể nhập – xuất khi nào với số lượng bao nhiêu, còn tồn trong kho bao nhiêu,…mỗi khi có nghiệp vụ nhập – xuất hàng hóa của duy nhất một mặt hàng.
– Sổ quỹ tiền mặt: thể hiện tất cả các nghiệp vụ thu – chi tiền mặt của doanh nghiệp.
– Sổ tiền gửi ngân hàng: thể hiện tất cả các nghiệp vụ liên quan đến tài khoản ngân hàng của doanh nghiêp.
– Bảng phân bổ chi phí trả trước: ghi nhận chi phí được phân bổ của các loại công cụ dụng cụ, thiết bị có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài, đã trả tiền như: máy vi tính, điện thoại, bàn ghế, chi phí thuê văn phòng…
– Bảng khấu hao tài sản cố định: là bảng theo dõi khấu hao của các loại tài sản phục vụ cho việc kinh doanh có giá trị từ 30tr trở lên thì được xem là tài sản cố định và cần được khấu hao theo thời gian quy định.
– Phiếu nhập – xuất kho hàng hóa: mỗi khi có nghiệp vụ phát sinh đến mua – bán hàng hóa sẽ phát sinh một phiếu nhập – xuất kho tương ứng
– Phiếu thu – chi: mỗi khi có nghiệp vụ thu – chi tiền mặt sẽ phát sinh một phiếu thu – chi tương ứng.
2. Hệ thống danh mục tài khoản quan trọng kế toán xây dựng cần biết
– Tài sản [Loại 1 + Loại 2 + Loại 6 + Loại 8];
Chú ý: TK 131: Phải thu khách hàng là tài khoản lưỡng tính và TK 214: Hao mòn TSCĐ có số Dư có
– Nguồn vốn [Loại 3 + Loại 4 + Loại 5 + Loại 7 + Loại 9]
Chú ý:TK 331: Phải trả người bán là tài khoản lưỡng tính và TK 421: Lợi nhuận chưa phân phối nếu bị lỗ
Chú ý:
– Tài khoản Loại 1 và Loại 2 có số dư đầu kỳ và cuối kỳ dư Bên Nợ, còn Loại 6 và Loại 8 không có số dư.
– Tài khoản Loại 3 và Loại 5 có số dư cuối kỳ và đầu kỳ dư Bên Có, còn Loại [5,7,9] không có số dư.
Các tài khoản chính của doanh nghiệp xây dựng
– TK 152: Nguyên vật Liệu
+ TK 1521: Nguyên vật liệu chính
+ TK 1522: Nguyên vật liệu phụ
– TK 154: Chi phí dở dang
+ TK 1541/621: Chi phí nguyên vật liệu dở dang [Chi tiết theo từng công trình]
+ TK 1542/622: Chi phí nhân công dở dang [Chi tiết theo từng công trình]
+ TK 1543: Chi phí sản xuất chung xuất thẳng [Chi tiết theo từng công trình]
+ TK 1547/627: Chi phí sản xuất chung chờ phân bổ
+ TK 623: Chi phí máy thi công
– TK 511: Doanh thu nghiệm thu công trình [Chi tiết theo từng công trình]
– TK 632: Giá vốn [Chi tiết theo từng công trình]
3. Những bước làm sổ sách kế toán xây dựng
Bước 1: Tập hợp chứng từ kế toán xây dựng
1. Chứng từ hóa đơn: phải tuân thủ 3 nguyên tắc: hợp pháp, hợp lý và hợp lệ
a. Hóa đơn chứng từ hợp pháp
- Hoá đơn đã làm thủ tục phát hành hoá đơn và còn giá trị sử dụng [Nếu là hóa đơn đặt in]
- Hóa đơn do Bộ tài chính phát hành và được cơ quan thuế cung cấp cho doanh nghiệp [Nếu là hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng phải đi mua của cơ quan thuế]
- Hóa đơn do doanh nghiệp tự in theo mẫu quy định và đã được cơ quan thuế chấp nhận cho sử dụng [Nếu hóa đơn tự in]
- Hay các loại hóa đơn, chứng từ đặc thù khác được phép sử dụng
Một số rủi ro hóa đơn đầu vào khi lấy: Những Doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, dịch vụ nhưng hàng hóa, dịch vụ này không nằm trong phạm vi hoạt động kinh doanh đã đăng ký của Doanh nghiệp đó.
