Các bước trong quy trình đánh giá nhân viên bạn hàng

Đánh giá thực hiện công việc là quy trình giúp nhà quản lý có thể nhận diện, giám sát xem nhân viên của mình có đang thực hiện đúng yêu cầu và hướng đến mục tiêu công việc hay không. Bạn hãy cùng VNOKRs tìm hiểu quy trình đánh giá thực hiện công việc qua bài viết sau

1. Quy trình đánh giá thực hiện công việc

Mỗi doanh nghiệp hoạt động trong các ngành nghề khác nhau, mỗi bộ phận, phòng ban thực hiện các nhiệm vụ khác nhau. Do đó, trong việc đánh giá thực hiện công việc có thể có những điểm khác biệt. Tuy nhiên về tổng thể xây dựng quy trình đánh giá, bạn có thể tham khảo quy trình 10 bước dưới đây:

Bước 1: Xác định yêu cầu cơ bản của việc đánh giá

Trước khi bắt đầu quy trình đánh giá, bạn cần xác định được rõ các yêu cầu cơ bản của việc đánh giá thực hiện công việc là gì. Ví dụ như việc đánh giá này nhằm giúp rà soát để lên kế hoạch đào tạo, phát triển năng lực nhân viên hay đánh giá nhằm giúp công ty có căn cứ để xét tăng lương thưởng cho nhân viên Mỗi yêu cầu đánh giá khác nhau sẽ ảnh hưởng tới các bước thực hiện đánh giá tiếp theo.

Chỉ khi xác định được yêu cầu đánh giá rõ ràng, cụ thể, bạn mới có thể tiến hành đánh giá chính xác, đúng yêu cầu đề ra. Việc chưa rõ yêu cầu nhưng đã tiến hành ngay việc đánh giá cũng gần giống như việc bạn dò dẫm đi trên đường tối mà chưa rõ mục đích, điểm đến hướng tới của mình là gì.

Để xác định yêu cầu đánh giá hiệu quả, phù hợp, bạn có thể thực hiện:

• Tham chiếu từ chiến lược phát triển của công ty
• Tham vấn ý kiến từ các lãnh đạo, quản lý khác
• Tham khảo ý kiến từ các chuyên gia trong lĩnh vực quản trị doanh nghiệp

Bạn nên tham vấn ý kiến, xác định rõ các yêu cầu cơ bản của việc đánh giá trước khi bắt đầu triển khai thực hiện đánh giá

Xem thêm: Dịch vụ tư vấn doanh nghiệp của VNOKRs

Ví dụ như sau khi tham khảo ý kiến từ nhiều nguồn, bạn có thể quyết định yêu cầu cơ bản của đợt đánh giá thực hiện công việc quý II-2021 cụ thể như sau:

• Rà soát 100% nhân sự về việc thực hiện đúng yêu cầu, quy trình công việc
• Thống kê tất cả các lỗi, lỗ hổng hay những điểm bất cập trong quy trình thực hiện công việc của nhân viên để tiến hành tối ưu hóa quy trình.

Bước 2: Xác định phạm vi đánh giá

Khi đã xác định được yêu cầu cơ bản của việc đánh giá, việc tiếp theo bạn cần xác định là phạm vi đánh giá. Ở bước 1, bạn sẽ giải quyết được câu hỏi: đánh giá để làm gì. Còn ở bước 2 này, bạn sẽ giải đáp được câu hỏi: đánh giá trong diện nào?

Việc xác định được phạm vi, diện đánh giá sẽ giúp kết quả đánh giá chính xác, khách quan và cũng hạn chế việc lãng phí nguồn lực không đáng có. Bạn đánh giá với diện nhân viên quá hẹp thì kết quả đánh giá không đầy đủ, thiếu tính chính xác, khách quan. Ngược lại, nếu bạn đánh giá với diện quá rộng, thậm chí là thừa thì sẽ khiến nhân viên và cả công ty tiêu tốn thời gian, nỗ lực không cần thiết.

