“Đêm thao thức, ngày đắn đo” quản lý doanh thu, chi phí luôn là mối bận tâm hàng đầu của chủ doanh nghiệp vận tải, logistics, kho bãi. Đầu tư càng nhiều, lợi nhuận thu về không được bao nhiêu, cách quản lý sai trở thành vấn đề lớn.
Bài viết dưới đây sẽ đưa ra 4 sai lầm trong cách quản lý của doanh nghiệp và đưa ra lời giải từ một doanh nghiệp có kinh nghiệm hơn 20 năm trong cùng lĩnh vực nhằm giúp doanh nghiệp tối ưu lại chi phí và gia tăng doanh thu.
\>> 5 Tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán doanh nghiệp vận tải \>> Kế toán doanh nghiệp vận tải và những nghiệp vụ quan trọng cần biết \>> Hướng dẫn tính định mức nhiên liệu trong doanh nghiệp vận tải
Trong quá trình quản lý doanh thu, chi phí, lãi lỗ của doanh nghiệp, không ít lần chủ doanh nghiệp đau đầu về chi phí. Việc chi phí không hợp lý, chỗ thừa chỗ thiếu là do cách quản lý hiện tại đang có vấn đề. Dưới đây là một số sai lầm trong quản lý của chủ doanh nghiệp đã được tổng hợp thực tế:
Thứ nhất, doanh nghiệp không nắm bắt kịp thời doanh thu, chi phí, lãi lỗ theo từng hợp đồng, đầu xe, tuyến xe, mảng vận chuyển dẫn đến không phân tích được hạng mục nào hiệu quả thì tăng cường đầu tư, hạng mục nào không hiệu quả thì cắt giảm dẫn đến giảm hiệu quả kinh doanh.
Thứ hai, không kiểm soát được các chi phí của từng hợp đồng, đầu xe, mảng vận chuyển [lương tài xế, xăng, công tác phí, phí cầu đường, phí bảo hiểm, phí sửa chữa, bảo dưỡng …] dẫn tới không cắt giảm được những khoản chi phí không cần thiết làm giảm lợi nhuận.
Thứ ba, doanh nghiệp không phân tích được các khoản chi phí lưu kho, vận chuyển, thông quan,…dẫn tới các khoản chi phí không cần thiết tăng cao, làm giảm lợi nhuận.
Thứ tư, giám đốc khó khăn trong việc quản lý xuất nhập tồn hàng ký gửi dẫn đến xảy ra thất thoát, gây thiệt hại cho công ty.
Trong 4 sai lầm chính của doanh nghiệp vận tải, thì sai lầm “chí tử” nhiều chủ doanh nghiệp vận tải thường xuyên gặp phải là không nắm được doanh thu chi phí theo từng đầu xe, dẫn tới không có kế hoạch hiệu quả, không cắt giảm được chi phí.
Chủ doanh nghiệp cần kiểm soát cách ghi nhận chi phí đối với các khoản chi chi phí trực tiếp như chi phí xăng xe, chi phí lương lái xe, chi phí sửa chữa, chi phí khấu hao, chi phí khác… nhằm đảm bảo quản lý và theo dõi được doanh thu, lãi lỗ của từng đầu xe.
Để nhận tài liệu chi tiết về đặc điểm doanh nghiệp, phương pháp giải quyết vấn đề sai sót trong doanh nghiệp vận tải, kho bãi, logistics, anh chị vui lòng để lại thông tin bên dưới:
Hai phương pháp kinh điển để quản lý tài chính doanh nghiệp vận tải, kho bãi, logistics
# Quản lý bằng quy trình ngoài
Để thực hiện quản lý tài chính – kế toán theo phương pháp quy trình ngoài, chủ doanh nghiệp vận tải thường theo dõi trên báo cáo của kế toán xuất từ Excel để theo dõi tình hình cho phí theo từng hợp đồng, từng phương tiện vận chuyển, quản lý công nợ và thống kê các khoản chi phí.
Tuy nhiên, khối lượng các mục chi phí nhiều và lớn khiến việc tổng hợp, điều chỉnh không được nhanh chóng và dễ xảy ra sai sót.
Thêm vào đó, nhiều quy định đổi với doanh nghiệp vận tải hay thay đổi, việc quản lý theo quy trình ngoài chủ doanh nghiệp không thể nhanh chóng thay đổi, dẫn đến lỡ nhịp trong kế hoạch kinh doanh.