Ví dụ 1: Doanh nghiệp A ký hợp đồng với Doanh nghiệp B về việc cung cấp thực phẩm nhưng trong Giấy phép ĐKKD của Doanh nghiệp A lại không đăng ký kinh doanh mảng hoạt động này. Do vậy hóa đơn mà bên A xuất cho bên B là bất hợp pháp.
b. Hóa đơn hợp lệ
Hóa đơn hợp lệ được hiểu là hóa đơn được lập đúng theo nguyên tắc lập hóa đơn như:
- Nội dung trên hóa đơn:
- Phải đúng nghiệp vụ, nội dung kinh tế phát sinh,
- Hóa đơn viết không được sửa chữa, tẩy xóa;
- Phải sử dụng cùng một màu mực và loại mực không phai để đáp ứng để yêu cầu lưu trữ chứng từ…
- Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số.
– Hóa đơn cần xuất đúng thời điểm
– Các tiêu thức trên hóa đơn
- Phải viết đầy đủ các tiêu thức bắt buộc quy định trên hóa đơn như: mã số thuế, tên địa chỉ, hình thức thanh toán.
- Gạch bỏ đúng quy định phần dòng còn thừa [đối với hoá đơn tự in hoặc hoá đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hoá đơn thì không phải gạch phần dòng thừa trên hóa đơn]
- Đối với tiêu thức “Người mua hàng”: thì người mua hàng ký trực tiếp, nếu như mua qua mạng, điện thoại… thì người mua hàng không nhất thiết phải ký mà chỉ cần ghi rõ là bán hàng qua mạng, điện thoại, fax…
– Đối với tiêu thức “Người bán hàng”: Thì chủ doanh nghiệp sẽ ký vào tiêu thức này, nếu thủ chủ doanh nghiệp không ký thì phải có giấy uỷ quyền cho người trực tiếp bán hàng ký, ghi rõ họ tên trên hoá đơn và đóng dấu công ty vào phía trên bên trái của tờ hoá đơn [Đóng dấu treo]
Hóa đơn hợp lệ sẽ là căn cứ để xác định chi phí được trừ hay không được trừ khi tính thuế TNDN. Ngoài việc phải đáp ứng tính hợp lệ như trên trong một số trường hợp phải đáp ứng các yêu cầu khác như:
- Không vượt định mức [tiêu hao nguyên vật liệu, …],
- Không vượt mức khống chế [chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng môi giới; chi tiếp tân, khánh tiết, hội nghị; chi hỗ trợ tiếp thị, chi hỗ trợ chi phí, chiết khấu thanh toán; chi báo biếu, báo tặng… ]
- Tiền ăn trưa của mỗi người lao động: 730.000đ/người/tháng.
- Chi trang phục: 5.000.000đ/ng/năm
- Chi phí mua xe ô tô dưới 9 chỗ ngồi nguyên giá dưới 1,6 tỷ
d. Hóa đơn hợp lý
Đối với trường hợp hóa đơn GTGT hợp lý, hợp lý ở đây chúng ta cần xét đến nội dung của hàng hóa, dịch vụ, số tiền, tên; địa chỉ; mã số thuế,… thể hiện trên hóa đơn phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh trên giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp, có thể giải trình, diễn giải được.
Doanh nghiệp kinh doanh ở mảng nào, lĩnh vực nào. Thì hóa đơn chứng từ cũng phải phù hợp và phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh đó. Hóa đơn GTGT đáp ứng được các điều trên chính là hóa đơn GTGT hợp lý.