Ví dụ như bạn muốn cải tiến quy trình hoạt động kinh doanh, vậy phạm vi đánh giá có thể chỉ áp dụng đối với nhân viên kinh doanh. Còn nếu bạn muốn đánh giá thực hiện công việc của các bộ phận hỗ trợ, Back Office (BO) thì bạn phạm vi đánh giá của bạn có thể gồm các bộ phận: hành chính, nhân sự, kế toán, truyền thông, IT

Bước 3: Hoàn thiện bộ tiêu chí, tài liệu và định nghĩa liên quan

Bộ tiêu chí, tài liệu và định nghĩa liên quan sẽ giúp nhà quản lý thực hiện đánh giá một cách rõ ràng, cụ thể, hạn chế tối đa những vướng mắc có thể phát sinh. Khi bạn hoàn thiện được bộ tiêu chí, tài liệu và định nghĩa liên quan ngay từ đầu thì quá trình đánh giá thực hiện công việc sẽ đảm bảo hiệu quả, đảm bảo tiến độ.

Thực tế, trong quá trình triển khai đánh giá thực hiện công việc tại doanh nghiệp những vướng mắc phát sinh thường xảy ra do:

• Không rõ ràng tiêu chí đánh giá
• Không có tài liệu hướng dẫn đánh giá cụ thể, chi tiết
• Các định nghĩa liên quan mơ hồ, khó hiểu

Bộ tiêu chí, tài liệu và định nghĩa liên quan có thể giúp đợt đánh giá của bạn giảm thiểu tối đa những vướng mắc, nhầm lẫn phát sinh

Để xây dựng được bộ tiêu chí, tài liệu và định nghĩa liên quan chính xác, bạn có thể tham khảo các cách làm sau:

• Thiết lập bộ tiêu chính đánh giá thực hiện công việc dựa trên tinh thần của tầm nhìn, mục tiêu chung của doanh nghiệp
• Tiêu chí đánh giá nên đảm bảo yếu tố công bằng, phù hợp giữa tất cả các bộ phận, phòng ban trong công ty
• Quá trình đánh giá có nội dung nào vướng mắc, có thể gây khó hiểu, nhầm lẫn thì cần có tài liệu, định nghĩa liên quan chỉ rõ
• Bạn có thể tham vấn ý kiến từ các trưởng bộ phận. Họ là những người trực tiếp làm việc hàng ngày và nắm bắt được những vấn đề phát sinh của nhân viên. Do đó, họ phần nào sẽ hiểu hơn tâm tư, nguyện vọng của nhân viên hơn so với các lãnh đạo cấp cao.

Bước 4: Xác định giai đoạn và các bước thực hiện

Thông thường, quy trình đánh giá thực hiện công việc có 3 bước như sau:

• Chuẩn bị các tài liệu liên quan, xây dựng tiêu chí đánh giá, truyền thông nội bộ rõ ràng, minh bạch

• Thực hiện đánh giá theo đúng lộ trình, kế hoạch đã thông báo

• Tổng kết kết quả đánh giá để dùng làm căn cứ tối ưu hóa quy trình thực hiện công việc, hoạch định phát triển công ty

Khi xác định giai đoạn, các bước thực hiện đánh giá công việc nhân viên, bạn nên lưu ý rằng mọi sự phân chia về mặt lý thuyết chỉ mang tính tương đối. Bạn hoàn toàn có thể căn cứ theo tình hình thực tế, đặc thù của doanh nghiệp, nhân viên của mình để tiến hành phân chia theo các đoạn, bước phù hợp nhất.

Giai đoạn đánh giá cần được linh hoạt theo doanh nghiệp, phòng ban để đảm bảo phù hợp

Bước 5: Lựa chọn các phương pháp đánh giá thích hợp

Đặc thù mỗi doanh nghiệp, mỗi nhân sự có những đặc thù riêng khác nhau. Chỉ khi nhà quản lý lựa chọn được phương pháp đánh giá thích hợp thì kết quả đánh giá mới đảm bảo được sự chính xác, khách quan nhất. Mặt khác, phương pháp đánh giá thích hợp cũng giúp nhân viên của bạn dễ dàng tiếp nhận, đồng tình hơn trong thực tế triển khai đánh giá.