# Quản lý bằng phần mềm
Với nghiệp vụ phức tạp, đặc tính cần kiểm soát chi phí và gia tăng doanh thu, giám đốc doanh nghiệp vận tải khi sử dụng phần mềm quản lý. Phần mềm sẽ cung cấp báo cáo doanh thu, chi phí, lãi lỗ chi tiết theo từng hợp đồng, đầu xe giúp Giám đốc nắm bắt kịp thời tình hình kinh doanh để đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp.
Hình dung chi tiết hơn về công việc kế toán doanh nghiệp vận tải và những sai sót có thể phát sinh tại bài viết 6 lưu ý kế toán doanh nghiệp vận tải cần đặc biệt quan tâm
Phần mềm cho phép theo dõi, cung cấp báo cáo chi phí chi tiết theo từng “khoản mục chi phí” giúp chủ doanh phân tích và kiểm soát được chi phí của Doanh nghiệp:
* Trong lĩnh vực vận tải, chi phí nhiên liệu chiến phần lớn trong giá thành, việc xác định chi phí nhiên liệu trong tổng thể giá thành rất quan trọng khi Quyết toán thuế. Về tỷ lệ chi phí nhiên liệu so với doanh thu thì tùy thuộc vào nhiều yếu tố:
– Phương tiện: loại xe, tải trọng, năm sản xuất, nước sản xuất.
– Cung đường vận tải: Đồng bằng, miển núi,…
– Cự ly vận chuyển.
– Khối lượng hàng hóa vận chuyển.
– Tính chất hàng hóa vận chuyển [Vận chuyển gỗ nhưng gỗ tròn sẽ khác với gỗ kiện hay gỗ xẻ thành phẩm; Vận chuyển hàng đông lạnh, tươi sống khác với hàng khô;…].
* Khi tiến hành lập định mức nhiên liệu, vật liệu cho 1 phương tiện vận tải, thường căn cứ vào chính bản thân phương tiện đó và tính chất của cung đường mà trên đó, phương tiện này thực hiện vận chuyển.
* Khi một phương tiện vận tải thực hiện công việc vận chuyển, căn cứ vào cự ly vận chuyển, khối lượng và tính chất hàng hóa vận chuyển, kết hợp với định mức nhiên liệu đã có => Tính ra được lượng nhiên liệu mà phương tiện này sử dụng để thực hiện công việc, và lượng nhiên liệu đó là một phần trong giá thành cung cấp dịch vụ vận tải. Cự ly vận chuyển, khối lượng hàng vận chuyển, tính chất hàng vận chuyển được căn cứ từ hóa đơn đầu ra xuất cho khách hàng.
\>Xem thêm: Mua Ô tô cá nhân không có HĐ – Công ty có được trích khấu hao không?
2. Công việc kế toán DN vận tải trong nước có những yêu cầu gì?
– Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của kế toán là theo dõi doanh thu, chi phí, lỗ lãi của từng mảng kinh doanh.
– Đối với hoạt động vận tải: Theo dõi được doanh thu, chi phí, lãi lỗ từng đầu xe.
– Đối với hoạt động kinh doanh phương tiện vận tải: Theo dõi được doanh thu, giá vốn và lãi lỗ từng phương tiện kinh doanh.
– Đối với hoạt động bảo dưỡng, sửa chữa: Theo dõi lịch trình, thời gian bảo dưỡng của từng xe, chi phí từng lần sửa chữa.
3. Tài khoản và theo dõi chi phí trong DN vận tải
– Danh mục tài khoản => Thực hiện hạch toán chi phí, tính giá thành ở TK 154
– Đối tượng chi phí => Theo dõi theo từng đối tượng chi phí hoặc đầu xe, hợp đồng hay mảng kinh doanh.
\>>Xem thêm: Tất tần tật Bộ hồ sơ Thanh lý xe ô tô và Tài sản Cố đinh TSCĐ mới nhất
4. Nghiệp vụ vận tải
4.1. Ghi nhận chi phí trực tiếp
* Chi phí xăng/dầu xe
– Nhân viên lái xe nộp các phiếu mua xăng/dầu cho phòng kế toán khi kết thúc ca hoặc định kỳ.
– Đơn vị cung cấp xăng/dầu gửi bảng kê tiền xăng từng ngày theo từng đầu xe.
– Phòng kế toán kiểm tra đối chiếu với bảng kê, đối chiếu với số xăng/dầu tiêu hao của từng xe trên cơ sở định mức tiêu hao nhiên liệu và quãng đường.