Ví dụ 2: Công ty C không phải đơn vị kinh doanh vận tải đồng thời cũng không có các phương tiện đi lại [ô tô, xe máy…] thuộc sở hữu của Công ty, nhưng lại có nhiều các hóa đơn đầu vào về xăng dầu [Ví dụ: Giám đốc đi xe thuộc sở hữu cá nhân khi đổ xăng có hoá đơn đầu vào]. Khi đó hóa đơn đầu vào có thể là hợp pháp nhưng lại không hợp lý vì xe không thuộc sở hữu của Công ty thì các nhiên liệu tiêu hao cho xe cũng không thể là chi phí hợp lý.
2. Chứng từ ngân hàng
- Giấy báo nợ: Ủy nhiệm chi, séc
- Giấy báo có: Giấy báo có nộp tiền vào tài khoản.
- Phiếu hạch toán ngân hàng:
- Sổ phụ ngân hàng
- Sao kê ngân hàng
Các chứng từ ngân hàng thường phát sinh trong các khoản giao dịch mua bán hoặc các giao dịch khác liên quan qua ngân hàng của doanh nghiệp.
3. Các chứng từ nộp tiền vào ngân sách nhà nước
- Thuế TNDN [khi doanh nghiệp nộp hàng tháng, quý, hoặc quyết toán cuối năm].
- Thuế GTGT [khi phát sinh số thuế phải nộp].
- Thuế TNCN [Khi phát sinh thuế phải nộp].
- Các loại thuế, phí liên quan.
Bước 2: Phản ánh chứng từ kế toán xây dựng
[1] Kế toán cần chuẩn bị, lưu trữ thông tin
– Hợp đồng thi công, dự toán, hợp đồng thuê nhân công, thuê lao động thời vụ, thuê nhà thầu phụ;
– Biên bản nghiệm thu theo từng giai đoạn, biên bản nghiệm thu toàn bộ, thanh lý hợp đồng;
– Biên bản đối chiếu công nợ, giấy đề nghị thanh toán….
[2] Đối với NVL chính [621]
– Trường hợp mua hàng xuất dùng luôn cho công trình không qua kho: hạch toán Nợ 621/ Có 331 chi tiết theo vật tư từng công trình.
– Trường hợp mua hàng nhập kho sau đó mới xuất cho công trình: hạch toán Nợ 152/Có 331 => Nợ 621/Có 152 chi tiết theo vật tư từng công trình.
– Nhập kho NVL thừa từ công trình về. Nợ 152/Có 621
[3] Đối với chi phí nhân công [622]
Hạch toán chi phí nhân công: Nợ 622/Có 334 chi tiết theo từng công trình. Trường hợp không chi tiết được sẽ tập hợp chung để phân bổ.
[4] Đối với chi phí máy thi công [623]
– Trích khấu hao máy theo từng tháng. Đối với máy thi công tham gia nhiều công trình thì kế toán phân bổ theo thời gian sử dụng cho từng công trình
– Trường hợp khó xác định thì kế toán tập hợp chung để phân bổ vào cuối tháng.
[5] Đối với chi phí thầu phụ [627]:
– Kế toán ghi nhận chứng từ, hóa đơn từ nhà thầu phụ và tập hợp thẳng vào công trình thuê thầu phụ: Nợ 627/Có 331;
– Kế toán hạch toán chi phí cho công trình: Nợ 627/Có 111, 112, 142, 242, 334… chi tiết theo công trình;
– Đối với các chi phí không xác định cụ thể cho công trình nào thì kế toán tập hợp chung để phân bổ
Bước 3: Tập hợp chi phí kế toán xây dựng
a. Chi phí tiền lương: căn cứ vào bảng lương
b. Chi phí khấu hao TSCĐ: Căn cứ vào bảng khấu hao
c. Chi phí trả trước: căn cứ vào bảng phân bổ
d. Chi phí giá vốn: căn cứ vào bảng phân bổ giá vốn của từng mặt hàng
e. Các chi phí khác liên quan.
Bảng lương trả cho cán bộ nhân viên văn phòng và trực tiếp thi công công trình:
Nợ TK 642, 154, 627, 622
Có TK 334
Trích bảo hiểm:
Nợ T K 642, 154, 627, 622
Nợ TK 334
Có TK 338
Khấu trừ thuế TNCN:
Nợ TK 334
Có TK 3335
Thanh toán tiền lương:
Nợ TK 334
Có TK 111/112
Trích khấu hao:
Nợ TK 642/154/627
Có TK 214
Bảng phân bổ:
Nợ TK 642/154/627
Có TK 242
Tập hợp chi phí Chi tiết từng công trình:
+ Chi phí NVL:
Nợ TK 154/621
Có TK 152
+ Chi phí chung:
Nợ TK 154/623/627 Chi tiết công trình
Có TK 154/627 Chi tiết công trình
Kết chuyển chi phí:
Nợ TK 621/622/627/623
Có TK 154
Tập hợp giá vốn:
Nợ TK 632
Có TK 154
Kết chuyển thuế được khấu trừ:
Nợ TK 3331
Có TK 133
Bước 4: Bút toán kết chuyển và xác định kết quả kinh doanh
a. Kết chuyển các khoản doanh thu
Nợ TK 511
Nợ TK 515
Nợ TK 711
Có TK 911
b. Kết chuyển các khoản chi phí
Nợ TK 911
Có TK 632
Có TK 635
Có TK 641
Có TK 642
Có TK 811
Có TK 821
c. Xác định kết quả kinh doanh
Doanh nghiệp lãi:
Nợ TK 911
Có TK 4212
Doanh nghiệp lỗ:
Nợ TK 4212
Có TK 911
d. Kết chuyển thuế GTGT được khấu trừ [Doanh nghiệp áp dụng PP khấu trừ]
Kết chuyển thuế GTGT sẽ làm giảm 2 loại thuế là:
+ Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
+ Thuế GTGT đầu ra phải nộp
Nợ TK 3331: Giá trị kết chuyển là số thuế phát sinh nhỏ
Có TK 133: Giá trị kết chuyển là số thuế phát sinh nhỏ
Nguyên tắc tìm giá trị nhỏ kết chuyển theo công thức sau:
Đầu kỳ 133 + Phát sinh [PS] trong kỳ 133 so sánh với PS trong kỳ 3331
Nếu Đầu kỳ 133 + PS trong kỳ 133 > PS trong kỳ 3331 => số kết chuyển theo 133
Nếu Đầu kỳ 133 + PS trong kỳ 133 < PS trong kỳ 3331 => số kết chuyển theo 3331
Ví dụ 3:
Doanh nghiệp E áp dụng kê khai thuế theo PP khấu trừ, trong quý 1/2018 có số liệu sau: đầu kỳ 133 còn được khấu trừ là 20.000.000 đồng, trong kỳ phát sinh của 133 là 30.000.000 đồng, phát sinh trong kỳ 3331 là 40.000.000 đồng.
Theo công thức kết chuyển thuế, số kết chuyển trong bài là:
20.000.000 + 30.000.000 > 40.000.000
Nợ TK 3331: 40.000.000 đồng
Có TK 133: 40.000.000 đồng
Bước 5: Lên cân đối tài khoản
Bước 6: Lên báo cáo tài chính [Dựa vào bảng cân đối tài khoản]
Trên đây là quy trình làm sổ sách kế toán doanh nghiệp xây dựng. Hy vọng rằng bài viết cung cấp cho bạn nhiều thông tin hữu ích – liên hệ ngay hoặc để lại thông tin để Kế toán Việt Hưng tư vấn cho bạn.