Hiện nay có nhiều phương pháp đánh giá thực hiện công việc khác nhau như:

• Phương pháp thang đo đồ họa (Rating Scales Method)

Với phương pháp thang đo đồ họa, nhà quản lý sẽ đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên theo một thang đo từ thấp đến cao.

Phương pháp này có ưu điểm thể hiện rõ kết quả đánh giá thành các con số nên việc tổng hợp kết quả, đưa ra quyết định quản trị, phát triển nhân sự dễ dàng hơn. Mặt khác, phương pháp này đơn giản, dễ sử dụng, tiết kiệm thời gian và chi phí.

Tuy nhiên, phương pháp thang đo đồ họa có nhược điểm ở việc dễ bị ảnh hưởng bởi thành kiến của người đánh giá với nhân viên. Thang đánh giá cũng chỉ đưa ra các tiêu chí khá chung và khó phản ánh được những đặc thù, riêng biệt công việc ở từng bộ phận, phòng ban.

• Phương pháp danh mục kiểm tra

Với phương pháp danh mục kiểm tra, nhà quản lý sẽ sử dụng các danh mục câu hỏi mô tả hành vi, thái độ của người nhân viên dựa trên ý kiến chủ quan của mình. Nhà quản lý sẽ tích chọn vào những mô tả, danh mục mà họ cảm thấy là đúng nhất với thực tế công việc nhân viên thực hiện.

Phương pháp này có ưu điểm ở sự đơn giản, dễ triển khai, chi phí rẻ, tiết kiệm thời gian và có thể giúp nhà quản lý sớm đưa ra được quyết định phát triển nhân sự.

Tuy nhiên, phương pháp danh mục kiểm tra có nhược điểm ở chỗ dễ bị ảnh hưởng bởi sự thiên vị, thành kiến chủ quan từ nhà quản lý. Mặt khác, với những công việc phức tạp, bạn cũng sẽ khó đánh giá được cụ thể việc thực hiện công việc của nhân viên thông qua phương pháp này.

• Phương pháp ghi chép những sự kiện quan trọng

Phương pháp ghi chép những sự kiện quan trọng là phương pháp đánh giá dựa theo việc ghi lại những hành vi xuất sắc hoặc yếu kém trong công việc của nhân viên. Việc ghi chép sự kiện này sẽ được tiến hành theo các tiêu chí đánh giá cụ thể. Ví dụ như với tiêu chí tuân thủ nội quy công ty, bạn có thể ghi chép lại tổng số lần đi muộn của nhân viên trong tháng gần nhất chẳng hạn.

Phương pháp này có ưu điểm ở việc đánh giá được tương đối đầy đủ, tỉ mỉ tình hình thực hiện công việc của nhân viên theo các tiêu chí đánh giá.

Tuy nhiên, phương pháp có điểm hạn chế ở việc rất tốn thời gian, đặc biệt nếu nhà quản lý phải theo dõi, ghi chép những sự kiện quan trọng của nhiều nhân viên. Mặt khác, phương pháp cũng bị ảnh hưởng nhiều bởi kỹ năng đánh giá của nhà quản lý.

• Phương pháp đánh giá bằng văn bản tường thuật

Phương pháp đánh giá bằng văn bản tường thuật là phương pháp đánh giá mà trong đó, nhà quản lý sẽ chỉ viết 1 bài tường thuật ngắn mô tả quá trình thực hiện công việc của nhân viên đã diễn ra như thế nào.

Phương pháp có ưu điểm ở việc thuận lợi cho việc thông tin phản hồi. Nhà quản lý có thể quan sát và ghi lại những gì ấn tượng nhất trong quá trình làm việc của nhân viên. Phương pháp này cũng đơn giản, nhanh chóng vì nhà quản lý chỉ cần viết tường thuật ngắn.

Tuy nhiên, phương pháp đánh giá bằng văn bản tường thuật sẽ phụ thuộc nhiều vào khả năng, kỹ năng viết tường thuật của nhà quản lý. Nếu nhà quản lý có kỹ năng viết kém, việc viết đánh giá có thể dẫn đến những hiểu nhầm, vướng mắc không đáng có. Phương pháp cũng chịu ảnh hưởng rất nhiều từ đánh giá cảm tính, chủ quan của nhà quản lý và kết quả sau đánh giá cũng khó giúp lãnh đạo công ty đưa ra quyết định quản trị.

• Phương pháp đánh giá quan sát hành vi

Phương pháp đánh giá quan sát hành vi là phương pháp quan sát các hành vi thuộc công việc được sắp xếp theo thứ tự từ rất kém đến xuất sắc. Nhà quản lý sẽ phải xác định hành vi của nhân viên thuộc loại đánh giá nào dựa trên tần suất, mức độ hoàn thành, thái độ của nhân viên trong khi thực hiện công việc.

Ưu điểm của phương pháp này kết quả đánh giá khá khách quan do dựa trên hành vi cụ thể của nhân viên để đánh giá.

Tuy nhiên, điểm hạn chế của phương pháp là chỉ đánh giá tập trung về hành vi của nhân viên chứ chưa đánh giá được kết quả thực hiện công việc. Mặt khác, nếu áp dụng phương pháp này, kết quả đánh giá sẽ phụ thuộc nhiều vào trình độ, kỹ năng của người đánh giá và sẽ tiêu tốn nhiều thời gian, nỗ lực để triển khai thực hiện.

• Phương pháp so sánh

Với phương pháp so sánh, nhà quản lý sẽ tiến hành so sánh việc thực hiện công việc của nhân viên so với chính những đồng nghiệp cùng phòng, bộ phận chuyên môn của họ. Phương pháp so sánh sẽ chỉ áp dụng với những nhân viên cùng bộ phận, cùng làm một nhiệm vụ để có các tiêu chí đánh giá tương đồng.

Khi sử dụng phương pháp so sánh, nhà quản lý sẽ nhận diện được ngay đâu là nhóm nhân viên giỏi nhất và tệ nhất của mình. Từ đó, kết quả đánh giá có thể giúp nhà quản lý hoạch định được chính sách phát triển, đào tạo, tuyển dụng, sa thải nhân sự phù hợp. Sử dụng phương pháp so sánh có thể giúp doanh nghiệp của bạn dễ dàng tối ưu hóa nguồn nhân lực của mình.

Để sử dụng phương pháp so sánh, người đánh giá bắt buộc phải là quản lý trực tiếp của bộ phận được đánh giá. Đây là điểm hạn chế nhỏ khi bạn tiến hành áp dụng phương pháp so sánh khi đánh giá thực hiện công việc đối với nhân viên.

Phương pháp so sánh sẽ chỉ áp dụng với những nhân viên chung bộ phận

• Phương pháp quản trị mục tiêu

Phương pháp quản trị mục tiêu là phương pháp mà ở đó, nhà quản lý và nhân viên sẽ cùng xây dựng, xác lập các mục tiêu cần thực hiện trong giai đoạn công việc tiếp theo. Khi hết chu kỳ thời gian mục tiêu đề ra ban đầu, nhà quản lý và nhân viên sẽ đánh giá việc thực hiện công việc đã giúp hoàn thành mục tiêu hay chưa.

Phương pháp quản trị mục tiêu có thể giúp đem tới cho bạn nhiều ưu điểm, lợi ích như:

• Giúp nhân viên tập trung, nỗ lực thực hiện công việc có sự gắn kết, hướng tới mục tiêu phát triển chung của phòng ban, bộ phận và toàn công ty
• Giúp nhân viên hiểu rõ, chủ động hơn trong công việc
• Yếu tố minh bạch, phối hợp, làm việc nhóm và động lực làm việc của nhân viên được gia tăng
• Quá trình đánh giá thực hiện công việc của nhân viên cũng rất rõ ràng ngay từ đầu vì có tiêu chí đánh giá là mục tiêu được cả quản lý và nhân viên thiết lập

Tuy nhiên, phương pháp quản trị theo mục tiêu cũng tiềm ẩn những rủi ro, hạn chế như:

• Nhân viên thường có xu hướng muốn được thiết lập các mục tiêu dễ dàng để giảm rủi ro khi thực hiện công việc
• Quản trị theo mục tiêu hướng đến việc nhân viên bắt buộc phải hoàn thành mục tiêu do đó cũng hạn chế phần nào sự sáng tạo, dám thử thách với những mục tiêu khó khăn, đột phá của nhân viên

Bước 6: Huấn luyện nhà quản lý và lãnh đạo về kỹ năng đánh giá thực hiện công việc của nhân viên

Để đánh giá thực hiện công việc của nhân viên là điều không hề dễ dàng và cần phải có huấn luyện, đào tạo. Các cấp quản lý, lãnh đạo công ty bạn nếu không được huấn luyện đánh giá có thể sẽ tiến hành đánh giá theo cảm tính, thói quen thậm chí là thiên kiến của mình với từng nhân viên. Do đó, kết quả đánh giá thực hiện công việc có thể sẽ không còn đảm bảo yếu tố chính xác, khách quan.

Để thực hiện đánh giá đúng, đầy đủ quá trình thực hiện công việc của nhân viên, nhà quản lý nên lưu ý một số chi tiết như:

• Nhìn nhận toàn diện quá trình thực hiện công việc của nhân viên thay vì bị ảnh hưởng bởi sự kiện gần nhất nhân viên thực hiện
• Hiểu rõ mục tiêu công việc, các hoạt động được giao phụ trách của nhân viên trước khi tiến hành đánh giá
• Tiến hành đánh giá nhân viên trên tinh thần tôn trọng, lắng nghe, ghi nhận ý kiến thay vì áp đặt nhân viên
• Hướng việc đánh giá đến mục tiêu tối ưu hóa công việc của nhân viên chứ không nhằm phán xét hay chỉ trích nhân viên.

Bước 7: Thảo luận với nhân viên về nội dung và phạm vi đánh giá

Bạn sẽ khó có thể đánh giá được việc thực hiện công việc của nhân viên một cách chính xác nếu chính nhân viên không hiểu rõ bạn muốn đánh giá nội dung gì, trong phạm vi nào. Do đó, bạn cần tiến hành thảo luận, làm rõ với nhân viên về nội dung và phạm vi đánh giá.

Để đạt được hiệu quả đánh giá, bạn nên tiến hành thảo luận với nhân viên một số điểm như:

• Mục đích đợt đánh giá thực hiện công việc
• Các tiêu chí của đợt đánh giá
• Phạm vi đánh giá trong khoảng thời gian từ thời điểm nào đến thời điểm nào
• Diện nhân viên cần tiến hành đánh giá

Thông qua thảo luận rõ ràng, nhân viên của bạn sẽ hiểu rõ về nội dung, phạm vi đánh giá và sẵn sàng cho đợt đánh giá sắp tới.

Mặt khác, về tâm lý sẽ không có nhân viên nào mong muốn bị đánh giá. Họ sẽ cảm thấy bị áp lực nặng nề mỗi khi đến chu kỳ đánh giá. Do đó, bạn nên truyền thông nội bộ rõ ràng, cụ thể về mục tiêu của đợt đánh giá sẽ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc của nhân viên, giúp công ty hoạch định kế hoạch phát triển trong giai đoạn tiếp theo. Bạn hãy giúp nhân viên cảm nhận rõ quyết tâm thực hiện đợt đánh giá từ ban lãnh đạo công ty, giúp nhân viên hiểu đúng đánh giá như một món quà giúp họ làm việc tốt hơn thay vì nhìn nhận đánh giá với một tâm lý nặng nề.

Trước khi bắt đầu đợt đánh giá thực hiện công việc, nhân viên của bạn cần hiểu rõ nội dung và phạm vi đánh giá

Bước 8: Thực hiện đánh giá theo tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc

Mọi công việc của công ty bạn cần được quy chuẩn thành các tiêu chuẩn để nhận diện mức hoàn thành đạt hay chưa đạt. Từ đó, bạn có thể dùng các tiêu chuẩn mẫu này để đánh giá mức độ thực hiện công việc của nhân viên đang ở mức như thế nào.

Khi chưa có tiêu chuẩn mẫu, tức là chưa có điểm để tham chiếu thì việc đánh giá của bạn sẽ khó tạo được kết quả cụ thể và dễ dẫn đến việc đánh giá cảm tính, thiếu căn cứ. Ví dụ như tiêu chuẩn dành cho nhân viên kinh doanh của công ty bạn là ký kết được tổng doanh số hợp đồng 1 tỷ đồng / năm. Vậy trong quá trình đánh giá thực hiện công việc của nhân viên kinh doanh, bạn nên tham chiếu, đánh giá dựa trên tiêu chuẩn được đề ra từ ban đầu này.

Bạn không nên áp tiêu chuẩn A để nhân viên thực hiện nhưng đến đến kỳ đánh giá lại dùng tiêu chuẩn B để đánh giá. Việc không đồng nhất tiêu chuẩn đánh giá sẽ khiến nhân viên mất lòng tin, suy giảm động lực làm việc và đợt đánh giá tiềm ẩn xảy ra nhiều vướng mắc, xung đột, mâu thuẫn nội bộ.

Tiêu chuẩn đánh giá là cơ sở đảm bảo đánh giá mang tính khách quan, chính xác

Bước 9: Thảo luận với nhân viên về kết quả

Ở bước 7 quy trình, nhà quản lý cần tiến hành thảo luận với nhân viên về nội dung và phạm vi đánh giá thì ở bước 9 này, nhà quản lý cũng cần thảo luận với nhân viên nhưng về kết quả đánh giá.

Ở bước 7, mục đích của cuộc thảo luận là giúp cung cấp thông tin để nhân viên chuẩn bị sẵn sàng trước khi bước vào đợt đánh giá chính thức. Còn ở bước 9 này, bạn thảo luận với nhân viên nhằm không chỉ cung cấp cho họ biết kết quả đánh giá mà còn để cả 2 bên thống nhất, cùng tìm ra phương hướng, hành động để khắc phục những điểm hạn chế và phát huy những điểm tích cực trong thực hiện công việc hiện tại.

Cuộc thảo luận này vì vậy sẽ không dừng lại ở thông tin, thông báo kết quả mà cần đạt được các kết quả cụ thể như:

• Nhân viên của bạn nhận diện, xác định được cụ thể quá trình thực hiện công việc đang được đánh giá như thế nào?
• Nhân viên hiểu rõ những điểm tích cực và hạn chế trong quá trình thực hiện công việc của mình?
• Nhân viên cam kết và nỗ lực khắc phục những điểm hạn chế, phát huy những điểm tích cực

Bước 10: Xây dựng mục tiêu và kết quả mới cho nhân viên

Nếu nhân viên của bạn chỉ thực hiện năm này qua năm khác những mục tiêu, kết quả cũ thì họ sẽ không đạt được sự tiến bộ hay bước tiến nào trong công việc. Về lâu dài, nhân viên của bạn sẽ cảm thấy chán nản với công việc lặp đi, lặp lại, không có tính thử thách hay sự phát triển nào. Công ty của bạn cũng sẽ khó có những bước tiến vượt trội nếu không có những nhân viên liên tục sáng tạo, đổi mới, dám thử thách và chinh phục những mục tiêu mới. Do đó, việc xây dựng mục tiêu và kết quả mới cho nhân viên là điều cần thiết. Điều này giúp doanh nghiệp của bạn liên tục tối ưu hóa nguồn lực để chuẩn bị cho những bước phát triển trong dài hạn.

Mục tiêu và kết quả mới dành cho nhân viên nên được thiết lập với một số lưu ý như:

• Dù kết quả thực hiện của kỳ đánh giá trước đó của nhân viên như thế nào thì nhà quản lý cũng cần xây dựng mục tiêu và kết quả có tính thử thách, khó khăn trong phạm vi kiểm soát, có thể thực hiện được dành cho nhân viên trong chu kỳ thực hiện công việc tiếp theo.
• Bạn có thể tham khảo cách thiết lập mục SMART dành cho nhân viên của mình với các tiêu chí như: cụ thể, có thể đo lường, khả thi, liên quan và giới hạn thời gian

Bạn có thể áp dụng nguyên tắc SMART để thiết lập mục tiêu cho nhân viên của mình

Xem thêm: 7 Bước áp dụng nguyên tắc SMART trong quản trị (+5 Ví dụ)

• Các mục tiêu của nhân viên cần có tính cộng hưởng, liên kết để giúp phòng, bộ phận đạt được mục tiêu chung. Các mục tiêu của từng phòng, bộ phận cũng cần có sự hỗ trợ, tương thích để giúp toàn công ty đạt được mục tiêu chung. Bạn hãy xem việc thiết lập mục tiêu cho nhân viên như việc lắp các mảnh ghép lại với nhau. Nếu các mảnh ghép phù hợp, có sự liên kết sẽ giúp bạn tạo nên một bức tranh mới, lớn lao và hoàn chỉnh hơn.

2. Quy trình đánh giá thực hiện công việc hiệu quả cần đáp ứng yếu tố nào?

Quy trình đánh giá thực hiện công việc ở mỗi công ty có thể có những điểm khác biệt, tùy chỉnh cho phù hợp với đặc thù mỗi công ty. Tuy nhiên, dù bạn theo quy trình nào thì một quy trình đánh giá thực hiện công việc cũng cần đáp ứng các yếu tố như:

• Rõ ràng: Quy trình cần giúp người thực hiện hiểu rõ trong một nghiệp vụ thì họ phải tiến hành những bước nào, làm ra sao và như thế nào là đạt? Quy trình chuẩn xác, phù hợp sẽ giúp việc thực hiện công việc của nhân viên đạt chất lượng tốt hơn.
• Quy trình: Nhiều công việc đòi hỏi sự phối hợp, làm việc nhóm để hoàn thành. Nhân viên của bạn cũng sẽ có xu hướng hành động để đáp ứng các yêu cầu đánh giá. Do đó, quy trình đánh giá thực hiện công việc cũng cần đảm bảo các thành viên trong công ty của bạn có thể phối hợp thuận lợi, đúng trình tự.
• Kiểm soát: Bên cạnh đó, quy trình còn cần giúp nhà quản lý có thể kiểm soát, đánh giá được tiến độ, chất lượng công việc. Điều đó có nghĩa là bạn chỉ cần so sánh kết quả làm việc của nhân viên với các tiêu chí đánh giá của quy trình là có thể xác định rõ nhân viên đang làm việc như thế nào. Nhờ vậy, quá trình đánh giá thực hiện công việc sẽ trở nên trực quan, dễ thực hiện và hiệu quả hơn.

3. Khó khăn thường gặp và hướng xử lý khi xây dựng quy trình thực hiện công việc

Khi nhắc đến quy trình, nhắc đến đánh giá, nhân viên của bạn thường sẽ phát sinh tâm lý e ngại. Thực tế, việc triển khai quy trình đánh giá thực hiện công việc tại nhiều doanh nghiệp cũng không dễ dàng. Bạn có thể gặp một số khó khăn như:

• Lo sợ xây dựng quy trình mất thời gian

Nhân viên của bạn có thể vẫn sẽ giữ tâm lý lo sợ xây dựng quy trình đánh giá sẽ mất thời gian. Họ cho rằng các phòng ban, bộ phận và từng cá nhân có thể trao đổi trực tiếp với nhau một cách nhanh chóng để xử lý vấn đề. Thời gian xây dựng và thực hiện theo quy trình công việc có thể dành để tập trung nguồn lực đem về doanh thu, lợi nhuận cho công ty.

Với trường hợp này, bạn nên giải thích, tiến hành truyền thông nội bộ rõ ràng, cụ thể cho nhân viên hiểu rõ tầm quan trọng của quy trình đánh giá. Có thể nhân viên chưa hiểu rõ về quy trình đánh giá nên sẽ có tâm lý lo sợ. Thông thường, tất cả chúng ta sẽ lo sợ về những điều mình chưa rõ, chưa chắc chắn.

Thực tế, quy trình đánh giá thực hiện công việc có vai trò lớn với doanh nghiệp. Xây dựng quy trình có thể khó khăn, tốn nhiều thời gian, nỗ lực ban đầu nhưng quy trình có thể áp dụng trong nhiều năm, sử dụng lâu dài. Đặc biệt, khi bạn áp dụng quy trình đánh giá phù hợp, bạn sẽ có thêm căn cứ chính xác, khách quan để cải thiện hiệu quả công việc toàn công ty. Từ đó, đây là tiền đề để giải phóng nhà quản lý khỏi những sự vụ thường nhật, hạn chế tối đa những vướng mắc lặp đi lặp lại trong công việc nhân viên.

• Quy trình không mang tính cập nhật

Nhân viên của bạn cũng có thể sẽ lo ngại công ty xây dựng quy trình đánh giá không có tính cập nhật. Như vậy, nhân viên sẽ luôn phải thực hiện công việc theo một lối mòn, theo một cách cố định mặc dù tình hình thực tế có thể đã biến đổi và đòi hỏi sự đổi mới trong thực hiện. Biểu hiện rõ nhất của một quy trình kém cập nhật là quy trình không được cập nhật, xem xét thay đổi qua từng năm.

Để khắc phục điều này, ở góc độ nhà quản lý bạn rất nên lắng nghe các ý kiến đóng góp của nhân viên. Nhân viên là những người trực tiếp làm việc và họ có thể nhìn nhận được vấn đề cụ thể ở các góc độ khác nhau. Nhiều ý kiến chính xác của nhân viên hoàn toàn có thể giúp quy trình đánh giá thực hiện công việc của công ty bạn được tối ưu, hoàn thiện hơn.

• Quy trình đánh giá không hiệu quả

Quy trình đánh giá của công ty bạn có thể cũng không tạo được hiệu quả đáng kể, rõ rệt do hệ thống tài liệu sơ sài, tài liệu không phản ánh thực tế, ít biểu mẫu. Do đó, kết quả đánh giá khó đo lường, khó phản ánh được quá trình thực hiện công việc của nhân viên.

Bạn có thể khắc phục khó khăn này bằng cách liên tục xem xét cập nhật tài liệu đánh giá phù hợp, chính xác nhất với yêu cầu thực tế công việc đòi hỏi. Bản chất của việc đánh giá là giúp nhân viên của bạn tối ưu hóa hiệu quả công việc. Vậy nên, trong quá trình xây dựng tài liệu đánh giá, bạn nên thường xuyên đặt ra câu hỏi: liệu quy trình, tiêu chí đánh giá này có giúp nhân viên của bạn làm việc tốt hơn hay không. Mọi quy trình, tiêu chí thừa, vô ích, không đem lại hiệu quả nào đều cần được loại bỏ.

Xây dựng quy trình đánh giá thực hiện công việc làm tốn thời gian, công sức nhưng cần thiết của mọi doanh nghiệp

*

Việc xây dựng quy trình đánh giá thực hiện công việc sẽ giúp nhà quản lý và cả nhân viên cùng hiểu rõ, đánh giá được công việc có đang được thực hiện đúng theo yêu cầu và đạt được hiệu quả hay không. Vì vậy, việc thực hiện đánh giá phù hợp không hề khiến tạo áp lực lên nhân viên của bạn. Ngược lại, thực hiện quy trình đánh giá đúng có thể mở ra khả năng giải phóng nhà quản khỏi việc xử lý sự vụ thường nhật, giúp nhân viên chủ động và hiệu quả hơn trong công việc.

Nếu bạn cần thêm thông tin hay tư vấn về quy trình đánh giá thực hiện công việc, bạn có thể liên hệ với VNOKRs. Đội ngũ chuyên gia của VNOKRs luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn cải thiện hiệu quả công việc tổng thể của doanh nghiệp.

CÔNG TY TNHH J.O.H.N Capital

• Số điện thoại liên hệ: 0904.2323.69
• Email hỗ trợ:
• Địa chỉ công ty: 25 Nam Đồng, Phường Nam Đồng, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội
• Link phần mềm: https://okrs.vn/phan-mem-okrs
• Link blog: https://blog.okrs.vn/
• Link website: https://okrs.vn/