– Hạch toán chi phí xăng: Nợ TK 154/Có TK 331, 111, 112 [Chi tiết cho từng đầu xe, hay từng hợp đồng].
Ngoài chi phí nhiên liệu chính, ta còn nhiên liệu phụ là dầu mỡ nhờn, dầu thắng,… các loại này thường được thay thế định kỳ [Trong điều kiện bình thường là 01 tháng và cũng có thể là sau một số chuyến cụ thể]; Tùy thuộc vào từng loại xe mà khối lượng thay thế cũng khác nhau, bao nhiêu thì cần phải có tư vấn của bộ phận kỹ thuật hay lái phụ xe.
* Chi phí lương lái xe: Tiền lương lái phụ xe, tùy thuộc vào mỗi đầu phương tiện, cung đường vận chuyển, cự ly vận chuyển và tính chất hàng hóa vận chuyển mà mỗi đầu phương tiện có thể có 1, 2 hoặc 3 người đi kèm [2 lái, 1 phụ, hoặc cả 3 lái xe].
– Kế toán xác định doanh thu khi lái xe kết thúc ca.
– Kế toán đối chiếu với bảng định mức doanh thu để tính lương cho từng ca. Bảng định mức doanh thu để tính lương. Có thể tính trực tiếp tiền lương của từng lái xe, hoặc phân bổ nếu không tính lương trực tiếp cho từng lái xe được.
– Hạch toán lương lái xe: Nợ TK 154/Có TK 334 [Chi tiết cho từng đầu xe và nhân viên lái xe].
* Chi phí sản xuất chung: Nếu ít có thể ghi hết vào giá thành, nếu lớn thì phân bổ theo nhiên liệu sử dụng.
– Chi phí săm lốp [Nếu có]: Cũng phải được định mức [Theo số Km vận chuyển].
– Các khoản chi mua vật tư, phụ tùng thay thế, sửa chữa thường xuyên phương tiện.
– Các khoản chi bảo trì, bảo dưỡng [Khăn lau, xà phòng, xăng/dầu, các hóa chất,…].
– Các khoản phí, lệ phí: Giao thông, đường bộ, bến bãi, đăng kiểm, bảo hiểm,…
– Tiền lương bộ phận kỹ thuật, bộ phận điều độ.
– Chi phí dụng cụ, đồ nghề cho xưởng sửa chữa, cho bộ phận kỹ thuật.
– Chi sửa chữa thường xuyên cho nơi đậu đỗ phương tiện, xưởng sửa chữa.
– Chi phí khấu hao.
* Hạch toán Chi phí sửa chữa trực tiếp cho từng đầu xe, hoặc hợp đồng. Việc sửa chữa, thay thế thiết bị cũng được theo dõi theo từng đầu xe và quãng đường thực hiện để tính định mức thay thế lốp, phụ tùng khác cho từng xe.
* Định khoản: Nợ TK 154/Có TK 111, 112 [Chi tiết theo từng đầu xe, nhân viên lái xe].
* Chi phí khấu hao
– Hạch toán trực tiếp cho từng xe, hoặc phân bổ cho từng hợp đồng.
– Định khoản: Nợ TK 154/Có TK 214 [Chi tiết theo từng đầu xe, nhân viên lái xe].
* Chi phí khác: Hạch toán Nợ TK 642, 641/Có TK 111, 112 [Chi tiết theo từng đầu xe, nhân viên lái xe, hay phân bổ cho từng hợp đồng].
4.2. Ghi nhận doanh thu trực tiếp
– Phòng kế toán căn cứ vào Bảng lịch trình xe [Đã được duyệt] để lập bảng kê chi tiết doanh thu và thu tiền của nhân viên lái xe.
– Hạch toán: Nợ TK 111, 112, 131/Có TK 513, 3331 [Chi tiết cho từng xe, từng hợp đồng].
4.3. Ghi nhận chi phí gián tiếp và phân bổ
– Các chi phí gián tiếp bao gồm: Chi phí bán hàng, chi phí quản lý DN [Hạch toán thông thường] => Không ghi nhận chi tiết.
– Phân bổ cho từng mảng kinh doanh, từng xe để xác định lãi lỗ của từng mảng kinh doanh, từng hợp đồng, hoặc từng đầu xe.
4.4. Xác định kết quả kinh doanh
Căn cứ vào doanh thu, chi phí trực tiếp hoặc chi phí phân bổ của từng đầu xe, từng hợp đồng hay mảng doanh thu để tính toán: